企業內部管理溝通的基本原則

時間：2024-07-11 19:41:55 管理溝通我要投稿

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企業內部管理溝通的基本原則

　　在企業變化日益復雜和加快的今天，內部溝通在企業管理中的重要性已經越發凸顯，對管理者而言，把握溝通原則、建立溝通機制、暢通溝通渠道將是改善企業內部溝通狀況，促進企業科學持續穩定發展的重要保障。

　　一、企業溝通

　　企業內部的管理溝通是指組織成員之間、部門之間為了達到管理目的、實現組織目標而進行的信息傳遞與交流的過程。內部溝通的方式有會議、電話、傳真、電子郵件、網絡聊天、文件、報告、備忘錄等。現在，大多數管理者都已經認識到了內部溝通對于企業的重要意義，但溝通現狀卻不容樂觀，由于溝通障礙引起的問題層出不窮。我們必須清醒地認識到，能否實現及時有效的溝通，是企業能否順利完成任務的關鍵因素之一，因此，企業要想實現良性發展，注重內部溝通、建立和完善溝通機制就顯得尤為重要。

　　二、管理與溝通

　　溝通和管理關聯緊密，包括計劃、組織、領導、控制在內的所有管理活動都需要通過溝通來實現。從某種意義上來說，溝通本身就是一項重要的管理職能。

　　(一)溝通的重要性。溝通把個體、群體和組織串聯起來，不僅是管理者與員工之間的紐帶，而且是管理者實現其管理職能的必要手段。溝通的目的在于傳遞信息、監控反饋，最終實現組織目標，計劃的制定、工作的組織、人事的管理以及部門間的協調，都離不開溝通。

　　1.溝通有助于準確決策。在管理過程中，管理者經常需要對各種決策進行定奪，而準確決策是工作有效開展和企業正常運轉的前提。在決策前，管理者需要通過與下屬溝通獲取信息、掌握情況，從而使決策更為正確、科學與合理。

　　2.溝通有助于控制協調工作進程和方向。在日常工作中，工作目標、工作進程、工作方法、工作要求等只有通過溝通才能達成共識，如果缺乏充分、有效的溝通，上下級之間、部門之間就可能出現對目標任務的理解偏差。因此，只有通過溝通來交換意見、明確任務、協作行動，才能確保工作任務順利完成。

　　3.溝通有助于建立良好的企業氛圍。在企業內部，溝通不僅帶來工作信息和經驗的傳遞，而且可以為員工提供一個釋放情緒和壓力的平臺，激勵部門間、員工間緊密合作，進一步增強企業的凝聚力，使人際關系趨于融洽。

　　(二)影響溝通的障礙。在實際溝通中，常常存在著種種障礙，使溝通無法有效進行。一般而言，內部溝通的障礙主要包括主觀因素、客觀因素和技術因素三個方面。

　　從主觀上來講，溝通雙方如果在知識結構和經驗水平上差距過大，就容易造成理解偏差，產生溝通障礙。此外，如果管理者和下屬之間相互不信任，或者下屬對管理者有畏懼感，那么溝通時就會有所顧忌，影響到溝通的順利進行。

　　從客觀上來講，有些企業中間層次太多，信息從最高決策層傳遞到下級基層單位的過程中易導致信息失真，還會浪費時間，影響信息的及時性。此外，有些企業因為規模龐大，地理位置分散，人員相距較遠、接觸機會少，也會產生溝通障礙。

　　從技術上來講，如果溝通方式選擇不當，沒有根據工作目標及其實現策略運用相應的溝通原則和方法，那么溝通就不可能順暢。同時，語言使用不當也會造成溝通障礙，比如表達不清、措詞不當、使用方言或特有術語等，都易在信息傳遞過程中引發誤解和歪曲，從而影響溝通。

　　二、建立有效溝通的原則

　　溝通主要是為了信息的準確傳遞，因此，要實現有效的溝通，必須在信息傳遞上下功夫，牢牢把握好信息傳遞過程中的幾項原則。

　　(一)簡明高效原則。在企業內部傳遞信息，要做到簡明清晰、迅速及時。一是因為如果傳遞速度過慢，一條原本很有價值的信息就可能變得毫無價值;二是因為信息的簡明扼要意味著溝通效率的提高，意味著節約溝通雙方的時間。要做到快速有效地傳遞信息，溝通者就需要盡可能地選擇那些能夠清晰地表達自己想法的詞匯，即要做到三個方面：一是避免冗長乏味的語言表達;二是避免不必要的重復;三是表述的內容中只包括有用的信息。也就是說，溝通的內容一定要針對性強，語意確切，盡量通俗化、具體化、數量化。

　　(二)多方溝通原則。為了提高溝通效率和效果，應提倡直接溝通、雙向溝通和平行溝通并重的多方溝通原則。一方面，高層管理者、部門主管和員工之間要進行縱向的直接溝通。上級可以通過會議、面對面交談等形式向下屬傳達信息、布置任務;而下屬需要對工作實施情況、完成情況或者遇到的問題及時向上級報告，并且要注意明確上級的指示和要求，確保工作朝著預期目標前進。另一方面，部門之間要進行橫向的相互溝通。在實際工作中，很多任務都要各部門合作完成，此時，部門主管之間或者是不同部門的員工之間就需要相互溝通、相互理解、相互協調，建立良好的合作關系。企業也可以通過召開主管例會等形式，將各部門主管聚集在一起，互通工作情況，共同討論、解決問題，從而形成共同的努力方向和目標。

　　(三)換位思考原則。在溝通中，換位思考可以使溝通更有說服力。如果能夠注意角色互換，多站在對方立場思考問題，把“對方需要什么”作為思考的起點，并且善于聆聽對方的看法和意見，做到尊重他人、積極傾聽，那么不但有助于問題的解決，而且能夠建立良好的人際關系。

　　三、有效溝通的實現途徑

　　為了解決企業內部溝通上所存在的障礙和問題，實現有效的溝通，除了把握以上的溝通原則之外，還應當掌握以下幾種改善企業內部溝通狀況的方法。

　　(一)倡導溝通文化。企業文化體現了企業的價值觀，影響著員工的行為方式。管理者應當樹立全員溝通的理念，在企業內部構建起開放的、分享的企業文化，營造一個人人能溝通、時時能溝通、事事能溝通的良好氛圍，鼓勵員工之間相互交流、協作，提供上下互動交流的機會，尤其是管理者應當從辦公室里走出來，多與員工交流，制造民主平等的氣氛，從而改善企業內部的人際關系，促進員工間的相互合作。

　　(二)暢通溝通渠道。在創建良好溝通氛圍的同時，還應當建立一個良好的溝通機制，暢通溝通渠道，從而使內部管理溝通速度更快、覆蓋面更廣、準確性更高。除了會議、電話等常規溝通渠道，企業還可以嘗試建立頭腦風暴、員工對話、合理化建議等溝通機制，使員工能與管理者保持實質性的溝通，讓企業內部的各種意見得以公開、正面地表達或宣泄出來，同時也能增強員工的主人翁意識，激勵員工發揮聰明才智，為企業經營和發展出謀劃策。此外，企業還應該充分利用內部網絡辦公，加強員工、部門間的溝通，提高企業內部的整體運營效率。

　　(三)建立反饋機制。在管理溝通中，反饋有著不可或缺的作用。雙向的反饋是指下級要對上級的指示進行反饋，而上級也要對下級上報的信息進行反饋。通過把信息加工處理的情況定期反饋給信息提供者，一方面，可以防止溝通信息被誤解，保證信息處理和工作方向的準確性;另一方面，可以加強管理者與員工之間的心理溝通，讓員工知道管理層樂于傾聽他們的意見和想法，他們所做的工作都被管理層所關注，從而增進管理者與員工之間的相互理解和相互尊重。

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