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信息化對采購管理的作用
采購管理是對采購過程中物流運(yùn)動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于信息化對采購管理的作用，提供給大家參考!
一、企業(yè)降低成本的核心
要降低采購成本，克服現(xiàn)行采購工作中存在的問題，需要從采購機(jī)制入手，探討各種采購模式，找到適合企業(yè)需要的和物資品種相適應(yīng)的采購模式和技術(shù)手段。降低采購成本也是企業(yè)創(chuàng)造利潤的重要手段之一，是企業(yè)的第三利潤源泉，而且企業(yè)的采購成本占產(chǎn)品總成本的比例較高，采購成本降低具有一定的空間。因此，降低采購成本將是企業(yè)提高效益的重要途徑之一。同樣，企業(yè)降本增效的傳統(tǒng)做法是通過減少生產(chǎn)過程中人工、能源和原材料的消耗(被稱為第一利潤源泉)，以及通過擴(kuò)大產(chǎn)品銷售量或銷售利潤率(被稱為第二利潤源泉)來提高利潤總量。
二、現(xiàn)代化企業(yè)采購模式
(一)比質(zhì)比價采購模式
采購不但要比價格，還要同時比質(zhì)量。特別是企業(yè)的采購量少，不適合作招標(biāo)采購時，可以廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)競價、詢價和物資流管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化方法和手段，實(shí)現(xiàn)定點(diǎn)廠家采購，就地就近采購和網(wǎng)上采購等多種形式的比質(zhì)比價采購。
(二)聯(lián)合采購模式
近幾年來，企業(yè)采用聯(lián)合采購的方式，大批量的采購，統(tǒng)一對外，分地、分批的供應(yīng)，降低了生產(chǎn)的成本，同時企業(yè)也要走聯(lián)合之路，對大宗物資進(jìn)行聯(lián)合采購。為實(shí)現(xiàn)聯(lián)合采購，需要開發(fā)相應(yīng)的信息系統(tǒng)，為供貨商與用戶之間建立起交易和交流的平臺。企業(yè)物資采購部門聯(lián)合起來，對一些通用。量多的物資進(jìn)行統(tǒng)一的集中采購，分地分批交貨，降低價格的效果顯著。
(三)物流管理信息化綜合采購模式
將企業(yè)采購活動納入企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(ERP)之中，利用物流管理信息化來集成各種采購模式，可以達(dá)到采購管理的最佳化。物流管理信息化綜合采購模式具備以下的功能：
(1)可進(jìn)行動態(tài)庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)期間不影響庫房的出庫、入庫、退貨、退庫、報(bào)廢等業(yè)務(wù)處理。
(2)把企業(yè)現(xiàn)有的信息、物資采購數(shù)據(jù)庫信息、新供應(yīng)商信息和入庫單有關(guān)信息相組合，并系統(tǒng)記錄供應(yīng)商的信用等級、質(zhì)量等級、交貨周期、歷史交易價格，形成“貨比多家數(shù)據(jù)庫”。
(3)可以查詢出材料的積壓狀況，對過期材料做出及時處理。
(4)將企業(yè)計(jì)劃、審批，驗(yàn)收，庫存、財(cái)務(wù)等有機(jī)的結(jié)合起來，對復(fù)雜交叉的計(jì)劃情況，對以前未完成的計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，產(chǎn)生出的新計(jì)劃，能使企業(yè)始終保持最低的合理庫存量，保證采購數(shù)量的準(zhǔn)確。
(5)能對以前未完成的計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，為企業(yè)管理者提供及時、準(zhǔn)確的庫存信息和合理的補(bǔ)庫計(jì)劃，解決企業(yè)因庫存積壓和缺件引起的生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)。
(6)審計(jì)部門和領(lǐng)導(dǎo)者可隨時查詢各類采購物資的價格，達(dá)到全程監(jiān)督審計(jì)的目的。
三、物資采購管理信息化的措施
(一)加強(qiáng)采購數(shù)字化
(1)建立物資信息的動態(tài)化跟蹤管理信息處理平臺，實(shí)現(xiàn)庫存查詢、單據(jù)查詢、物耗查詢、合同查詢、計(jì)劃與合同分析，并據(jù)此編制短缺前的采購計(jì)劃，有效防止生產(chǎn)中斷，提高物資管理水平。
(2)建立對供應(yīng)商的檔案化管理機(jī)制記錄供應(yīng)商成交的數(shù)量、價格，及時性等指標(biāo)，通過指標(biāo)分析，實(shí)行考評動態(tài)管理形成貨源穩(wěn)定、質(zhì)量優(yōu)質(zhì)、價格合理的供應(yīng)商伙伴關(guān)系，通過長期協(xié)作關(guān)系的建它，可以有效地避免分散采購帶來的質(zhì)量差等弊端。
(3)同時對市場上的供應(yīng)信息加以記錄分析，并以之與供應(yīng)商的供應(yīng)信息相比較，準(zhǔn)確把握各種需求物資的市場走向、精準(zhǔn)價格、需求等信息，避免盲目采購。
(4)深入淺出地匯集需求信息，物資管理部門要深入生產(chǎn)一線聽取生產(chǎn)部門對物資質(zhì)量等方面的意見，建立信息反饋機(jī)制有利于精準(zhǔn)生產(chǎn)需求，有的放矢，同時也為評判供應(yīng)商實(shí)施等級化管理提供了可行條件。
(二)逐步建立企業(yè)采購或物流信息系統(tǒng)
采用先進(jìn)技術(shù)手段，以利于采購活動的正規(guī)和提高效率，并與計(jì)劃、庫存相結(jié)合，建立企業(yè)本身所需供應(yīng)商的產(chǎn)品貨比多家數(shù)據(jù)庫和產(chǎn)品動態(tài)比價數(shù)據(jù)庫。通過改進(jìn)庫存管理，可以將備用物資由分別儲備改為集團(tuán)統(tǒng)一儲備，實(shí)現(xiàn)信息共享，相互調(diào)配，以人幅度減少備用物資的積壓和資金占用;可以增加各企業(yè)已有積壓物資的改代利用機(jī)會，以逐漸減少各企業(yè)積壓，盤活資產(chǎn);可以提高各企業(yè)的緊急需求滿足率，減少因物資供應(yīng)短缺造成的生產(chǎn)停頓損失。通過企業(yè)網(wǎng)站，增加網(wǎng)上招標(biāo)功能，提出采購需求，由多個供應(yīng)商進(jìn)行競價。每年要發(fā)布一些年度采購物資目錄，建立網(wǎng)上供應(yīng)商及其產(chǎn)品的登記。
(三)采購系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部管理信息進(jìn)行結(jié)合
將企業(yè)外部采購系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)結(jié)合起來，對內(nèi)部物流系統(tǒng)進(jìn)行延伸。企業(yè)在內(nèi)部網(wǎng)上提出購物申請，庫中有貨則可以發(fā)放，無貨則進(jìn)行缺貨登記，系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入外網(wǎng)進(jìn)行競價采購。這樣做可以全面管理企業(yè)內(nèi)部進(jìn)貨、發(fā)放，庫存業(yè)務(wù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限可以隨時查詢有關(guān)部門物資使用情況。
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