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商務(wù)秘書知識輔導(dǎo)：辦公室服務(wù)
任何一個組織，不論其規(guī)模和性質(zhì)如何，其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動卻是一樣的。作為秘書人員，需要了解很多的辦公室服務(wù)，比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財政活動中形成的文件。
由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的，比如：打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著，一個信息處理中心為所有的部門提供秘書服務(wù);不是由各個部門保存它自己的文件，而是有一個中央部門來集中處理所有的文件工作;一個復(fù)印中心提供所有部門的復(fù)印和打印的需要;所有的郵件由一個中心郵件處理部門來接收和發(fā)送。
任何一個辦公室提供的服務(wù)類型將在某種程度上由組織的各種情況而定，如它的職能、規(guī)模、所有權(quán)和計劃等等。但是無論其特征如何，由辦公室提供的服務(wù)的范圍都是相似的。
服務(wù)內(nèi)容
(1) 接收郵件;
(2) 分發(fā)郵件;
(3) 發(fā)送郵件;
(4) 接待來訪者;
(5) 接聽并轉(zhuǎn)接電話;
(6) 安排會議;
(7) 安排和控制運輸;
(8) 打字服務(wù);
(9) 口授打字;
(10)復(fù)制和復(fù)印;
(11)文件整理;
(12)文件保管;
(13)庫存控制;
(14)處理各種文件;
(15)接收現(xiàn)金;
(16)支出現(xiàn)金;
(17)各種計算;
(18)各種簿冊的保管和會計事務(wù);
(19)準(zhǔn)備直觀顯示設(shè)備;
(20)文件運轉(zhuǎn);
(21)文字處理;
(22)數(shù)據(jù)處理;
(23)確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通
辦公室文件收發(fā)工作
1. 收文
(1) 收到各類文件、信函等，及時簽收、登記;
(2) 呈院領(lǐng)導(dǎo)批閱;
(3) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)部門傳閱、處理;
(4) 將文件原文存檔;
(5) 年終將文件按類歸檔并裝訂成冊。
2. 發(fā)文
(1) 以成教院名義對外行文、發(fā)函須經(jīng)辦公室審核;
(2) 辦公室將文件呈主管院長審定并簽發(fā);
(3) 辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號、打印、發(fā)放;
(4) 年終將發(fā)文存檔并裝訂成冊。
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