行政人事檔案管理如何規范

時間：2022-07-14 09:33:14 檔案我要投稿

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行政人事檔案管理如何規范

　　行政人事檔案管理規范

行政人事檔案管理如何規范

　　1 新建單位人事檔案管理不規范的種種表現

　　一些新建單位在人事檔案管理工作中，由于監管不嚴，在交接、經辦、管理和使用過程中存在諸多弊端，不僅影響了人事檔案管理的嚴肅性，也給實際工作帶來了許多不應有的麻煩，具體表現為：

　　1.1 交接手續不嚴肅。新建單位人員調入頻繁、數量較多，如果人事管理部門工作人員檔案管理意識及保密意識不強，極易出現他人代交檔案，甚至調入人員本人遞交檔案或者檔案未密封轉遞等現象，違背了人事檔案管理的嚴肅性原則。

　　1.2 信息核實不認真。有些檔案在轉遞過程中未嚴格按照檔案管理的要求密封，特別對那些由本人遞交上來的檔案，有的超過了轉遞期限，有的材料不完整，有的甚至存在人為涂改跡象。如果對調入單位的人事工作人員不嚴格審查核實，勢必影響檔案的完整性和正確性。

　　1.3日常管理不規范。由于是新建單位，人事檔案管理人員工作經驗不足，方法不得當。有的甚至連最起碼的保密意識都沒有，譬如隨意將看過、用過的人事檔案放在辦公桌上，不經領導批準、審查就將人事檔案借給外單位查閱等等，這樣極易造成失、泄密事件。

　　1.4 硬件設施不達標。有些新建單位未對人事檔案管理工作給予足夠重視，有的沒有設立專門的檔案庫房，有的沒有專職的管理人員，有的甚至連專用檔案柜、除濕器、碎紙機等必要的設備都沒有，人事檔案與其他行政檔案歸在一起保存，庫房鑰匙不是由專人保管，而是人人隨手可拿，沒有絲毫的保密觀念。

　　1.5管理人員政審不嚴格人事檔案管理人員沒有經過嚴格政審即走上工作崗位，有的政治素質低，有的保密意識差，有的原則性不強，不該外傳的機密外傳，不該說的話亂說等等，有的甚至利用職務之便篡改、偽造自己的人事檔案，弄虛作假，用權謀私。

　　2 加強新建單位人事檔案管理的必要措施

　　人事檔案管理是一項嚴肅的工作，一旦管理不善，發生失泄密事件，就會損害職工的切身利益，挫傷工作的積極性。規范新建單位人事檔案管理工作，應從源頭入手，抓好環節管理，主要應做好以下幾方面的工作：

　　2.1 做好人員政審工作。這是一項源頭性的工作。由于崗位的特殊性，必須選拔政治上過硬、思想上端正、原則性強、保密意識高、工作一絲不茍的同志從事人事檔案管理工作。對那些思想素質低、保密意識差、不堅守工作原則的工作人員要堅決調離。

　　2.2 搞好人員業務培訓。人事檔案管理人員應為專職，對于一些合署辦公的新建單位，也應指定專人負責此項工作。走上工作崗位之前，應進行認真的業務培訓，強化保密意識，嚴肅工作紀律，端正工作態度，能夠以嫻熟的業務技能、良好的職業規范勝任此項工作。

　　2.3 配好相應的設施設備。新建單位應進行科學規劃，在條件許可的情況下設立專用的人事檔案管理庫房，即使條件有限，也要設立專用的保密檔案柜。配備除濕器、溫濕度表、碎紙機等必要設備。

　　2.4 把好交接審核關。人事檔案的交接，應嚴格按照檔案管理的要求，由調出單位和調入單位的人事部門工作人員當面交接。檔案在交接過程中要做到密封傳遞、專人經辦。對人事檔案中的相關信息，經辦人員要認真核實，嚴格審查，發現疑點和偏差，要堅持原則，及時整改，確保檔案信息的完整性和準確性。

　　2.5 抓好日常管理工作。對于人事檔案的管理，任何環節都不能馬虎。庫房禁止非工作人員出入，檔案柜要專柜專用，隨時上鎖。查閱人事檔案，如為外單位發展黨員政審等需要，需出具單位證明信;如本單位工作需要，需分管領導批準。除非特殊情況，禁止將人事檔案帶出庫房，應就地查閱。查閱人事檔案應需要什么內容，查閱什么內容，不得人為擴大查閱范圍，更不能將整本人事檔案全部查閱。查閱時，人事檔案管理人員應在場監督。職工的任免通知書、在職教育證書、入黨材料、年度考核表等隨機性材料應及時收集，立即歸檔。在整理人事檔案時，不得違反工作紀律，請非人事檔案管理人員插手，不能將人事檔案帶出庫房整理。為了避嫌，人事檔案負責人的檔案應交上級主管部門統一管理，單位負責人的人事檔案應按相關規定送交有關部門管理。對于因工作責任心不強、保密意識差發生失、泄密事件，給單位工作造成損失的，對檔案管理人員要嚴肅處理，對利用職務之便弄虛作假的要加倍處罰。

　　人事檔案管理工作看似簡單，實則責任重大。特別是新建單位，更應從源頭抓起，規范管理。只有這樣，才能堵塞漏洞，避免偏差，才能更好地服務于職工，方便于工作。

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