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農(nóng)藥企業(yè)如何做好采購(gòu)管理
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采購(gòu)管理出現(xiàn)問(wèn)題的原因
1、作為農(nóng)藥行業(yè)的老牌廠商，G公司仍然沿用粗放的、原始的以銷定產(chǎn)的管理模式，即通過(guò)銷售部門確定客戶的需求匯總后，下訂單給采購(gòu)組織進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)。
該公司缺乏銷售與運(yùn)營(yíng)計(jì)劃體系的協(xié)調(diào)，內(nèi)部銷售部門、采購(gòu)部門與生產(chǎn)部門缺乏有效的銜接跟溝通，無(wú)法提前做好與供應(yīng)商的原材料預(yù)測(cè)計(jì)劃，往往會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)按量交貨的情況。
2、G公司對(duì)采購(gòu)的地位認(rèn)識(shí)高度不夠。
該公司認(rèn)為采購(gòu)主要職責(zé)就是保證采購(gòu)價(jià)格低、為生產(chǎn)齊套保駕護(hù)航，但并未將采購(gòu)部放到與營(yíng)銷、研發(fā)部同等重要的位置。
3、采購(gòu)管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務(wù)部門缺乏有效的銜接。
G公司在《采購(gòu)分配管理辦法》《訂單需求預(yù)測(cè)管理辦法》等并未制定有效制度，給公司帶來(lái)諸如滋生、降低系統(tǒng)效率、產(chǎn)生大量積壓物資、交貨及時(shí)性降低、增加管理費(fèi)用等問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。
4、G公司各部門間缺乏及時(shí)的溝通，導(dǎo)致采購(gòu)原材料過(guò)多，產(chǎn)生大量的積壓物資。
分析其原因既有采購(gòu)部門對(duì)于長(zhǎng)周期原材料的過(guò)量采購(gòu)，又有客戶訂單的變更或是取消訂單，造成積壓原材料的產(chǎn)生。歸根到底還是由于G公司內(nèi)部各部門缺乏有效的銜接，缺少整體的協(xié)同性，導(dǎo)致公司蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
采購(gòu)管理問(wèn)題的解決對(duì)策
01努力推進(jìn)采購(gòu)信息化建設(shè)
為了提升采購(gòu)的工作效率，G農(nóng)藥公司應(yīng)積極地完善采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，這樣既能使企業(yè)管理更加科學(xué)和規(guī)范，同時(shí)也為廠商與供應(yīng)商間搭建了高效、快捷的溝通平臺(tái)。
首先，引入SRM系統(tǒng)。SRM系統(tǒng)(供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng))的作用是通過(guò)信息化手段與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，重新構(gòu)建企業(yè)與供應(yīng)商間新型的管理模式。該軟件能實(shí)現(xiàn)訂單管理、排程管理、對(duì)賬管理、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估四大功能。訂單管理的功能可以實(shí)現(xiàn)農(nóng)藥廠商采購(gòu)訂單的網(wǎng)上發(fā)布、交流溝通，供應(yīng)商也可以通過(guò)這套管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單的確認(rèn)工作。排程管理功能同樣是將配送指令在網(wǎng)上發(fā)布，并積極指導(dǎo)供應(yīng)商如何依據(jù)農(nóng)藥廠商的生產(chǎn)計(jì)劃安排進(jìn)行有序配送。對(duì)賬管理功能實(shí)現(xiàn)對(duì)賬數(shù)據(jù)、發(fā)票入賬情況的網(wǎng)上查詢。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估則是對(duì)供應(yīng)商技術(shù)能力、質(zhì)量水平、交貨響應(yīng)、成本狀況、合同執(zhí)行情況這幾個(gè)關(guān)鍵方面進(jìn)行綜合評(píng)估，也是對(duì)一個(gè)時(shí)間段雙方合作的情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)也是供應(yīng)商引入或淘汰的判斷根據(jù)。借助這種先進(jìn)的信息技術(shù)平臺(tái)，既節(jié)約了與供應(yīng)商間的溝通成本、減少了信息傳遞失誤所帶來(lái)的損失，也讓信息傳遞更加及時(shí)有效。供應(yīng)商可通過(guò)信息平臺(tái)及時(shí)了解其配送信息、配套產(chǎn)品質(zhì)量反饋信息，達(dá)到信息傳遞透明化的目標(biāo)，在節(jié)省傳真電話等費(fèi)用的同時(shí)給供應(yīng)商提供了公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)。
其次，啟用供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)。據(jù)筆者長(zhǎng)時(shí)間的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在G農(nóng)藥公司的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，經(jīng)常出現(xiàn)采購(gòu)人員將采購(gòu)價(jià)格泄露給供應(yīng)商的這種情況發(fā)生，而供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)能有效保障供應(yīng)商在公平的環(huán)境下競(jìng)爭(zhēng)，打破了以郵件傳真等傳統(tǒng)的溝通方式，有效杜絕了價(jià)格泄露問(wèn)題。傳統(tǒng)報(bào)價(jià)主要是通過(guò)郵件或傳真的方式參與報(bào)價(jià)，很可能會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)人員將其他原材料供應(yīng)商報(bào)價(jià)告知供應(yīng)商，導(dǎo)致不公平競(jìng)爭(zhēng)。在引入供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)后，采購(gòu)人員只能在報(bào)價(jià)結(jié)束后才能在系統(tǒng)中查看價(jià)格，有效地控制內(nèi)外部勾結(jié)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提高了農(nóng)藥企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率、縮短了審批流程、降低了采購(gòu)成本。
02對(duì)不同類別供應(yīng)商采取不同的采購(gòu)策略
在農(nóng)藥行業(yè)里，不同種類原材料的需求差異性較強(qiáng)，譬如說(shuō)某些關(guān)鍵原材料的品質(zhì)、交期重要，某些原材料的價(jià)格重要，而有些原料的交期較長(zhǎng)等。若對(duì)于所有的原材料采用同樣的采購(gòu)思路，必定不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求。
因此，G公司必須對(duì)原材料進(jìn)行分析，明確不同原材料的各自特性，根據(jù)這些獨(dú)有特性進(jìn)行分類分級(jí)，制定不同的采購(gòu)策略。G公司通過(guò)原材料的價(jià)值量與供給風(fēng)險(xiǎn)兩個(gè)維度，可將原材料分為日常原材料、杠桿原材料、瓶頸原材料和關(guān)鍵原材料四種進(jìn)行綜合分析。
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