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商務(wù)秘書的素質(zhì)要求和素質(zhì)培養(yǎng)
一、商務(wù)秘書的素質(zhì)要求
與其他行業(yè)秘書比較，商務(wù)秘書處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、營利性、易變性和時代性等特點，這對其能力素質(zhì)提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務(wù)秘書必需具備良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力、較高的學習應(yīng)變能力、良好的知識結(jié)構(gòu)、快速處理信息能力、較強的合作能力和人際交往能力。
1.良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力。商業(yè)創(chuàng)新是企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。人是否具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，是決定企業(yè)能否實現(xiàn)經(jīng)營理念創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的前提。商務(wù)秘書必須時刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài)，在固有模式中努力出新招、創(chuàng)新意，如將繁瑣的辦文程序簡化，以多媒體手段管理文檔等，就會使秘書工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經(jīng)濟創(chuàng)新的豐富內(nèi)涵和企業(yè)工作的快節(jié)奏，以及秘書工作服務(wù)性協(xié)調(diào)性強的特點，要求企業(yè)秘書必須具備良好的心理素質(zhì)。
2.較強的學習應(yīng)變能力。商業(yè)環(huán)境是易變的，新情況時有出現(xiàn)、新知識層出不窮，商務(wù)秘書應(yīng)具有超強的學習能力以適應(yīng)新的情況。這種學習能力具有以下特點：一是強調(diào)自主學習;二是強調(diào)持久的、終身的學習;三是強調(diào)“工作學習化，學習工作化”;四是強調(diào)“雙環(huán)學習”;五是強調(diào)學會學習;六是強調(diào)學后有新行為;七是強調(diào)組織學習。商務(wù)秘書要對各種巨大變革的突發(fā)事件具有應(yīng)變能力，以適應(yīng)商業(yè)環(huán)境的多變性。
3.良好的知識結(jié)構(gòu)。商務(wù)秘書面臨處理行政、經(jīng)濟、法律、商務(wù)談判、市場營銷、商業(yè)調(diào)查等中信息和情況的要求，從而對其知識結(jié)構(gòu)提出了更高要求。從商務(wù)秘書的各種結(jié)構(gòu)來看，必須要具有文、工、商、農(nóng)和行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等方面的專業(yè)人才;從秘書知識要求來看，必須要具有法律學、市場學、價格學、預(yù)測學、消費心理學、公關(guān)學、經(jīng)濟法學、行政管理學、運籌學控制論、現(xiàn)代企業(yè)管理及計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等知識。我國加人世貿(mào)組織后，對我國各行各業(yè)人員的英語水平要求大大提高。商務(wù)秘書都要掌握英語，這是全球多邊貿(mào)易的基本要求。
4.較高的信息處理能力。商務(wù)秘書要加工處理各種商務(wù)信息，要對商務(wù)數(shù)據(jù)進行迅速處理為領(lǐng)導提供幫助。這要求商務(wù)秘書能熟練應(yīng)用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著電子商務(wù)的飛速發(fā)展及外國跨國公司的大量涌人，企業(yè)間的合作與競爭將更多地通過電子商務(wù)手段解決，無紙辦公、無紙貿(mào)易將成為現(xiàn)實。同時，每一個辦公室中的秘書面臨的都是與領(lǐng)導等同的網(wǎng)絡(luò)信息資源。
5.合作精神和人際交往能力。商業(yè)活動本質(zhì)是平等的自愿基礎(chǔ)上的交易，需要參與方的合作才能實現(xiàn)。商務(wù)秘書應(yīng)具有合作精神，結(jié)成創(chuàng)新團隊進行工作。社會分工越來越細，經(jīng)濟、社會交往的范圍越來越大。信息獲取、經(jīng)濟運作、科學研究以至生活質(zhì)量的提高都離不開與他人的交往。學會合作也是商務(wù)秘書的一項重要能力素質(zhì)。商務(wù)秘書的職業(yè)特點，使商務(wù)秘書處于各種矛盾、各種關(guān)系的中心，特別要求秘書注意建立良好的人際關(guān)系，是自己融入組織環(huán)境之中。
二、商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)
為了培養(yǎng)商務(wù)秘書必需的基本素質(zhì)能力，應(yīng)著重從以下幾方面入手：
1.實施信息培訓制度。必須制定并實施嚴格的信息素質(zhì)培訓制度，強調(diào)針對性、實用性和先進性，加大對商務(wù)秘書進行職業(yè)素質(zhì)培訓的力度，增強各種應(yīng)用、處理信息的能力。
2.進行自我教育，更新知識。沒有知識的更新，很難實現(xiàn)工作的創(chuàng)新，一方面組織單位要為秘書的自學和脫產(chǎn)深造創(chuàng)造條件，努力擴大秘書的知識面，使他們不僅熟悉本專業(yè)的基本知識，將現(xiàn)代管理理念運用到實踐中，運用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代化管理技術(shù)開展管理和輔助管理。
3.培育創(chuàng)新思維。秘書工作同其他工作一樣，也有創(chuàng)新問題，無創(chuàng)新就無發(fā)展，無創(chuàng)新思維就無創(chuàng)新工作。秘書人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務(wù)、工作目標、工作方法有自己獨立的思想和語言。
4.加強業(yè)務(wù)培訓，提高工作水平。業(yè)務(wù)培訓有崗前培訓、參加管理研討班、經(jīng)驗交流等多種形式，目的都是通過理論學習、經(jīng)驗交流，提高秘書的工作能力。
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