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采購管理理念和要素解析
采購管理是指對采購業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實施與控制的管理過程。以下是小編整理的采購管理理念和要素解析，希望對大家有所幫助。
采購管理理念和要素解析
一、管理要素
第一，要確定供應(yīng)商的資格。以確保供應(yīng)商有良好的供貨能力。對于大型制造企業(yè)而言，這點(diǎn)尤為重要，因為供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力對于企業(yè)的穩(wěn)定生產(chǎn)具有關(guān)鍵性的作用，因此這些企業(yè)有一個合格供應(yīng)商名錄，采購只能限于名錄內(nèi)的供應(yīng)商，而且要由企業(yè)的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)化部門來核定這個名錄。
第二，采購價格形成機(jī)制。為了對采購價格進(jìn)行有效管理，通常企業(yè)需要有一個價格小組來核定采購物品的價格上限，這個小組的成員應(yīng)該由高層主管、財務(wù)和采購部門共同組成，從而防止采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商在價格上有合謀私利的行為。
第三，付款方式的確定。這是實際的利益，企業(yè)應(yīng)盡最大的努力，爭取好的付款方式。
第四，數(shù)量核查。供應(yīng)商貨品到貨后，應(yīng)該由檢驗部門核查到貨數(shù)量。
第五，質(zhì)量核查。對于有質(zhì)量要求的貨品，需要質(zhì)檢部門的檢驗。
二、采購理念
(一)采購管理與ERP集成的一體化思想
ERP系統(tǒng)面向企業(yè)的整個業(yè)務(wù)流程，其核心思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一條緊密連接的供應(yīng)鏈，它將企業(yè)管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部，對企業(yè)供應(yīng)鏈的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行管理和集成。
1.在企業(yè)內(nèi)部的集成方面
在企業(yè)內(nèi)部，ERP系統(tǒng)將整個企業(yè)的相關(guān)部門通過信息共享有機(jī)地集成一個整體。而采購管理作為企業(yè)內(nèi)部信息流、物流、資金流的源頭，實現(xiàn)基于ERP的采購管理系統(tǒng)的集成對于整個企業(yè)ERP系統(tǒng)集成具有重要意義。ERP系統(tǒng)重視對入們已習(xí)慣的原有工作方式與工作流程進(jìn)行重新改造和設(shè)計，改造范圍越廣，新系統(tǒng)的潛能越能充分發(fā)揮。企業(yè)所得的收益也應(yīng)越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進(jìn)的軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程結(jié)合在——起考慮，不斷優(yōu)化、磨合。這種在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的ERP的有效集成，將提高采購管理的效率，實現(xiàn)企業(yè)資源最大限度的發(fā)揮作用。
ERP是以計算機(jī)技術(shù)為支撐的資源的管理，計劃、運(yùn)用都是以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)的。確保采購管理中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，建立完善的數(shù)據(jù)收集機(jī)制。在管理活動中以數(shù)據(jù)說話，以合乎事實的數(shù)據(jù)為決策依據(jù)，這才能實現(xiàn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成。
2.在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的集成方面
ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成，是企業(yè)從整個市場競爭與社會需求出發(fā)，整合、優(yōu)化供應(yīng)鏈上的企業(yè)內(nèi)部各個部門、材料供應(yīng)商等各種資源，這樣實現(xiàn)了社會資源的優(yōu)化、重組，大大捉高了企業(yè)采購活動中物流、資金流與信息流的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，消除了眾多的中間冗余的環(huán)節(jié)。從而減少流通成本。并提高企業(yè)應(yīng)變能力。
這種ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成把企業(yè)與供應(yīng)商良好地連接宋，并通過信息網(wǎng)絡(luò)融為一體，目的是在激烈的市場競爭環(huán)境中求生存和發(fā)展，大大提高了企業(yè)采購管理的效率，給企業(yè)帶來了顯著的利益。企業(yè)采購管理中實現(xiàn)ERP的有效集成，消除了采購的許多冗余的中間環(huán)節(jié)，減少了浪費(fèi)，避免了延誤，具有良好的社會效應(yīng)。
綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成，實現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流以及信息流的有機(jī)集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的有效集成，達(dá)到與供應(yīng)商建立長期牢固的合作關(guān)系，優(yōu)化了企業(yè)的采購管理�？傊�，通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)外兩方面的集成，提高了企業(yè)采購管理的應(yīng)用效率，集中體現(xiàn)了采購管理與ERP集成的一體化思想。
(二)ERP采購管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與運(yùn)作
企業(yè)的采購工作相當(dāng)重要并且也非常繁雜，相當(dāng)多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應(yīng)的數(shù)量、價格以及供應(yīng)時間反而只是勉強(qiáng)應(yīng)付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發(fā)供應(yīng)商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強(qiáng)大的活力，提供了管理和技術(shù)并舉的解決方案。應(yīng)該說在諸多業(yè)務(wù)部門的ERP推廣與應(yīng)用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業(yè)在實施基于ERP的采購管理信息系統(tǒng)時可以根據(jù)一定的業(yè)務(wù)順序進(jìn)行：
1.建立供應(yīng)商資源
運(yùn)行ERP下的采購管理系統(tǒng)時首先是建立供應(yīng)商檔案，同時對首選、次選等供應(yīng)商加以分類，并建立供應(yīng)商的供應(yīng)貨物明細(xì)(品種、價格、供應(yīng)期、運(yùn)輸方式等)，資料必須進(jìn)行最終確認(rèn)才有效。系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單下達(dá)時，要讀入相應(yīng)的供應(yīng)商資料，并且初始化供應(yīng)商的有關(guān)賬務(wù)資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務(wù)。供應(yīng)商資料是采購子系統(tǒng)的基本資料。
2.生成采購申請
根據(jù)ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式以及計劃外的物料申請，進(jìn)行系統(tǒng)自動物料合并，也可以人工干預(yù)和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進(jìn)口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生產(chǎn)計劃制定周期。這類采購的采購計劃應(yīng)經(jīng)過銷售、財務(wù)與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數(shù)量和時間，然后制定物料的中期或長期采購申請。
3.確定優(yōu)選供應(yīng)商
該過程是落實采購供應(yīng)商。采購業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應(yīng)商資源，綜合考查有關(guān)供貨價格、交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求，進(jìn)行供應(yīng)商選優(yōu)評價，落實每種物料的優(yōu)選供應(yīng)商。對新開發(fā)的供應(yīng)商資源還要進(jìn)行供應(yīng)商的認(rèn)證過程，經(jīng)過相應(yīng)的評審并合格后才能作為許可采購的供應(yīng)商。
4.生成用款計劃
生成采購計劃后，系統(tǒng)自動生成用款計劃，并根據(jù)詢價結(jié)果進(jìn)行維護(hù)。由財務(wù)對用款計劃進(jìn)行確認(rèn)之后反饋意見給采購部。
5.下達(dá)訂單
根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進(jìn)行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過確認(rèn)后即可進(jìn)行訂單輸出，最后下達(dá)給供應(yīng)商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于臨時追加的采購任務(wù)，可以通過與供應(yīng)商協(xié)商直接下達(dá)采購訂單。
6.采購訂單跟催
采購業(yè)務(wù)人員對下達(dá)的采購訂單按計劃進(jìn)行跟蹤，系統(tǒng)可以設(shè)置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度及質(zhì)量情況，并及時對供應(yīng)商給予支持。
7.貨物驗收
由采購業(yè)務(wù)員對供應(yīng)商所供貨物按訂單與進(jìn)行驗收，并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點(diǎn)與企業(yè)的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應(yīng)商進(jìn)行管理控制(拖期、提前)。
8.結(jié)賬與費(fèi)用核算D結(jié)賬付款工作
應(yīng)由采購部門配合財務(wù)部門來完成，并根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對采購各種費(fèi)用的分?jǐn)�。計算出物料的采購成本�?/p>
9.采購訂單結(jié)清
在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結(jié)清采購訂單。系統(tǒng)可提供自動結(jié)清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結(jié)清方式。一般系統(tǒng)按付款結(jié)清的方式處理。也可以進(jìn)行強(qiáng)制結(jié)清。
10.系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)
采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應(yīng)商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程設(shè)置。對這些數(shù)據(jù)應(yīng)及時加以維護(hù)。
11.采購子系統(tǒng)運(yùn)作帶來的效益采購子系統(tǒng)的實施可以給企業(yè)采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善。
主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前占總時間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。
(2)流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗收貨物、發(fā)票錄入等工作，并且簡化了所有數(shù)據(jù)的查詢。這些都會帶來流程效益。
(3)較少文件流轉(zhuǎn)。提高處理信息的效率。
(4)提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。有統(tǒng)計表明，實施ERP后，采購業(yè)務(wù)人員的工作時間分配會發(fā)生較大的變化。業(yè)務(wù)人員研究工作來尋求降低成本的時間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實施ERP系統(tǒng)會提高采購人員的工作效率和素質(zhì)。
(5)提高基礎(chǔ)管理工作水平。采購業(yè)務(wù)的規(guī)范性將得到加強(qiáng)。采購部門管理人員將有更多的時間抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)、供應(yīng)商開發(fā)等基礎(chǔ)管理工作。
ERP是在市場競爭的動力下發(fā)展起來的，企業(yè)為了在市場中求生存與發(fā)展。不斷地整合、優(yōu)化與擴(kuò)人企業(yè)的自身資源。ERP經(jīng)過發(fā)展，其功能模塊及內(nèi)部各個分系統(tǒng)的性能不斷增強(qiáng)。功能也在不斷擴(kuò)展和完善，涉及企業(yè)的領(lǐng)域越來越廣。但隨著ERP的發(fā)展，它應(yīng)用的局限性也越來越明顯地表現(xiàn)出來。因此，隨著信息技術(shù)以及電子商務(wù)的出現(xiàn)和發(fā)展，ERP必然要謀求與其他信息系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)其功能不斷擴(kuò)展和增強(qiáng)。以便更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。
三、行業(yè)差異
當(dāng)我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時候，首先我們需要理解采購管理的行業(yè)差異是什么?這樣，我們才能理解并采用不同的方法來管理各行各業(yè)不同的采購工作。根據(jù)各行業(yè)采購工作的通性和個性，我們將采購管理工作分為四類：
1.第一類
生產(chǎn)性采購
就是我們采購這個物品是直接為了公司生產(chǎn)運(yùn)營所需。而生產(chǎn)性采購又分為兩類：
第1類是原材料性采購(MRP性物料采購)。所采購的此類物料是本企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的組成部分或中間體產(chǎn)品;
第2類是零配件的采購(MRO性采購，就是維修，維護(hù)、修理、運(yùn)作)，這些零配件是為了保障機(jī)器能正常生產(chǎn)運(yùn)作所需要的維修、更換配件。
這兩類物品的采購管理性質(zhì)不同，運(yùn)作方式也不同，看問題的角度也不同。
2.第二類
商貿(mào)性采購
像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產(chǎn)性采購，屬于商貿(mào)性采購，商貿(mào)性采購和生產(chǎn)性采購最大的區(qū)別是什么?批發(fā)商、零售商在采購物品時(像沃爾瑪采購的東西)，采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要采購進(jìn)貨。西瓜不賺錢，可以采購蘋果。但是對于生產(chǎn)性采購來講就不行，這個產(chǎn)品我們公司只能用這個原材料，我做餅干的，只能買面粉，不能說面粉太貴就不買了，不買就停產(chǎn)了，所以生產(chǎn)性并不保證每次采購都賺錢，而且采購的盈利性也不能直接反應(yīng)出來的。我們舉一個簡單的例子：一個很稱職的生產(chǎn)采購部經(jīng)理，如果跳槽到批發(fā)商、零售商去做采購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什么?因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。
3.第三類
一般日常用品性采購
像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點(diǎn)是采購品類繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。
4.第四類
項目性采購
有時候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說買一臺設(shè)備，蓋一個車間等。項目性采購的主要特點(diǎn)是一次性。很少有重復(fù)性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開始，以往的經(jīng)驗和關(guān)系很少能用到。
采購要求一般來說有五大原則
1.適時（Right Time）
企業(yè)已安排好生產(chǎn)計劃，如果原材料不能如期到達(dá)，往往會引起企業(yè)內(nèi)部混亂，生產(chǎn)線必須停工待料，不能完成生產(chǎn)計劃，并延遲交貨期，引起客戶不滿。
如果原材料提前太久購回放在倉庫里等著生產(chǎn)，又會造成庫存太多，大量積壓采購資金，這是企業(yè)很忌諱的事情。所以，采購人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去促使供應(yīng)商按預(yù)定時間交貨。對企業(yè)來講，交貨時機(jī)很重要。
2.適質(zhì)（Right Quality）
一個優(yōu)秀的采購人員，應(yīng)該是精明的商人和合格的品質(zhì)管理人員這樣一個雙重的角色。因為一方面，采購人員要以最便宜的價格購買到企業(yè)生產(chǎn)所需要的最佳品質(zhì)的物料。
另一方面，采購人員要不斷地去推動那些長期合作的供應(yīng)商去完善其品質(zhì)管理體系，來提供質(zhì)量更加穩(wěn)定的物料。
3.適量（Right Quantity）
物料采購，是一次性采購還是分批量采購？
采購人員要對生產(chǎn)需求、物料損耗、搬運(yùn)和倉儲費(fèi)用等進(jìn)行仔細(xì)地計算，來制定周密的采購計劃，最終確定究竟采用哪一種采購方式。
批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，所以合理確定采購數(shù)量相當(dāng)關(guān)鍵，一般應(yīng)按經(jīng)濟(jì)訂購量訂購，采購人員不僅要監(jiān)督供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨，還要強(qiáng)調(diào)按訂單數(shù)量交貨。
5.適價（Right Price）
適價是指采購所需的物料，在滿足數(shù)量、質(zhì)量、時機(jī)的前提條件下，支付最合理的價格。
價格永遠(yuǎn)是采購活動中心的敏感焦點(diǎn)，企業(yè)在采購管理中最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是采購能節(jié)省多少采購資金，所以，采購人員必須把相當(dāng)多的時間和精力放在跟供應(yīng)商的“砍價”上。
物品的價格與該物品的種類、是否長期購買、是否為大量購買及市場供求有關(guān)系，同時與采購人員對該物品的市場狀況熟悉程度也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市場脈搏，供應(yīng)商在報價時就有可能“蒙騙”采購人員。
一個合適的價格往往要經(jīng)過以下4個環(huán)節(jié)的努力才能獲得。
（一）多渠道的報價
這不僅要求有渠道的供應(yīng)商報價，還應(yīng)該要求一些新供應(yīng)商報價。企業(yè)與某些供應(yīng)商的合作可能已達(dá)數(shù)年之久，但他們的報價未必優(yōu)惠。獲得多渠道的報價后，企業(yè)就對該物品的市場價格有了一個大致的了解，并進(jìn)行比較。
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俗話說“貨比三家”，因為專業(yè)采購所購買的東西可能是一臺價值百萬元或千萬元的設(shè)備或年采購金額達(dá)千萬元的零部件，這就要求采購人員必須謹(jǐn)慎行事，因為供應(yīng)商的報價單中所包含的條件往往不同，所以，采購人員必須將不同供應(yīng)商報價中的條件轉(zhuǎn)化一致后才能進(jìn)行比較，只有這樣才能得到真實可信的比較結(jié)果。
（三）議價
經(jīng)過比價環(huán)節(jié)后，篩選出價格最適當(dāng)?shù)墓⿷?yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步地深入溝通，這樣不僅可以將詳細(xì)的采購要求傳達(dá)給供應(yīng)商，而且可以進(jìn)一步“殺價”。
（四）定價
經(jīng)過上述三個環(huán)節(jié)后，買賣雙方均可接受的價格便作為日后的正式采購價，一般需保持2～3個供應(yīng)商的報價，這2～3個供應(yīng)商的價格可能相同，也可能不同。
5.適地（Right Place）
天時不如地利，采購人員在選擇試點(diǎn)供應(yīng)商時最好選擇近距離的供應(yīng)商來實施，近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便、處理事務(wù)更快捷，也可以降低采購物流成本。
許多企業(yè)甚至在建廠之初就考慮到選擇供應(yīng)商的“群聚效應(yīng)”，即在周邊地區(qū)能否找到企業(yè)所需的大部分供應(yīng)商，對企業(yè)長期發(fā)展有著不可估量的作用。
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