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  • 檔案管理工作具體流程

    時間:2022-07-17 17:20:39 檔案 我要投稿
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    檔案管理工作具體流程

      檔案管理就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。下面是yjbys小編搜集整理的檔案管理工作具體流程,歡迎閱讀。

      一、 目的:為加強和規范公司檔案管理,建立起良好的檔案運行管理制度,提高檔案利用效率及品質。

      二、 檔案整理:

      編 碼:由綜合部統一編碼。(見附件一)

      備 注:如遇有新增文件或遺漏文件,各個部門需及時進行預先的統計與整理,最后匯總到綜合部

      門進行統一的編碼。

      整理方法:由綜合部整理出‘范本’,各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。(見附件一)

      備 注:如在整理的方法上有更好的建議,請及時聯絡綜合部門進行修正。

      檔案歸檔:(1)、原則上每一項工作一結束,就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

      (2)、對于正在進行的各項工作所涉及的文件,各部門應作好‘預先歸檔’工作,整理方法

      與‘范本’雷同。

      外來文件的收發:由檔案室進行統一接收,并作好登記、存檔,再分發到各個職能部門,各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。

      備 注:原則上檔案室均保留原稿,如有特殊情況需保留復印件需在‘文件收發記錄表’(見附件三)上的備注欄上注明。

      檔案資料的發行:如因工作上的需要,有些部門需備有相關檔案資料,此時應填寫‘檔案資料發行申請表’(如附件四)并經核準后再由檔案室統一發行。

      備 注:(1)、當有新的檔案資料時,檔案室應及時進行更新、回收、發行等工作。

      (2)、各種發行檔案資料需蓋有‘檔案發行章’才能生效,嚴禁私自對各種發行的檔案進行復印。

      印章管理:閩泰、泰爾隆、博泰三個檔案專用章,并各分設‘受付’、‘發行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面,執照等證件除外)。

      (1)所有的檔案資料需蓋有‘受付’章 ------ 紅色

      (2)發行的檔案資料需蓋有‘發行’章 ------- 蘭色

      (3)對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章------- 蘭色

      (4)檔案的‘受付’、‘發行’、‘作廢’應做相關的履歷(如附件五)。

      檔案的使用審批程序:(書籍、技術資料手冊、宣傳資料除外)

      (1) 查閱:在檔案室現場查閱,不得帶離。

      A:查閱本部門檔案:查閱人填申請表 → 部門負責人審批

      B:查閱非部門檔案:

      ① B級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 → 檔案相關部門的負責人審批

      ② A級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 → 檔案相關部 門的負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理)

      (注:證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理審批,其余只需副總審批即可)

      (2) 借閱:只限于B級檔案。

      A:程序:填申請表 → 部門負責人審批

      B:時間:三天,如續借則需再次填寫申請表。

      (3) 復印、摘抄:

      A:程序:填申請表 → 部門負責人審批 → 公司負責人審批

      (4) 備注:A級檔案即機密檔案;B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

      (5) “檔案使用申請表”詳見附件六。

      書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序的

      (1) 借閱:只需在登記表上(如附件七)作相關的登記。

      (2) 領用:只限于宣傳資料,但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記(如附件八)。

      備注:在統計過程中發現各部門均有合同、標書、到貨、代理、授權、協議等清單復印件,此資料的整理方法待原件全部整理完畢后,再進行統一的收集、整理、發行。

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