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關于商務秘書的一些必考知識
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企業形態對商務秘書工作的影響
在我國具有一定規模的眾多企業中，絕大多數是按《公司法》注冊的有限責任公司和股份有限公司，其中也有一定比例的國有獨資公司，但這些國有獨資公司仍屬各級國有資產監督管理機構履行出資人職責的有限責任公司。因此，從資本構成形態看，大致可分為外商投資企業、國內民間資本投資企業、國有資本控股企業和國有獨資企業，也就是人們平常所說的外資企業、民營企業和國有企業。這些類型的公司又可從主營業務、管理模式、經營方式上劃分為各型各類的企業。這些企業的管理模式和經營方式的特點又會對其商務秘書的工作產生不同的影響，如民營企業中有代表性的家族式管理模式下，商務秘書工作內容和工作方式就會與國有企業管理模式下的秘書工作有許多不同之處。
再如大型國企的商務秘書部門，其人員配備齊全、分工細致而明確，而小型民營企業商務秘書部門就歸并在綜合辦公室內，人員高度精簡，往往集各類事項于一身，一人兼任數職的情況相當普遍。顯然，在分工細致的條件下，商務秘書工作的各項業務可以做到程序清晰，精細完美;而在分工模糊的綜合辦公室，業務流程就不可能做到程序清晰。如文書工作中一般所說的擬稿、核稿、繕印、校對、用印、封發的多項工作程序，在人員齊全、分工明確的秘書部門是由不同崗位的人員分別完成，這樣相互監督，責任清晰。而在中小企業的綜合辦公室內，這一系列工作往往只是由一人連續完成，在這種情況下，要確保文件制作的質量，很大程度上只能依靠商務秘書人員個人的責任感和認真態度。在這種環境下，更多地要求商務秘書要有“多面手”的能力：提起筆能起草文件，放下筆又能辦事跑腿，對內要能料理雜務，對外又能接待賓客。
淺談商務秘書工作的社會大環境
商務秘書工作的社會大環境是指企業之外并對企業有著重大影響的宏觀環境，包括政治環境、經濟環境、科技環境、文化環境等。這是商務秘書必須監測并主動適應的不可控制的環境。
(1)政治環境與商務秘書工作。對企業而言，政治環境籠統地包括黨的政策、國家的法律、中央及地方政府的行政法規，也包括一般人們所說的政治風氣等等內容。
(2)經濟環境與商務秘書工作。經濟環境是與企業生存息息相關的最重要的因素，它包括宏觀經濟運行的走向、金融貨幣政策的調整趨勢、行業發展動向、市場供求走向等等內容。
(3)科技環境與商務秘書工作。在現代企業中，商務秘書工作幾乎須臾離不開科技環境，從傳真機到視頻會議系統，從文字處理到電子表格，從電子郵件到電子簽章，無不與科技環境相關。科技進步提高了商務秘書工作的效率，給商務秘書的工作方式和工作方法帶來很大的變化。過去秘書分送會議通知需要跑遍一棟辦公樓，現在只需要輕點鼠標，這些會議通知就會立刻出現在所有應與會者的電腦屏幕上;過去秘書在統計數據時會為計算各種比例而頭疼，現在運用電子表格或數據庫的某幾項功能，就能完成各種復雜的數據統計。科技的發展在給商務秘書帶來效率的同時，也要求商務秘書要跟上科技發展的步伐，要不斷更新自己的知識，掌握日新月異的科技手段，以更有效地完成商務秘書的各項工作任務。
(4)文化環境與商務秘書工作。不同的社會由于其歷史背景、民族性格、生活狀況等的不同，其文化環境有著很大的差異。文化環境對社會成員的行為有很強的影響和支配力。文化環境影響也會滲透到企業中來，商務秘書在各型各類企業中會感受到不同文化環境的影響，一個在國有企業工作過的商務秘書若到一家外資企業工作，會感到工作程序和領導風格有很大的差異，甚至一個在歐美企業工作過的員工到日資企業工作也會感到文化環境帶來的差別。商務秘書面對這些文化環境的差異，要有足夠的心理準備，應抱著“入鄉隨俗”的心態，適應這種文化環境的變化。
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