淺談word技巧

時間：2024-07-02 05:19:02 office辦公我要投稿

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淺談word模板技巧

　　巧妙地利用模板可以大大方便我們的操作，word中更是添加了眾多好用的模板文件，但是你知道它們到底怎樣用嗎?如何才能夠讓它們用得更好?小編將在下文中詳細介紹。

　　word模板的分類及分布

　　word中的模板分為兩類：一是系統向導和模板，第二類為用戶自定義模板。而word的系統向導和模板默認安裝在C:\Program Files\Microsoft office\Templates\2052文件夾中，其擴展名是WIZ(向導)和DOT(模板)。而用戶自定義模板存放的位置會由于Windows版本的不同而不一樣：對于Windows 2000/NT/XP用戶，自定義模板會放到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下;如果使用Windows 9x/Me，模板會被放置到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下。

　　使用現有模板

　　office XP本身準備了很多精美模板，只要選擇“文件”→“新建”，在word窗口右側會出現“新建文件”窗口任務格，單擊“根據模板新建”下的“通用模板”項目彈出“模板”選擇窗口。在這里所有模板已經分門別類放置好了，有常用、Web 頁、報告、備忘錄、出版物、其他文件、信函和傳真、英文向導模板等幾類向導或模板，而且可以單擊相應標簽打開，其中會有相應模板文件名及模板描述信息，并可預覽。選中你需要的模板，然后單擊“確定”按鈕即可打開已經套用該模板的新文件。有的模板可能還會打開向導窗口要求你進行一些參數的設置與設置。

　　安裝外部模板

　　模板以文件的形式存放的。因此，如果從網上或光盤上找到一些word模板，只要把它們拷貝到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(Windows 2000/XP用戶)或C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下即可(Windows 9x/Me用戶)。

　　刪除不必要的模板

　　如果不需要太多模板，或覺得安裝了太多模板，可打開“資源管理器”，進入用戶自定義模板文件夾，再把相應的模板文件刪除掉即可。

　　把別人的文檔用作模板

　　如果看到某一篇文件比較漂亮，且能用word打開它，那么可選擇“文件”→“另存為”，然后再在“另存為”對話框中的“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，再輸入一個文件名，并把它保存到默認的模板文件夾下。以后只要選擇“文件”→“新建”，就可以在“常規”模板標簽中看到剛才制作的模板，雙擊后即可使用自己定制的模板了。通過此法，就可以快速把DOC文件轉換為word的模板。

　　快速轉換模板

　　如果你手頭上有DOC文件，那只要把它們拷貝到用戶自定義模板文件夾中，再選擇“文件”→“新建”，就可以在“常規”模板標簽中我們的文件，雙擊后即可使用。通過此法，無需通過“另存法”來轉換。其實也可以直接把這些文件的擴展名改為DOT，再拷貝到自定義模板文件夾中。

　　修改、改造已有模板

　　office XP本身帶有大量各式各樣的文件模板，但有些在使用時可能并不盡如人意。這時，可以自己來修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。選擇“文件”→“新建”，再單擊“根據模板新建”下的“通用模板”項目彈出“模板”選擇窗口，從中選擇一個類別，如“信函和傳真”，然后選擇“典雅型信函”，再依次在相應位置填入“公司名稱”、“職務”、“姓名”等信息，最后單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對話框的“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，并默認保存在模板文件夾下。以后使用時，只要選擇“文件”→“新建”，就能在“常規”模板標簽中看到剛才制作的模板，雙擊后即可使用自己修改后的模板了。

　　小提示

　　現在網上有很多英文的word模板文件，大家可以把其中的英文信息改為中文的，再保存成模板，這樣就可以更好地為我們所用。

　　自定義默認頁面大小

　　如果對word XP的默認頁面大小不滿意，可啟動word，選擇“文件”→“頁面設置”，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，再單擊 “紙張”標簽，在其中定義頁面的寬度和高度。最后按下窗口最下方的“默認”按鈕，此時會出現一個修改默認模板的窗口，按下“是”按鈕。重新啟動word，這時新建的文件已經自動縮進，且頁面也窄了許多，說明剛才的設置已經生效了。

　　讓word文件也能自動備份

　　默認情況下word文件是不能自動備份的。不過，可以通過下面的技巧讓它具有自動備份功能：啟動word并新建一個空白文件，單擊“工具”菜單中的“保存選項”，在“保存”對話框中，選中“保留備份”復選框。同時，勾選“自動保存時間間隔”復選框，再在后面設置一個時間間隔，時間越小，保存越頻繁。完成后，單擊“確定”按鈕。然后單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對話框“保存類型”下拉框中選擇“文件模板”，再在“文件名”中輸入：ct.dot，然后把它保存到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(Windows 9x/Me則保存到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾中)。

　　關閉word，啟動“資源管理器”，切換到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，將Normal.dot刪除或者改名，將剛才保存的cfan.dot重命名為Normal.dot。以后使用word編輯文件時，每次保存文件，word都會保存一個副本文件，并以.wbk為擴展名與原文件保存在同一文件夾中。如果哪一次文件發生損壞，就可以選擇“文件”→“打開”，在“打開”對話框的“文件類型”中選擇“所有文件”，然后找到這個WBK文件，再打開即可。

　　用word批量轉換文件

　　如果經常要一次轉換多個文件，可通過word的模板來完成：先把要轉換的文件放到一個文件夾中，然后啟動word，再選擇“文件”→“新建”，并在“新建文件”窗口任務格中選擇“其他文件”選項卡，雙擊其中的“轉換向導”圖標，單擊“確定”按鈕。此時word XP會提示我們轉換，直接按“下一步”按鈕繼續。接下來選擇轉換類型，設置源文件夾和目標文件夾，再選擇轉換文件，進行轉換即可。

　　生成稿紙文件

　　選擇“文件”→“新建”，在右邊窗格中出現的“新建文件”窗口任務格中單擊“根據模板新建”下的“通用模板”項目，然后在彈出“模板”對話框，單擊“報告”標簽，并雙擊其中的“稿紙向導”項目，系統會提示你插入office XP安裝光盤，就可以成功安裝稿紙模板。

　　接下來，就可以順著向導按下“下一步”按鈕繼續;接下來選擇稿紙大小及方向，再選擇稿紙網絡線種類，并設置字數和行數和網格方式，設置頁號位置。最后，單擊“完成”按鈕即可生成一個空白的個性稿紙方式文件。

　　制作專業套打效果模板

　　首先用掃描儀把表格掃描成圖片文件，在word中選擇“插入”→“圖片”→“來自文件”，然后把掃描后的表格文件插入到文件中。選擇“文件”→“頁面設置”，調整紙張大小與表格文件的原始尺寸一致，然后右擊該圖片并選擇“設置圖片格式”，在彈出的對話框中選擇“版式”標簽，然后選擇“襯于文字下方”，調整圖片使其正好覆蓋整個頁面。接著在需要打印的空欄處插入文本框，調整其大小正好和表格圖片的空欄尺寸一致。然后右擊文本框，在彈出的快捷菜單中選擇“設置文本框格式”，設置該文本框的“顏色與線條”為“無線條顏色”。按照上述步驟插入多個文本框，最后選中所有文本框，再單擊鼠標右鍵，選擇“組合”將它們組合在一個對象。

　　接著在文本框中單擊左鍵，選擇“插入”→“域”，在彈出的對話框中，選擇“域名”為MacroButton，宏名為AcceptAllChangeShown，在顯示文字中輸入提示文字。最后將文件中的圖片刪除，并把新建的文件保存為模板即可。下次使用時，調用此模板，將光標移到文本框中，輸入相關內容確定后就可以打印了，非常方便的。

　　小提示

　　我們也可以用它來制作多種票據的模板，并把它們拷貝給同事，就可以實現模板的共享了。

　　右擊建出個性word文檔

　　進入C:\Documents and Settings\用戶名\Templates文件夾，在空白處右擊，選擇“新建”→“Microsoft word 文檔”新建一個word文件，winword8.doc。雙擊winword.doc，然后對其中的字體、字形、頁面大小等作一些個性設置，并保存該文件。

　　以后在“資源管理器”中右擊鼠標，選擇選擇“新建”→“Microsoft word 文檔”，再雙擊新建的文檔，你就會發現，它已經套用了我們在winword8.doc中的設置了。從而可以使用自己的個性word了。

　　獲得更多模板資源

　　如果覺得word中內置的模板不能滿足需要，你可以通過從網上下載更多的模板：選擇“文件”→“新建”，就可以看到“新建文檔”任務窗格，注意最下面的“Microsoft.com上的模板”鏈接。單擊后，即可打開該站點上的中文模板庫。其中提供了很多類別的模板，非常豐富。只要單擊網頁上的模板類型鏈接，就能在網頁上看到該類模板的名稱和提供商等內容。單擊模板名稱，并在“模板最終用戶許可協議”窗口中單擊“同意”按鈕，同時單擊“在Microsoft word中編輯”，IE會將模板下載到硬盤，完成后自動用word XP打開模板。如果對模板效果滿意，再用“另存為”將它保存為模板，就可以像普通模板那樣調用了。

　　共享模板

　　對局域網中的用戶來說，自定義模板可以讓網絡上的其他用戶共享。具體做法是：將自定義模板放入某個共享文件夾中，并為該共享文件夾建立一個快捷方式。網絡上的其他用戶可以把這個快捷方式放入自己的C:\Program Files\Microsoft office\Templates\2052文件夾中，然后就能像本地安裝的模板那樣調用了。

　　不要忘記備份模板

　　在重新安裝系統之前，必須對自定義模板文件夾中的模板文件作一個備份。

　　使用多個word模板

　　默認情況下，word只能支持惟一的默認模板，這往往不能滿足我們的需求。其實你可以讓word使用多個模板：先在一個文件夾下右擊，選擇“新建”→“Microsoft word文檔”生成幾個word文件，然后分別用word打開它們，按照自己的要求對這些文件進行處理，最后選中它們，右擊鼠標，選擇“屬性”，在打開的“屬性”窗口中選中“只讀”前的小勾，把多個“模板”文件設置成只讀文件。以后要應用某一個“模板”文件時，只要雙擊它，此時word會打開一個以當前選中的“模板”文件為藍本的“只讀”文件，只要按下Ctrl+S鍵，word就會彈出“另保存”對話框供我們另存文件，而且原來“模板”文件中的內容并不會被覆蓋。利用這種方法理論上可以實現無數個“模板”。

　　使用word對模板加密

　　如果不想別人使用word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心創作的一個模板，又該怎么辦呢?這時你可以對該模板進行加密：打開通用模板文件(文件名是Narmal.dot，通常可以在C:\ProgramFiles\Microsoft\Templetas文件夾中找到)，然后對其設置密碼，再按下工具欄上的“保存”按鈕。以后每次啟動word時，就會提示你輸入密碼了。如果有密碼當然可以使用，沒有密碼，就無法使用此模板。

　　讓word自動統計文章字數

　　先輸入“本篇文件的總字數為：”，再選擇“插入”→“域”，打開“域”對話框，再在“域”對話框的“類別”列表中選擇“文件信息”，在“域名”列表框中選擇“Numwords”。單擊“域”對話框的“選項”按鈕，打開域“選項”設置框選擇域結果顯示的格式。單擊“添加到域”按鈕，將所選擇的格式加入到添加大域中。連續單擊兩次“確定”按鈕，關閉所有對話框。

　　此時，當前光標處就會顯示出“本篇文件的總字數為：XXX”的字樣。執行上述操作后，即使對文件進行修改也不必擔心，只要將光標移到域代碼上，將其變為灰色后，按下F9鍵，word就會自動更新該域，顯示出修改后的總字數。最后，我們可以把這個文件保存為默認模板，這樣就可以自動統計字數了。

　　壞事的Normal.dot

　　有時你點擊word圖標，它卻沒有啟動，反而出現一個錯誤信息。重裝都無濟于事，嚴重時，甚至不能卸載和重裝word。一般情況下，這是由于word的Norma.dot模板文件損壞所造成的，你可以通過系統的查找工具找到該文件，然后將其刪除，這時word會自動重建一個新的Normal.dot文件，并恢復正常。

　　快速實現word默認模板

　　啟動word，按下Ctrl+N鍵新建一個空文檔，選擇“文件”→“頁面設置”，并對頁邊距、紙張及版式進行設置。完成后單擊一下設置對話框最左下角的“默認”按鈕。并在word彈出的提示窗口中單擊“是”按鈕。以后每次運行word，word都會以此模板為藍本新建文件。

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