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檔案管理淺析
檔案調(diào)轉(zhuǎn)難呼喚管理轉(zhuǎn)型
近日有調(diào)查顯示，58.5%的受訪者表示畢業(yè)辦理戶口、檔案、組織關(guān)系時(shí)遇到麻煩。具體來說，53.5%的受訪者指出檔案關(guān)系辦理流程煩瑣不清、33.3%的受訪者感到組織關(guān)系沒有地方遷移、32.8%的受訪者覺得處置時(shí)間過長，耽誤事。(《中國青年報(bào)》9月22日)
人事檔案尤其是畢業(yè)生的人事檔案、組織關(guān)系等，對(duì)畢業(yè)生而言不是小事。從現(xiàn)實(shí)來看，前些年，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案還可以在學(xué)校存放二三年，現(xiàn)在很多學(xué)校規(guī)定必須遷出去。高校對(duì)畢業(yè)生的檔案管理分類非常細(xì)，不同分類有不同的處理方式。例如，師范專業(yè)畢業(yè)生的檔案由畢業(yè)生所在地教育局保管，非師范專業(yè)畢業(yè)生的檔案由當(dāng)?shù)厝瞬胖行拇鸀楸９堋?/p>
而人才中心又分為當(dāng)?shù)厝瞬胖行暮痛砉緝煞N形式。筆者所在的省市還有一些特殊要求，如大連生源的未就業(yè)畢業(yè)生檔案要存放在指定的某代理公司。也就是說，如果不花費(fèi)一些時(shí)間和精力，詢問熟悉內(nèi)情的人士，一時(shí)還真的理不清檔案管理的復(fù)雜程序。而且，當(dāng)下一些人才服務(wù)中心工作人員少，態(tài)度不好，效率偏低，管理費(fèi)用不公開透明，難怪檔案管理給人留下一個(gè)亂糟糟的印象。更有甚者，有的學(xué)生由于經(jīng)常調(diào)動(dòng)工作，需要頻繁調(diào)取檔案，到最后都不知道檔案身在何方。
細(xì)究檔案管理亂象的原因，除了檔案管理的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)之外，很大程度上是傳統(tǒng)的檔案管理方式與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的社會(huì)現(xiàn)實(shí)不相適應(yīng)或缺乏統(tǒng)一性導(dǎo)致的。也就是說，完全靠人力來處理的檔案處理方式，越來越不匹配頻繁的人口流動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)等社會(huì)現(xiàn)實(shí)，由此帶來檔案流轉(zhuǎn)過程中障礙重重。
筆者并不反對(duì)檔案管理的公司化，如果付費(fèi)能夠換來方便快捷、周到順暢的服務(wù)也不錯(cuò)，但現(xiàn)狀顯然與理想狀態(tài)相去甚遠(yuǎn)。因此，亟待解決的是減少多部門管理卻無部門負(fù)責(zé)的尷尬現(xiàn)狀，同時(shí)提高檔案信息管理人員的素質(zhì)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，甚至有的工作人員缺少最基本的現(xiàn)代辦公能力。同時(shí)，紙質(zhì)化管理浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，將檔案管理電子化是值得探索的領(lǐng)域。相關(guān)部門倘若利用成熟的軟件，建立統(tǒng)一的調(diào)出與調(diào)入標(biāo)準(zhǔn)，加以有效管理，勢必會(huì)減少很多麻煩。
實(shí)際上，這些積極探索的行為背后，無不倒逼著檔案管理制度的改革，歸根結(jié)底是精簡檔案管理過程中的冗長、拖沓的程序，凸顯服務(wù)意識(shí)。檔案管理也不應(yīng)僅僅局限在檔案保存和管理上，還應(yīng)突出為檔案者的服務(wù)，變管理者為服務(wù)者，為個(gè)人發(fā)展做出有效的幫助，如幫助建立誠信檔案、助人檔案等。也唯有如此，才能最大限度地減少檔案者的時(shí)間成本，讓檔案回歸它本來的意義。(汪洪斌 作者系渤海大學(xué)高職學(xué)院教師)
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