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《會計電算化》考點之數(shù)據(jù)清單及其管理分析
Excel中，數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)清單或列表來實現(xiàn)的。數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表。下面是yjbys小編為大家?guī)淼臅嬰娝慊R點數(shù)據(jù)清單及其管理分析的知識，歡迎閱讀。
一.數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建
(一)數(shù)據(jù)清單的概念
Excel中，數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)清單或列表來實現(xiàn)的。
數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表。
數(shù)據(jù)清單中的列對應數(shù)據(jù)庫中的字段，列標志對應數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，每一行對應數(shù)據(jù)庫中的一條記錄。
(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Excel自動將數(shù)據(jù)清單當作數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：
1、列標志應位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告。
2、同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應當完全相同。
3、避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列。但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。4·盡量在以張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。
二.記錄單的使用
(一)記錄單的概念
記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找，修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關記錄的對話框。
(二)通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1·通過記錄單處理記錄的優(yōu)點
通過記錄單處理記錄的優(yōu)點主要有：界面直觀.操作簡單
減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特另矗用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除
2.“記錄單”對話框的打開
打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個單元格，點擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
可通過單擊以自定義方式添人“快速訪問工具欄”中的“記錄單按鈕來打開。
“記錄單”對話框打開后，只能通過。記錄單一對話框來輸人、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關數(shù)據(jù)，但無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應的操作。
3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄
在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果發(fā)現(xiàn)某個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標移入該文本框，直接進行修改，如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。
4.利用。記錄單”對話框查找特定單元格
通過查詢，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對話框相應列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內(nèi)同時輸入相應的查詢條件即可。
5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄
查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應列后文本
框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊4還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。
6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄
記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。三.數(shù)據(jù)的管理與分析
在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。
(一)數(shù)據(jù)的排序
數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對某些列的數(shù)據(jù)，通過。數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來重新組織行的順序。
1.快速排序
使用快速排序的操作步驟為：
(1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;
(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。
需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會自動排序，如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標所在列的各行數(shù)據(jù)被自動排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應調(diào)整，記錄將會出現(xiàn)錯行的錯誤。
2.自定義排序
使用自定義排序的操作步驟為：
(I)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對話框;
(2)在“排序”對話框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。
(二)數(shù)據(jù)的篩選
數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進行查找和其他工作。
篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。
1.快速篩選
使用快速篩選的操作步驟為：
(I)在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列。
(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標識單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標;
(3)單擊適當列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。2.高級篩選
使用高級篩選的操作步驟為：
(1)編輯條件區(qū)域}
(2)打開“高級篩選”對話框;
(3)選定或輸入。列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。
3.清除篩選
對經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。
(三)數(shù)據(jù)的分類匯總
數(shù)據(jù)的分類匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類別對數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計。
1創(chuàng)建分類匯總
需設置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計，將統(tǒng)計結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現(xiàn)分級查看匯總結(jié)果。
2.清除分類匯總
打開分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。
(四)數(shù)據(jù)透視表的插入
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動重新計算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計算結(jié)果。
1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建
單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?rdquo;提示進行相關操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項等要素構(gòu)成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設計出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。
2.數(shù)據(jù)透視表的設置
(1)重新設計版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當位置，報表的版面布局立即自動更新。
(2)設置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計數(shù)、標準偏差、總體偏差、方差和總體方差。
(3)設置值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)進行數(shù)據(jù)的篩選。分別對報表的行和列進行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。
(5)設定報表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用于Excel2003，單擊“格式”菜單后進入)或“套用報表格式”(適用于Excel2013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報表樣式，也可通過設置單元格格式的方法自定義報表樣式。
(五)圖表的插入
框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。
圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當調(diào)整大小及其位置。
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