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防范采購風(fēng)險的對策
作為供應(yīng)行業(yè)的同仁們，大家都非常清楚在工作中要需要重點關(guān)注五個方面，其中排在第一位的就是風(fēng)險管理和市場情報，可見風(fēng)險管理的重要性，那么如何防范采購的風(fēng)險呢?
1、應(yīng)建立與完善企業(yè)內(nèi)控制度，加強(qiáng)教育，提高素質(zhì)
應(yīng)建立與完善內(nèi)部控制制度與程序，加強(qiáng)對職工尤其是采購業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育，不斷增強(qiáng)法律觀念，重視職業(yè)道德建設(shè)，做到依法辦事，培養(yǎng)企業(yè)團(tuán)隊精神，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險防范能力，從根本上杜絕合同風(fēng)險。
2、加強(qiáng)對物資采購招標(biāo)與簽約監(jiān)督
檢查物資采購招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進(jìn)行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。采購經(jīng)辦部門和人員是否對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，選擇合格供應(yīng)商。是否每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)審評定。
加強(qiáng)簽約監(jiān)督。檢查合同條款是否有悖于政策、法律，避免合同因內(nèi)容違法、當(dāng)事人主體不合格或超越經(jīng)營范圍而無效;通過資信調(diào)查，切實掌握對方的履約能力;對那些不講效益、舍近求遠(yuǎn)、進(jìn)入情貨等非正常情況嚴(yán)格審定;審查合同條款是否齊全、當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)是否明確、有否以單代約、手續(xù)是否具備、簽章是否齊全。
3、加強(qiáng)對物資采購全過程、全方位的監(jiān)督
全過程的是指從計劃、審批、詢價、招標(biāo)、簽約、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。重點是對計劃制定、簽訂合同，質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點的監(jiān)督，以保證不弄虛作假。全方位的監(jiān)督是指內(nèi)控審計、財務(wù)審計、制度考核三管齊下。科學(xué)規(guī)范的采購機(jī)制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)采購人員和避免外部矛盾。
加強(qiáng)對物料需求計劃，物資采購計劃的審計
審查企業(yè)采購部門物料需求計劃，物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學(xué);調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實際的情況;計劃目標(biāo)與實現(xiàn)目標(biāo)是否一致;采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運(yùn)輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃是否有保證措施。
做好合同鑒證審計
審查簽訂經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人是否具有主體資格，是否具有民事權(quán)利能力和行為能力。
審查經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人意思表示是否真實。
審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規(guī)的要求。
審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否完備，文字表述是否準(zhǔn)確，合同簽訂是否符合法定程序。通過審計鑒證，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象;提請當(dāng)事人對缺少的必備條款予以補(bǔ)充;對顯失公平的內(nèi)容予以修改;對利用經(jīng)濟(jì)合同的違法活動予以制止，從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。
做好對合同臺帳、合同匯總及信息反饋的審計
當(dāng)前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風(fēng)險。因此，建立合同臺帳、做好合同匯總，運(yùn)用先進(jìn)管理手段，向相關(guān)部門提供及時準(zhǔn)確、真實的反饋信息，也是加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險的一個重要方面。
加強(qiáng)對物資采購合同執(zhí)行中的審計
審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。
審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程中，都要對物資進(jìn)行驗收控制。
對不合格品控制執(zhí)行情況審計，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)及時記錄，并采取措施。
重視對合同履行違約糾紛的處理。合同履行過程中違約糾紛客觀存在，若不及時處理，不僅企業(yè)的合法權(quán)益得不到保護(hù)，而且有可能使合同風(fēng)險嚴(yán)重化。
加強(qiáng)對物資采購績效考核的審計
建立合同執(zhí)行管理的各個環(huán)節(jié)的考核制度，并加強(qiáng)檢查與考核，把合同規(guī)定的采購任務(wù)和各項相關(guān)工作轉(zhuǎn)化分解指標(biāo)和責(zé)任，明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，分解，落實到各有關(guān)部門和個人，結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核，以盡量避免合同風(fēng)險的發(fā)生。
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