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  • 會議接待禮儀

    時間:2024-09-14 23:32:14 樂怡 禮儀培訓 我要投稿

    會議接待禮儀

      會議接待禮儀常識是會議服務禮儀課程之一, 一次會議的成功開始,最關鍵的就在會議接待的環節。下面,小編為大家介紹會議的接待禮儀,快來看看吧!

    會議接待禮儀

      會議接待服務禮儀規范

      簽到

      設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺備有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

      引座

      簽到后,會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

      接待

      與會者坐下后,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。

      會議接待人員形象塑造

      所有員工按公司要求統一著裝。服裝應保持清潔、完好,扣子齊全,不漏扣、錯扣。打好領帶,配穿皮鞋,上衣袋不裝東西,褲袋少裝東西,并做到不挽袖口和褲腳。

      會議接待人員在上崗期間員工必須佩帶工作證牌。

      男會議接待人員胡須應修剪整潔,頭發修剪整齊,不能過長。

      女會議接待人員淡妝上崗,且與年齡、身份相符。不能當眾化裝。注意講究公共衛生,上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物,避免口腔異味。

      接待時注意力集中,展現良好的精神狀態,無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正,抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力,步幅適當,節奏適宜。

      避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等不文雅行為。與領導、客人交談時,要神態專注,表情自然,表達得體,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃動和抓耳撓腮。

      會議接待常識

      一、會議儀式種類

      專題會(賑災募捐,拍賣會)

      學術研討會

      論壇

      簽約儀式

      表彰大會(拿獎品,頒發)

      年會(答謝年會,VIP會員年會)

      節日和組織慶典(國慶50周年慶祝活動,慶祝復旦大學百年華誕,企業周年慶典,紀念名人誕辰)

      酒會和宴請

      會展(工業博覽會,藝術品展銷會)

      新產品發布會

      文藝活動(聯歡會,選秀活動,文藝頒獎)

      首映和首發儀式

      新聞媒體發布會

      國家和地方級的主題活動(電影節,民間藝術節,國際服裝節)

      二、會議場地

      會議中心

      多功能廳

      會展中心

      飯店/酒店

      學院、企業、公司的會議場所

      體育館/體育場

      游艇/游船

      公園/風景區

      城市主題廣場

      博物館/藝術館

      會議接待準備工作

      一、根據會議規模,確定接待規格

      二、發放會議通知和會議日程

      三、選擇會場

      選擇會場時要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮:大小要適中、地點要合理、附屬設施要齊全、要有停車場,等等。

      四、會場的布置

      會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗干凈,擺放美觀、統一。

      坐席的配置方法有圓桌型、口字型、教室型等。配置要和會議飛風格和氣氛相符,要較舊禮賓次序。

      五、準備會議資料

      要準備有關會議議題的必要資料,應整理好后放在文件夾中發放給與會者,方便其閱讀和做好發言準備。

      六、會前檢查

      對在準備工作階段考慮不周或沒有落實的地方進行補救,及時發現問題以便做出調整。

      七、提前進入接待崗位

      會議接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。

      結語:會議接待禮儀可以說是一項繁雜的工作,接待工作的質量直接反映組織管理的整體水平。做好會議接待工作,對于塑造組織形象具有重要意義。

      會議接待禮儀的基本知識

      1、例行服務

      會議舉行期間,一般應安排專人在會場內外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者,少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人,往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求,應有求必應。

      2、餐飲安排

      舉行較長時間的會議,一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時,還應為與會者提供衛生可口的飲料。會上所提供的飲料,最好便于與會者自助飲用,不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全,又有可能妨礙對方。如果必要,還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。

      3、現場記錄

      凡重要的會議,均應進行現場記錄,其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等。可單用某一種,也可交叉使用。 負責手寫筆記會議記錄時,對會議名稱、出席人數、時間地點、發言內容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。

      會議接待最后會后服務

      會議結束后,全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

      組織活動會議結束后,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。

      送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。

      清理會議文件 ①根據保密原則,回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結

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