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公路監(jiān)理文件與資料歸檔
監(jiān)理歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程監(jiān)理活動的全過程。那么公路監(jiān)理的文件與資料是如何歸檔的呢?一起來了解一下!
監(jiān)理文件資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。對一些需連續(xù)產(chǎn)生的監(jiān)理信息，如對其有統(tǒng)計要求，在歸檔過程中應(yīng)對該類信息建立相關(guān)的統(tǒng)計匯總表格以便進(jìn)行核查和統(tǒng)計，并及時發(fā)現(xiàn)錯漏之處，從而保證該類監(jiān)理信息的完整性。
監(jiān)理文件資料的歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。如在監(jiān)理實踐中出現(xiàn)作廢和遺失等情況，應(yīng)明確地記錄作廢和遺失原因、處理的過程。如采用計算機對監(jiān)理信息進(jìn)行輔助管理的，當(dāng)相關(guān)的文件和記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人員簽字確定、正式生效并已存人項目部相關(guān)資料夾中時，計算機管理人員應(yīng)將儲存在計算機中的相關(guān)文件和記錄改變其文件屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進(jìn)行查閱。在項目文件資料歸檔前不得將計算機中保存的有效文件和記錄刪除。
按照交通部“關(guān)于貫徹公路工程竣交工驗收辦法有關(guān)事宜的通知”以及現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T 50328--2001)，監(jiān)理文件有10大類27個，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：
1.監(jiān)理管理文件
(1)監(jiān)理計劃(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);
(2)監(jiān)理細(xì)則(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)。
2.監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題
業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存。
3.監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題
業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存。
4.進(jìn)度控制
(1)工程開工/復(fù)工審批表(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
(2)工程開工/復(fù)工申請及工程暫停令(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
5.質(zhì)量控制
(1)不合格項目通知(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
(2)質(zhì)量事故報告及處理意見(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建
檔案管理部門保存)。
6.造價控制
(1)預(yù)付款報審與支付(業(yè)主短期保存);
(2)月付款報審與支付(業(yè)主短期保存);
(3)設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認(rèn)(業(yè)主長期保存);
(4)工程竣工決算審核意見書(業(yè)主長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
7.分包資質(zhì)
(1)分包單位資質(zhì)材料(業(yè)主長期保存);
(2)供貨單位資質(zhì)材料(業(yè)主長期保存);
(3)試驗等單位資質(zhì)材料(業(yè)主長期保存)。
8.監(jiān)理通知
(1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知(業(yè)主、監(jiān)理單位長期保存);
(2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(業(yè)主、監(jiān)理單位長期保存);
(3)有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知(業(yè)主、監(jiān)理單位長期保存)。
9.合同與其他事項管理
(1)工程延期報告及審批(業(yè)主永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
(2)費用索賠報告及審批(業(yè)主、監(jiān)理單位長期保存);
(3)合同爭議、違約報告及處理意見(業(yè)主永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
(4)合同變更材料(業(yè)主、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
10.監(jiān)理工作總結(jié)
(1)專題總結(jié)(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
(2)月報總結(jié)(業(yè)主長期保存，監(jiān)理單位短期保存);
(3)工程竣工總結(jié)(業(yè)主、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);
(4)質(zhì)量評估報告(業(yè)主、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
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