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企業(yè)高層中的流程管理
隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式早已不適應(yīng)激烈競爭的要求，企業(yè)在運(yùn)營中需要更高的效率。因此通過0A協(xié)同平臺來實(shí)現(xiàn)各部門、各級橫向縱向工作流程處理的自動(dòng)化，規(guī)范管理流程，提高工作效率。
相對醫(yī)藥行業(yè)的現(xiàn)代化、科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理及提高行業(yè)整體素質(zhì)和市場競爭能力而言，加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)的信息化建設(shè)迫在眉睫。盡管醫(yī)藥行業(yè)被認(rèn)為是一個(gè)資金雄厚的行業(yè)，但調(diào)查顯示，大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)對信息化投資比較謹(jǐn)慎，整個(gè)醫(yī)藥行業(yè)的信息化而言，總體上仍屬于低層次應(yīng)用的水平，并沒有達(dá)到很好的應(yīng)用效果。
在OA協(xié)同平臺管理中，建立各項(xiàng)管理和業(yè)務(wù)流程是確保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，也是使OA協(xié)同平臺慣性運(yùn)行的保障。而在實(shí)際工作中，由于企業(yè)對流程的認(rèn)識不足，常常出現(xiàn)的問題是：不制定制度流程，或制度流程制訂了而實(shí)際工作不徹底執(zhí)行：根本原因在于企業(yè)對流程意識的缺失和對制度流程的不尊重。
在業(yè)務(wù)流程的建立和優(yōu)化過程中，身為一名醫(yī)藥企業(yè)0A協(xié)同系統(tǒng)管理者深深認(rèn)識到存在的主要問題有以下幾點(diǎn)：企業(yè)之前沒有制定流程，工作也照樣進(jìn)行，有沒有流程似乎對工作影響不大;流程就是約定俗成，制度出來沒有實(shí)際意義;流程制定得再好，關(guān)鍵在人的執(zhí)行，如果人的工作不到位，再好的流程也沒有用：領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有了流程，就分散了權(quán)利，領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威與價(jià)值就不能體現(xiàn)了：業(yè)務(wù)工作很復(fù)雜，遇到的特殊情況很多，沒有辦法按照固定的流程進(jìn)行;有許多流程只是形式主義，直接找領(lǐng)導(dǎo)簽字最簡單，效率最高;公司流程執(zhí)行了好幾年，沒有出現(xiàn)大的問題，不需要優(yōu)化;企業(yè)現(xiàn)行流程與實(shí)際不相符，時(shí)常修改，不符合制度：雖清楚通過建立和優(yōu)化流程可以提高運(yùn)行效率和保障執(zhí)行一致，但不知道從何入手;每年都會(huì)按照部門的要求進(jìn)行優(yōu)化，卻發(fā)現(xiàn)效果不明顯。
由于存在上述認(rèn)識問題，醫(yī)藥企業(yè)在流程建立上常常困難重重，建立的流程流于形式。在企業(yè)中流程的存在，是為企業(yè)提供更好更快的工作效率。所以必須解決以上問題，有幾點(diǎn)：要認(rèn)識流程對企業(yè)管理的重要性，不沉淀工作經(jīng)驗(yàn)，不能傳承復(fù)制，不制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理流程，不能保障實(shí)施效果一致：不論領(lǐng)導(dǎo)還是下屬都要養(yǎng)成尊重流程的習(xí)慣，且不能讓權(quán)力大于流程，讓習(xí)慣大于流程，讓經(jīng)驗(yàn)大于流程：要學(xué)會(huì)優(yōu)化流程的方法，具備優(yōu)化流程的能力，不可只見樹葉不見森林，固步自封，得過且過，缺乏創(chuàng)新。
流程管理在企業(yè)中相當(dāng)重要，它可以不斷提升內(nèi)部運(yùn)作效率。流程管理的主要目的就是追求效果和效率，沒有效果的效率是沒有價(jià)值的，就像是“洗煤炭”，甚至讓企業(yè)的制度管理更加凌亂，當(dāng)然沒有效率的提高也是不可能保障有好的效果。所以我們要通過業(yè)務(wù)流程管理來優(yōu)化內(nèi)部運(yùn)作，具體需要考慮的因素有下幾方面來：讓高層減少工作壓力，通過事情分級處理手段來減少審批環(huán)節(jié)，讓制度和流程來保證企業(yè)業(yè)務(wù)的運(yùn)作，使“人治”轉(zhuǎn)向“法治”。根據(jù)流程理順結(jié)構(gòu)，明確角色及職責(zé)，使業(yè)務(wù)有序運(yùn)作。使流程中沒有空白地帶或重疊區(qū)域，真正做到職責(zé)明晰，分工明確，消除部門之間的扯皮現(xiàn)象。明確流程的責(zé)任人。在很多企業(yè)，我們看到的普遍現(xiàn)象是：部門有人管，而流程沒有人管，或者部門內(nèi)部的流程有人管，跨部門的流程沒有人管。根據(jù)流程運(yùn)作的要求，不僅要明確流程的責(zé)任人，而且應(yīng)打破部門界限，賦予流程負(fù)責(zé)人對跨部門流程從頭管到尾的權(quán)力。權(quán)力盡量下放，讓最明白的人最有權(quán)。流程優(yōu)化要求管理重心下移，即職責(zé)和權(quán)限要下放，真正讓最明白的人最有權(quán)。流程優(yōu)化的結(jié)果可能會(huì)使一些主管覺得失去了權(quán)力，這是因?yàn)橐酝芏嘈枰麄儼l(fā)號施令才能得以推動(dòng)的環(huán)節(jié)，在流程梳理順暢之后能夠得到自動(dòng)運(yùn)行，很多需要他們審批才得以通行的事情現(xiàn)在不需要了，使他們失去了權(quán)力感。實(shí)際上，這正是流程效率提高的表現(xiàn)。當(dāng)然，在這種情況下，主管們可以更多地，承擔(dān)組織及流程建設(shè)和人力資源管理的工作，推動(dòng)組織能力的提升。
從對人負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)變?yōu)閷κ仑?fù)責(zé)。流程優(yōu)化不僅要求主管的工作重心發(fā)生轉(zhuǎn)移，也要求員工的思想從傳統(tǒng)的對上司負(fù)責(zé)，只要完成上司交待的任務(wù)就行的觀念，轉(zhuǎn)變到對流程和結(jié)果負(fù)責(zé)，滿足客戶需求的觀念上來。當(dāng)然從對人負(fù)責(zé)到對事負(fù)責(zé)的觀念轉(zhuǎn)變，需要流程導(dǎo)向的考核和報(bào)酬機(jī)制的牽引才能實(shí)現(xiàn)。
關(guān)注靈活與規(guī)范的平衡。首先，流程應(yīng)有適度的多樣化，以滿足客戶的不同需求。對于流程的不同分支要充分考慮，避免當(dāng)特殊情況出現(xiàn)時(shí)，流程中角色的不知所措。其次，應(yīng)使流程具有一定的規(guī)范性。如果每個(gè)員工都可以超越流程去完成工作，就會(huì)導(dǎo)致流程文件成為鎖在文件柜里一堆廢紙，失去流程管理的意義。
提升員工主動(dòng)性，基于流程的目的建立員工的評價(jià)體系。再優(yōu)秀的流程也需要人來操作，充分發(fā)揮個(gè)人的能動(dòng)性和創(chuàng)造性無論何時(shí)都是至關(guān)重要的。面向流程管理需要落實(shí)到考評體系上，牽引員工為整個(gè)流程的效率負(fù)責(zé)，而不是局限于傳統(tǒng)職能部門的有限的職責(zé)范圍內(nèi)。
建立信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的集成與共享。流程運(yùn)作離不開信息的及時(shí)傳遞。高效的信息系統(tǒng)(IS)保證信息的及時(shí)采集、加工、傳遞，實(shí)現(xiàn)信息的合理、及時(shí)共享，提高流程的運(yùn)行效率和對外部變化的響應(yīng)速度。
流程建立和優(yōu)化實(shí)施具體有以下幾種辦法，即E1imination(取消)、Combination(合并)、Rearrangement(重排)和Simplification(簡化)，是指對現(xiàn)有的工作環(huán)節(jié)，通過“取消一合并一重排一簡化”四項(xiàng)技術(shù)形成對現(xiàn)有組織、工作流程、操作規(guī)程以及工作方法等方面的持續(xù)改進(jìn)。結(jié)合流程管理的特點(diǎn)，可以將流程管理中業(yè)務(wù)流程的建立、優(yōu)化制定如下實(shí)現(xiàn)路徑：研究企業(yè)流程管理和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，劃分工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行現(xiàn)狀評價(jià)。針對于工作環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)有工作的描述，發(fā)現(xiàn)存在的問題。組織相關(guān)人員通過頭腦風(fēng)暴進(jìn)行流程管理和業(yè)務(wù)專題研討會(huì)，并與關(guān)鍵環(huán)節(jié)的責(zé)任人交換意見。評估當(dāng)前渠道管理和業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施效率，在當(dāng)前和理想的管理導(dǎo)向系統(tǒng)中尋找差距，提出改善方案。結(jié)合企業(yè)的管理導(dǎo)向設(shè)計(jì)和制定理想的業(yè)務(wù)流程，繪制流程圖，制定和修改相應(yīng)的管理制度。深度座談和廣泛交流意見。制度流程簽署發(fā)布，付諸實(shí)施。監(jiān)督執(zhí)行，反饋實(shí)施中的問題，做修正性調(diào)整。固化流程，階段性總結(jié)性分析。
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