秘書日志怎么寫

時間：2024-07-29 00:11:26 商務秘書我要投稿

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秘書日志怎么寫

　　日志是根據(jù)周計劃表寫出的一天時間內(nèi)組織領導活動計劃，一般分為縱橫兩種方式。所謂縱，是以時間為線索，上班開始到下班為止，整個過程中什么時間應做什么事，按照順序排列，屬于領導必做的作為主線，安排的時間應在領導精力很好時。所謂橫，是指事務。那么秘書日志應該怎么寫呢？一起來學習學習！

秘書日志怎么寫

　　(一)、日志的相關知識

　　秘書的一項重要責任就是節(jié)省上司的時間，保證上司高效率的工作。工作日志就是秘書協(xié)助上司通過與各方協(xié)商，對自己和上司的一天活動作出合理安排，并予以實施的輔助工具。

　　1、工作日志填寫的信息內(nèi)容

　　無論手工填寫還是電子工作日志，填寫的信息內(nèi)容應相同，上司的日志內(nèi)容通常包括：

　　(1)、上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容;

　　(2)、上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間;

　　(3)、上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡方法等;

　　(4)、上司個人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜;

　　(5)、上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購買生日卡或禮物。

　　秘書的日志內(nèi)容除了包含上司的日志內(nèi)容外，還需要包括：

　　(1)、上司的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事宜，例如為上司某某會議準備發(fā)言稿、會議議程、訂機票;為上司的某某會談草擬合同和定餐等。

　　(2)、上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點、媒體等準備工作。

　　(3)、自己職責中應做的工作、活動，例如撰寫工作總結，參加值班等。

　　2、處理工作日志的變化與調(diào)整

　　有時會因預想不到的事和對方的原因而必須改變?nèi)粘贪才牛绻俏曳降脑蜃兏才牛瑫斐梢恍┯行螣o形的影響，甚至會影響企業(yè)的信譽和雙方的信賴關系。因此，應盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍內(nèi)。

　　一般的變更包括：

　　(1)、原定結束時間延長超時;

　　(2)、追加緊急的或新添的項目;

　　(3)、項目的時間調(diào)整、變更;

　　(4)、項目中止或取消。

　　針對上述情況，秘書應注意：

　　①安排的活動之間要留有十分鐘左右的間隔和適當?shù)目障叮詡浠顒訒r間的拖延或新添臨時的、緊急的情況。

　　②進行項目的時間調(diào)整、變更，仍然遵循先重急后輕緩的原則，并將變更的情況報告上司，慎重處理。

　　③確定變更后，應立即做好有關善后工作，例如通知對方，說明理由，防止誤解等。

　　④再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，不要漏記或不作修改。

　　(二)、日志填寫的工作方法

　　1、手工填寫的工作日志

　　對于手工填寫的工作日志同時還要準備兩本，一本為上司使用，一本為自己使用。使用時的工作方法是：

　　(1)、提前了解上司工作和活動的信息，并在2份日志上填入，并于當日一早再次確定和補充;

　　(2)、提前在自己的日志上也清楚標出自己當日應完成的工作;

　　(3)、輸入或填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫，確認后，再用水筆正式標明，還可以使用不同色彩;

　　(4)、輸入或填寫的信息要完整，標明各項活動的時間、地點、姓名、聯(lián)絡的必要信息;

　　(5)、輸入或填寫的信息要準確，當日出現(xiàn)情況變化，應立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化;

　　(6)、在上司日志變化的同時，應更改自己的日志，并做好變更的善后工作;

　　(7)、在自己的日志上要清楚標出為上司的有關活動所做的準備，并逐項予以落實;

　　(8)、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計劃，在需要時能幫助上司排除干擾。

　　案例分析

　　劉艷是市場部秘書，一直填寫自己和上司的工作日志，打開2003年3月25日她的那頁日志，可以看到如下信息：

　　工作日志 2003年3月25日星期二

　　時間工作內(nèi) 容

　　9：00 部門會議，7層705室，帶相關文件夾和下發(fā)的會議日程表

　　10：00

　　11：00 確認上司與新客戶的午餐

　　12:00 午餐前，將應聘人的資料送經(jīng)理、副經(jīng)理、人事經(jīng)理閱

　　13:00 確認面試房間305室，擺桌椅，準備面試評估表

　　14:00 安排應聘人趙衛(wèi)面試四十分鐘，14：50安排應聘任靜面試

　　15:00 15：40安排應聘者李克面試

　　16:00 16：30面試小組討論

　　17:00 檢查、準備上司二十六日報告的資料和電腦投影幻燈片

　　通過秘書劉艷的日志可以反映出其上司3月25日一天的工作。

　　2、電子工作日志

　　計算機程序現(xiàn)在可以提供日歷、日志和計劃的功能，并應用于聯(lián)網(wǎng)的計算機中。有條件的可以使用計算機電子日志來管理時間，通過電腦程序中的MicrosoftOutlook可以打開個人文件夾，上面有今日的時間、本月和下月日歷，只要輸入工作任務即可。輸入的方法和內(nèi)容與手工填寫日志基本相同。電子工作日志比手工填寫日志用起來更方便，可以迅速修改和更新日志內(nèi)容，且不留痕跡。

　　(三)、注意事項

　　1、秘書應確保上司日志信息的保密，只對上司授權的人查閱。

　　2、要確保2本工作日志信息一致和準確，如果上司有了新安排，應立即補充，并且每天要進行檢查和更新。

　　3、秘書要熟悉上司工作習慣和約會時間的長短，每天最早和最晚可安排約會的時間，以便安排的約會符合要求。

　　4、秘書應熟悉上司用餐和休息的時間，以便安排約會避開上司的休息。

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