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淺談商務(wù)秘書(shū)部門(mén)的設(shè)置狀況及工作要求
對(duì)于商務(wù)秘書(shū)會(huì)有哪些設(shè)置狀況和工作要求呢，下面是小編yjbys為大家整理的關(guān)于淺談商務(wù)秘書(shū)部門(mén)的設(shè)置狀況及工作要求，歡迎閱讀!
部門(mén)的設(shè)置狀況
從管理的角度看，商務(wù)秘書(shū)部門(mén)是下商企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，是企業(yè)管理構(gòu)成中的綜合性輔助管理部門(mén)，其地位的重要性不言而喻。但是企業(yè)不同于黨政機(jī)關(guān)，黨政機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)組成是由相應(yīng)的組織法規(guī)予以確認(rèn)的，在一般情況下其差異性不會(huì)太大。而現(xiàn)實(shí)工作中，各型各類(lèi)工商企業(yè)的體制、規(guī)模和管理模式千差萬(wàn)別，因而其機(jī)構(gòu)設(shè)置也并非是有一定之規(guī)。況且企業(yè)的管理機(jī)構(gòu)組成和人員配置主要取決于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的需要，即使一些大型國(guó)企，其機(jī)構(gòu)設(shè)置受黨政機(jī)關(guān)影響比較明顯，在國(guó)企體制改革后，其機(jī)構(gòu)也大多進(jìn)行了調(diào)整。更何況大量出現(xiàn)的民營(yíng)企業(yè)，其機(jī)構(gòu)設(shè)置是以效益為其礎(chǔ)。在這種情況下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和工作習(xí)慣都在很大程度上影響著機(jī)構(gòu)的設(shè)置。因此，各型各類(lèi)下商企業(yè)的商務(wù)秘書(shū)部門(mén)設(shè)置和人員配置不可能是整齊劃一的。
即便如此，一般而言，在稍具規(guī)模的企業(yè)中仍設(shè)有商務(wù)秘書(shū)機(jī)構(gòu)。這些機(jī)構(gòu)有的與黨政機(jī)關(guān)相似稱(chēng)為辦公室，有的則稱(chēng)為行政事務(wù)部或行政部，還有的企業(yè)規(guī)模不大，將人事、財(cái)務(wù)與商務(wù)秘書(shū)事務(wù)合并在一起，統(tǒng)稱(chēng)為綜合管理辦公室，或簡(jiǎn)稱(chēng)為綜合辦。
這些相對(duì)集中地處理商務(wù)秘書(shū)事務(wù)的機(jī)構(gòu)并不涵蓋為董事會(huì)服務(wù)的董事會(huì)秘書(shū)，也不涵蓋為各部門(mén)服務(wù)的經(jīng)理助理或文員。這些相對(duì)集中地處理商務(wù)秘書(shū)事務(wù)的機(jī)構(gòu)如辦公室，與分散在各部門(mén)的商務(wù)秘書(shū)人員也沒(méi)有隸屬關(guān)系，有些甚至連業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系也并不明確。
工作要求
商務(wù)秘書(shū)工作的基本要求可以概括為“高效、務(wù)實(shí)、保密”。
高效是指商務(wù)秘書(shū)工作既耍迅速及時(shí)，又要準(zhǔn)確可靠;高效是速度、質(zhì)量、效果的統(tǒng)一，是高效率和高質(zhì)量的統(tǒng)一。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)作為企業(yè)的綜合樞紐，直接輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的全局管理工作，其工作效率，會(huì)直接影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作成效，商務(wù)秘書(shū)工作的任何拖拉延誤，都會(huì)直接耽誤企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的全局工作。因此，企業(yè)必然要求商務(wù)秘書(shū)工作要做到高質(zhì)量、高效率。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)要鍵全崗位責(zé)任制。完善目標(biāo)管理和業(yè)績(jī)考核辦法，調(diào)整運(yùn)行機(jī)制，引入先進(jìn)的管理理念和辦公技術(shù)，提高工作的效率和質(zhì)量，以適應(yīng)企業(yè)對(duì)商務(wù)秘書(shū)工作的高效要求。
務(wù)實(shí)是指商務(wù)秘書(shū)工作辦事風(fēng)格要踏實(shí)，反映情況要真實(shí)，切忌虛夸浮躁，嘩眾取寵。務(wù)實(shí)也是要求商務(wù)秘書(shū)工作一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地處理間題，說(shuō)實(shí)話，報(bào)實(shí)情，辦實(shí)事。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)上連企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下連廣大員工，處于承上啟下的環(huán)節(jié)，說(shuō)話辦事影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的制訂與決策的執(zhí)行，地位至關(guān)重要。那種說(shuō)大話，說(shuō)假話，報(bào)喜不報(bào)優(yōu)的作風(fēng)就會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的正常決策，甚至可能造成領(lǐng)導(dǎo)工作的重大失誤。
這也就更要求商務(wù)秘書(shū)工作要辦實(shí)事，講真話，要在務(wù)實(shí)、求實(shí)、落實(shí)上下功夫。
保密是指商務(wù)秘書(shū)在日常工作中應(yīng)該有保密意識(shí)、保密制度、保密措施。保密是企業(yè)內(nèi)部科學(xué)管理的需要，也是商業(yè)竟?fàn)幍男枰且幻细窈兔貢?shū)人員應(yīng)具備的基本品質(zhì)。
商務(wù)秘書(shū)部門(mén)地處樞要，工作中必然要接觸到企業(yè)甚至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的許多秘密，同時(shí)還要負(fù)責(zé)保管企業(yè)的秘密，因而很容易成為竊密的對(duì)象。商務(wù)秘書(shū)人員要養(yǎng)成守口如瓶的職業(yè)習(xí)慣，對(duì)經(jīng)辦的各類(lèi)涉及商業(yè)秘密事項(xiàng)要特別謹(jǐn)慎小心，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密制度，確保企業(yè)機(jī)密萬(wàn)無(wú)一失。
商務(wù)秘書(shū)在日常工作中保密的重點(diǎn)主要有:口頭保密、文件保密、會(huì)議保密、各種信息資料的保密、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的保密、涉外工作的保密、檔案保密、計(jì)算機(jī)和各類(lèi)通訊設(shè)備的保密。
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