采購部工作流程

時間：2024-10-07 03:40:28 采購管理我要投稿

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采購部工作流程

　　引導語：倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的最低庫存保障線，在存量接近或低于最低庫存保障時，即需要補充貨倉里的存貨，下面是yjbys小編為你帶來的采購部工作流程，希望對大家有所幫助。

　　第一章貨品采購

　　一、采購進貨流程

　　1、對品種及供應商進行初步洽談。

　　2、確定進貨品種及供應商。

　　3、向供貨商索取相關資質文件，轉交質管部審核。

　　4、協助質管部對供應商的業務員進行合法資格的審查。

　　5、采購合同簽訂。

　　(1)確定采購進貨明細，包括進貨品種及數量，采購計劃報出后的到貨時間;

　　(2)確定相應的優惠政策;

　　(3)確認結款方式及帶票與否;

　　①帶票月結

　　②帶票現款

　　③帶票實銷實結

　　(財務打款轉賬的及時性)

　　6、做出計劃，通知發貨并跟進到貨情況。

　　采購已經上報的計劃需保存，留做入庫依據。

　　二、采購進貨分類

　　1、常規商品進貨

　　保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規范如下：

　　(1)低于庫存下限品種的收集途徑：

　　① 采購部自查

　　② 門店斷貨品種報采購

　　③ 配送中心斷貨報采購部

　　(2)采購品種的篩選，結合日常門店總銷售量，進行采購貨品的確定。

　　(3)采購人員通過電話聯系或者其他方式直接與廠家訂貨。

　　(4)采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。

　　2、新品采購

　　新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規新品采購三大類。

　　(1)替代品的采購，功效類似、比現有銷售商品有優勢的商品采購。替換商品產生的原因如下：

　　①格過高，貨比三家，處于劣勢。

　　②廠家新品替代老化品種。

　　③毛利低，市場淘汰。

　　(2)顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品種。

　　①采購確定到貨時間，超過約定時間導致門店不能銷售的由采購負責。(特殊情況除外)

　　②這類商品采購數量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂貨門店。

　　③這類商品不得退貨，到貨后兩個月內未售出由店長負責

　　(3)常規新品的引進，是為滿足公司發展的需要引進的新品。

　　①結合本公司實際情況，對現有品類進行規劃，確定新品引進。

　　②門店部及采購部每周一次對當地市場進行了解。

　　第二章到貨入庫跟進

　　一、落實到貨情況

　　1、查當日到貨入庫記錄

　　(1)核對到貨的準確性，指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發了未計劃貨品，退單處理。

　　(2)核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結款方式等;

　　(3)倉儲部收到貨后嚴格按照要求驗收，差異必須在到貨的第二個工作日內準確上報采購部。

　　2、審核當日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。

　　(1)查看到貨新品，跟進新品到貨情況。

　　①門店定購新品，到貨入庫后，及時通知開單員配至門店;

　　②常規新品采購，入庫后，在最短時間內(最遲不超過入庫后第三天)鋪貨至門店銷售并跟進。

　　③按照要求對新品的零售價、毛利屬性進行核定;

　　(2)查看貨品漲價情況

　　①了解核對廠家(供應商)通知漲價與實際到貨價是否一致

　　②核查計劃時答應給的返點及贈品是否一致;

　　(3)查看效期本情況

　　配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當天內與廠家聯系，做出退貨或者承諾換貨處理;

　　二、追蹤未到商品

　　1、廠家不再生產或銷售商品的追蹤

　　(1)拓寬渠道，從其他廠家進貨;

　　(2)考慮功效相似替代品的進貨;

　　2、廠家有貨但未發商品追蹤

　　(1)當天與廠家聯系，詢問未發貨原因。

　　①暫時斷貨不能發貨的，及時追蹤，最短時間內保證商品到庫;

　　②提價而暫不發貨的，與廠家談協議，爭取最后一批不漲價貨品;

　　(2)考慮一個品種多渠道進貨。

　　①貨比三家，選取最低價進貨;

　　②充分保證貨源。

　　三、關注銷售過程，積極爭取廠家資源，做商品促銷活動。

　　第三章業務洽談

　　一、廠家合作協議的簽訂

　　1、合作協議的分類：

　　(1)年度協議：

　　①雙方約定進貨量、返點;

　　②指定供貨渠道：保證貨源及價格統一。

　　(2)臨時協議：短期的促銷獎勵

　　2、合作協議包括的主要內容：參照采購合同。

　　3、對于長期合作的廠家，應在原有合作的基礎上，為公司爭取最大優惠政策。

　　(1)精減供貨商的數量，加大深度合作;

　　(2)把握最佳進貨時機，結合公司銷量，爭取最大優惠政策。

　　二、返點的管理

　　1、協議好的返點嚴格做好登記。

　　2、依據簽訂的合作協議在規定時間內追蹤廠家返點;

　　(1)確定返點金額，確定兌換返點金額商品;

　　(2)確定返點商品到貨時間;

　　3、返點商品到貨入庫

　　(1)返點商品的入庫按照“不帶票”“月結”開單，且入庫單價金額為0，并在備注注明“XX月份返點”，便于核查;

　　(2)返點商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細登記，注明返點商品名稱及數量;

　　(3)采購審核《漲價本》后，對返點商品做采購退補價、勾賬，系統里恢復進貨金額。

　　①退補后的價格是采購下次計劃價格參考

　　②退補后的價格是開單入庫價格參考。

　　(4)現金返點，采購做好登記，做進系統，由返點方直接上交財務部，財務部收款后開據收據，進行勾賬。

　　4、對于不按時按量返點的廠家，依據《合作協議》條款作出相應的處理。

　　三、新業務到訪：

　　新品：有意向品種按進貨流程進貨。

　　四、老業務到訪：

　　(1)流向查詢;

　　(2)查詢進銷存;

　　(3)臨時促銷;

　　要求廠商提前做好方案，與門店部負責人溝通。

　　(4)配合廠家統一調整商品零售價;

　　①廠家必須提供統一的調價函

　　②下發通知由門店部具體落實后反饋價格，再進行調整。

　　(5)效期及不動銷退換貨跟進

　　第四章退貨及維修

　　一、公司統一要求效期、質量問題的退貨

　　1、退貨通知內容。

　　①通知退貨的對象(門店、門店經理和開單退貨);

　　②退貨商品明細;

　　③商品有批號效期的限制

　　④退貨時間段;

　　2、通知途徑。

　　①騰訊通;

　　② 手機短信的方式(騰訊通斷網時)。

　　3、退貨要求：

　　①退貨通知統一由采購部在每個周二、周四十二點前下發到有關部門。

　　②采購部在發退貨通知時，門店必須在規定的時間內嚴格按照退貨要求完成退貨;

　　④退貨打單員收到退貨后，在供應商要求的退貨時間內完成，并反饋采購部。

　　二、門店及倉庫自查，發現效期及質量問題的商品，上報采購部，采購部確認可以處理的，整理下發退貨通知。

　　三、配送中心驗收時拒收商品退貨

　　1、破損，批號效期不明商品退貨：

　　2、資質不全，不合格商品退貨;

　　3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨;

　　四、返修商品處理

　　1、門店發現有質量問題及顧客返回的商品，先報采購部確認處理方式;

　　2、門店憑采購部提供的處理方式退回配送中心;

　　3、配送中心收到商品進行登記;

　　4、退貨開單員在《維修記錄本》登記，由采購確認簽字，發回廠家維修;

　　5、維修返回后由退貨開單員返回門店。

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