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2016年秘書(shū)資格考試(二級(jí))知識(shí)點(diǎn)梳理
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知識(shí)點(diǎn)一：辦公室管理工作程序
1、辦公室管理工作程序的含義和內(nèi)容
所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的完成各項(xiàng)管理工作所需的步驟的總和。它或者是書(shū)寫(xiě)、計(jì)劃、討論、收集、整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有計(jì)劃的工作處理方法，或者是完成某一項(xiàng)工作的日程計(jì)劃。
辦公室管理工作程序設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括：確定事務(wù)處理的數(shù)量，組成程序的步驟順序及性質(zhì)，為設(shè)計(jì)程序研究相應(yīng)的方法、方式、技術(shù)手段，程序使用的最佳時(shí)間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來(lái);設(shè)計(jì)統(tǒng)一程序等。
2、辦公室管理工作程序設(shè)計(jì)原則
3、辦公室管理工作控制的含義和內(nèi)容
辦公室管理工作控制就是通過(guò)辦公室高層領(lǐng)導(dǎo)的指揮，使辦公室工作沿著預(yù)定的目標(biāo)前進(jìn)。
辦公室工作控制的內(nèi)容主要有：(1)數(shù)量控制;(2)質(zhì)量控制;(3)時(shí)間控制。
知識(shí)點(diǎn)二：辦公室布置的原則
采用一大間辦公室，對(duì)于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。使用同樣大小桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。采用直線對(duì)稱的布置，避免不對(duì)稱、彎曲與成角度的排列。工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書(shū)移動(dòng)。相關(guān)的部門(mén)，應(yīng)置于相鄰的地點(diǎn)，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來(lái)訪的部門(mén)，置于入口處，若不可能時(shí)，亦應(yīng)規(guī)定來(lái)客須知，使來(lái)客不干擾其他部門(mén)。將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。
主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。使全體職員的座位面對(duì)同一方向，不可面對(duì)面。自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處設(shè)私人辦公室，因其切斷總辦公室的自然光線。勿使職員面對(duì)窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。采用屏風(fēng)當(dāng)墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏風(fēng)，可提供良好的光線及通風(fēng)。裝設(shè)充分的電插座，供辦公室設(shè)備與機(jī)械之用。將需要使用嘈雜設(shè)備與機(jī)械的單位，設(shè)于防聲之處，以避免干擾其他部門(mén)。常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案，置于死墻之處。檔案柜應(yīng)背對(duì)背放置�？紤]將檔案柜放置于墻角的可能性。倘可能時(shí)，應(yīng)設(shè)休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳之所。供應(yīng)便利充分的體息設(shè)備。對(duì)未來(lái)的變化應(yīng)加預(yù)測(cè)，使布置易適應(yīng)變化。
知識(shí)點(diǎn)三：編寫(xiě)大事記的工作步驟和注意事項(xiàng)
1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來(lái)發(fā)生的一些大事和要事，接下來(lái)了解編寫(xiě)大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫(xiě)時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫(xiě)大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫(xiě)完之后要讓經(jīng)理過(guò)目，經(jīng)理認(rèn)為沒(méi)有問(wèn)題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫(xiě)。
2.大事記主要由大事記記述和時(shí)間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過(guò)許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫(xiě)著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫(xiě)明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。
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