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  • 商務(wù)秘書知識輔導(dǎo):辦公室服務(wù)

    時間:2024-10-08 11:52:44 商務(wù)秘書 我要投稿
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    商務(wù)秘書知識輔導(dǎo):辦公室服務(wù)

      任何一個組織,不論其規(guī)模和性質(zhì)如何,其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動卻是一樣的。作為秘書人員,需要了解很多的辦公室服務(wù),比如:歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財政活動中形成的文件。

    商務(wù)秘書知識輔導(dǎo):辦公室服務(wù)

      由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的,比如:打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著,一個信息處理中心為所有的部門提供秘書服務(wù);不是由各個部門保存它自己的文件,而是有一個中央部門來集中處理所有的文件工作;一個復(fù)印中心提供所有部門的復(fù)印和打印的需要;所有的郵件由一個中心郵件處理部門來接收和發(fā)送。

      任何一個辦公室提供的服務(wù)類型將在某種程度上由組織的各種情況而定,如它的職能、規(guī)模、所有權(quán)和計劃等等。但是無論其特征如何,由辦公室提供的服務(wù)的范圍都是相似的。

      服務(wù)內(nèi)容

      (1) 接收郵件;

      (2) 分發(fā)郵件;

      (3) 發(fā)送郵件;

      (4) 接待來訪者;

      (5) 接聽并轉(zhuǎn)接電話;

      (6) 安排會議;

      (7) 安排和控制運輸;

      (8) 打字服務(wù);

      (9) 口授打字;

      (10)復(fù)制和復(fù)印;

      (11)文件整理;

      (12)文件保管;

      (13)庫存控制;

      (14)處理各種文件;

      (15)接收現(xiàn)金;

      (16)支出現(xiàn)金;

      (17)各種計算;

      (18)各種簿冊的保管和會計事務(wù);

      (19)準(zhǔn)備直觀顯示設(shè)備;

      (20)文件運轉(zhuǎn);

      (21)文字處理;

      (22)數(shù)據(jù)處理;

      (23)確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通

      辦公室文件收發(fā)工作

      1. 收文

      (1) 收到各類文件、信函等,及時簽收、登記;

      (2) 呈院領(lǐng)導(dǎo)批閱;

      (3) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)部門傳閱、處理;

      (4) 將文件原文存檔;

      (5) 年終將文件按類歸檔并裝訂成冊。

      2. 發(fā)文

      (1) 以成教院名義對外行文、發(fā)函須經(jīng)辦公室審核;

      (2) 辦公室將文件呈主管院長審定并簽發(fā);

      (3) 辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號、打印、發(fā)放;

      (4) 年終將發(fā)文存檔并裝訂成冊。

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