商務秘書的辦公室的管理職能

商務秘書的辦公室的管理職能

　　隨著時間的流逝和信息技術的發展，組織開始要求以更快的速度處理更多的信息并作出更多決策。由于包括計算機和威力巨大的通訊設備在內的新技術促使辦公室人員具有更大的信息處理能力，管理部門就開始更加依靠辦公室工作人員了。單一部門辦公室的概念逐漸為一個更廣泛的全公司范圍的信息管理概念所取代了。具體地講，辦公室工作是通過對組織中每一種管理職能的介入來體現出自身服務的。

　　1、計劃工作

　　這種管理職能就是分析過去和現在的有關信息，估計未來可能的發展，由此制定行動方案，從而使公司能達到既定的目標。與此相應的辦公室工作范圍是為各種信息處理業務確定方針和目標，如：

　　①通訊、文件管理、郵遞和復制技術;

　　②物色合適的辦公室場所;

　　③用現代化的實用辦公家具、機器和設備裝備工作區;

　　④為辦公室配備合格的人員，使辦公室工作順利而迅速地得以開展。

　　2、組織工作

　　這種管理職能是把全部經濟資源(工作、工作場地、信息和職工)組合成可控的(可以管理的)組織單位，以完成各項具體的目標。與此對應的辦公室工作范圍是把辦公室組織的基本原則應用于確立職工間的工作關系，以最好的物質設備和工作流程裝備職工，獲取最高的工作效率。

　　3、領導工作

　　這種管理職能是動員和指揮職工，使組織目標得以成功地實現。與此對應的辦公室工作范圍是：

　　⑴有效地指揮和監督辦公室的工作;

　　⑵選用一種切實可行的保持旺盛士氣的人事政策;

　　⑶制定辦公人事政策;

　　⑷對辦公人員進行培訓、輔導、提升和酬償;

　　⑸為職工和上司提供通暢的通信線路。

　　4、控制工作

　　這種管理職能是保證工作成果盡可能與組織的計劃一致。與此相對應的辦公室工作范圍是：

　　⑴制定、建立和改善行政辦公室的規章制度，以使在完成辦公室各項重要工作時有所遵循;

　　⑵對辦公室報表及其他用品的置備、編制和使用進行監督;

　　⑶估量已完成的辦公室工作并制定完成任務的標準;

　　⑷降低行政辦公室的業務費用;

　　⑸編制預算、報告和工作細則，用以降低和控制成本。

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