電子公司采購管理流程

電子公司采購管理流程

　　采購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。以下是小編帶來電子公司采購管理流程的相關內容，希望對你有幫助。

　　一、詢價準備

　　1 、計劃整理。采購代理機構根據政府采購執行計劃，結合采購員的急需程度和采購物品的規模，編制月度詢價采購計劃。

　　2 、組織詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關專家共三人以上單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，以隨機方式確定。詢價小組名單在成交結果確定前應當保密。

　　3 、編制詢價文件。詢價小組根據政府采購有關法規和項目特殊要求，在采購執行計劃要求的采購時限內擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。

　　4 、詢價文件確認。詢價文件在定稿前需經采購人確認。

　　5 、收集信息。根據采購物品或服務等特點，通過查閱供應商信息庫和市場調查等途徑進一步了解價格信息和其他市場動態。

　　6 、確定被詢價的供應商名單。詢價小組通過隨機方式從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，并向其發出詢價通知書讓其報價。

　　二、詢價

　　1 、詢價時間告知市招標辦、資金管理部門等有關部門。

　　2 、遞交報價函。被詢價供應商在詢價文件限定的時限內遞交報價函，工作人員應對供應商的報價函的密封情況進行審查。

　　3 、詢價準備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強調詢價工作紀律，介紹總體目標、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應商的方法和標準。

　　4 、詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應商的報價函，作報價記錄并簽名確認，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應商的方法和標準，確定一至二名成交候選人并排列順序。

　　5 、詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經所有詢價小組成員及監督員簽字后，方為有效。

　　三、確定成交人

　　1 、采購人根據詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權詢價小組直接確定成交人。

　　2 、成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發出《成交通知書》，同時將成交結果通知所有未成交的供應商。

　　3 、編寫采購報告。詢價小組應于詢價活動結束后二十日內，就詢價小組組成、采購過程、采購結果等有關情況，編寫采購報告。

　　采購人員需具備的能力

　　一．才能方面

　　（一）成本意識與價值分析能力

　　采購支出系構成銷貨成本的主要部分，因此采購人員必須具有成本意識，精打細算， 錙銖必爭，不可“大而化之”。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買品質太好或不堪使用之物品。隨時將投入“成本”與產出（使用狀況——時效、損耗率、維修次數等）加以比較。此外，對報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項（包括原料、人工、制造費、稅金、利潤、交貨時間、付款條件等）加以剖析評斷。

　　（二）預測能力

　　在動態經濟環境下，物品的采購價格與供應數量經常調整變動。采購人員應能依據各種產銷資料，判斷貨源是否充裕；與供應商的接觸，從其“惜售”的態度，亦能揣摩物品可能供應日絀；從物品原料價格的漲跌，亦能推斷采購成本將受影響的幅度有多少。總之，采購人員必擴充視聞，具備“察言觀色”的能力，對物品將來供應的趨勢能預謀對策。

　　（三）表達能力

　　采購人員無論是用語言或文字與供應商溝通，必須能正確、清晰表達所欲采購的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混，滋生誤解。特別是忙碌的采購工作，必須使采購人員具備“長話短說，意簡言賅”的表達能力，以免浪費時間。“說之以理，動之以情”來爭取優惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。

　　（四）專業知識

　　采購人員對其經辦的產品，若能了解原料來源、組合過程、基本功能、品質、用途、成本等，將有助與供應商的溝通，并避免“敵暗我明”吃虧上當。有了專業知識，更能主動開發新來源或替代品，有助于降低采購成本。

　　二．品德方面

　　（一）臨財不茍得

　　采購人員所處理的“訂購單”與“鈔票”并無太大差異，因此難免被“惟利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫（透過人際關系）或利誘（回扣或紅包），采購人員必須維持“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤己。“重利忘義”之徒，實難勝任采購職責。

　　（二）敬業精神

　　“缺貨或斷料”實為采購人員最大之恥辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采購人員不能抱持“舍我其誰”的態度，負責調度所需之貨品或物料，則公司之損失，必將可觀。

　　（三）虛心與耐心

　　采購人員雖然較占上風，但對供應商之態度，必須公平互惠，甚至不恥下問，虛心求教，不可趾高氣揚，傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與復雜，采購人員更需有忍耐、等待的修養，才能“欲擒故縱”，氣定神閑進行工作。居于劣勢時，亦能忍讓求全，不慍不火，克盡事功。

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