- 相關推薦
word格式類技巧
Word文檔快速變為PPT許多場合我們需要把在Word中編輯好的文檔制作成PPT演示文稿，用復制、粘貼的方法就顯得有些麻煩了，特別是對于很長的Word文檔更是如此。這里有更為簡便的辦法可以做到：依次單擊“文件→發送到→Microsoft Office PowerPoint”即可，最后再在PPT中對發送過來的文檔進行適當的排版，這種方法十分快捷。
Word文檔轉為PPT演示文檔的兩種方法
許多人都習慣在PowerPoint環境中制作幻燈片。如果你手頭有一個現成的Word文稿講義，就能變成PowerPoint演示文稿，而不用打開PowerPoint重新輸入文字。因為Word和PowerPoint兩個軟件早為你考慮周到了，只需幾下簡單的操作，你的一篇Word文檔即可輕松轉換為PowerPoint演示文稿。其轉換方法有二：
1、導入Word文檔先在Word的大綱視圖下，創建一個Word大綱文件，存盤;然后打開PowerPoint程序，單擊菜單欄上的“插入”，選“幻燈片(從大綱)”，在打開的插入大綱對話框中選中剛才存盤的Word大綱文檔，單擊[插入]，這樣，Word大綱文檔就變成了PowerPoint演示文稿。二者的對應關系是：Word大綱文檔的一級標題變為PowerPoint演示文稿頁面的標題，Word大綱文檔的二級標題變為PowerPoint演示文稿頁面的第一級正文，Word大綱文檔的三級標題變為PowerPoint演示文稿頁面第一級正文下的主要內容，其余依次類推。這種轉換方法要求在Word大綱視圖下編輯文檔，對于習慣于Word頁面視圖的朋友來說有些不太方便，那么可使用下面的轉換方法。
2、直接創建演示文稿如果在Word的頁面視圖下已寫好了內容或者是以前用Word編的一篇文章，想把它們制成幻燈片，就可以在Word中應用“樣式”和快捷鍵來直接創建演示文稿。先解釋一下什么是樣式：樣式是Word中早就有的功能，只不過我們很少用到它，使用樣式功能可以使文檔的創建和管理易如反掌。樣式工具欄就在操作界面的左上端，通常都寫著“正文”兩個字。點擊右側的向下箭頭，會出現“標題1、標題2、標題3……正文”等內容。您還可以按住“Shift”鍵的同時點擊向下箭頭，看看會出現什么情況? 請先把你認為要作為一張幻燈片標題的地方選中，然后選擇“標題1”，其他也依次類推。然后在菜單欄上選擇“工具/自定義”，再在彈出的對話框中選“命令”選項卡，從左窗口中選“所有命令”，從右窗口中找到“Present It”命令。用鼠標左鍵按住并拖動“Present It”至Word的菜單欄或工具欄均可。用此快捷鍵可直接調用PowerPoint程序，并把當前的Word文檔直接轉換為PowerPoint演示文稿，以大綱視圖顯示。點擊“PresentIt”后你會發現，用標題1樣式定義過的標題全都作為獨立的一頁幻燈片。如果你沒給Word文檔定義樣式，點擊[Present It]后，PowerPoint會把文檔的每一段落作為一張幻燈片，是不是很簡單啊?以后你盡可以在你習慣的Word下編排文章，然后輕松地轉為PowerPoint演示文稿。當然，你也可以把任何以前的Word文檔或你找來的文章轉換為你需要的PowerPoint演示文稿。文稿轉換好了以后，剩下的修飾想必你肯定自己會料理了。
Word也能實現“條件格式”
我們知道，Excel提供了一個非常實用的“條件格式”功能，可以為某些符合特定條件的單元格設置特殊的格式，但遺憾的是Word中卻并未提供這一功能。對于尚未完成的文檔，操作起來并不困難，但如果是已經編輯完成的文檔，可能就不是那么簡單的事情了。下面就教大家具體的實現方法。
解決任務的思路是借助“查找和替換”來間接實現條件格式功能，操作步驟如下：
第1步：調出“查找和替換”對話框
這里要說明的是，我們從“格式”菜單下是找不到設置條件格式相關選項的，Word畢竟與Excel有所不同。正確的步驟是從“編輯”菜單的格式菜單下選擇“查找”或“替換”命令，這兩條命令都可以打開“查找和替換”對話框，前者是默認顯示“查找”標簽頁，后者是默認顯示“替換”標簽頁，操作更方便一些。
第2步：設置條件
如果整篇文檔中只有很少的幾個英文單詞，那么設置起來并不復雜，最多手工設置后通過“格式刷”的功能復制一下就可以了。但現在我們的目的是為文檔中的所有英文內容設置特定的格式，而且文檔中的英文內容非常繁復，手工操作顯然并不現實。
仍舊按照常規的方法進行操作，首先將光標定位在“查找內容”框，然后在“特殊字符”下拉菜單中選擇“任意字母”，也可以手工輸入“^$”。接下來，將光標定位在“替換為”框，然后在“格式”下拉菜單中選擇“字體”或其他選項進行設置，例如筆者在這里將所有英文內容的格式設置為Arial Unicode MS字體、大小11磅、不加粗、不傾斜、字體顏色為藍色，目的是為了便于與中文內容區別開來。
第3步：確認替換
完成上述設置后，單擊“全部替換”按鈕即可將文檔中的所有英文內容設置為特定的格式，現在看起來就清晰多了。當然，如果你不滿意，可以重新打開“查找和替換”對話框進行設置，這里就不再多介紹，感興趣的朋友不妨自行試驗。
小提示：使用通配符實現“條件格式”
上述功能我們還可以使用通配符來實現，在“查找內容”框中輸入“[a-z,A-Z]”，這行代碼的含義是查找所有英文字符，“a-z”表示所有小寫的英文字符，“A-Z”表示所有大寫的英文字符，“替換為”仍舊按照前面的格式進行設置，但關鍵是要將搜索選項中的“使用通配符”復選框選中，最后單擊“全部替換”按鈕即可完成。
去掉分頁符
怎么把Word文檔里已經有的分頁符去掉?先在工具–>選項–>視圖–>格式標記，選中全部，然后就能夠看到分頁符，delete就ok了。
巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行
有時候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網站查找到復制過來的純文本形式的法規文件)，一行一行的刪除費時費力，這時我們可用“替換”功能來輕松解決，主要方法：
1、點擊“開始——替換”;
2、把光標定位在“查找內容”輸入框中，單擊“更多”按鈕，在出現的下拉選項框中的“段落標記(P)”兩次，在輸入框中會顯示 “^P^P”;
3、將光標放在“替換為”輸入框中，選擇“特殊字符”插入一個“段落標記(P)”(一個“^P”);
4、按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除。如果發現還有一些空行去不掉，可再重復一下即可。
如果是在處理復制網頁文章時還會出現段落標記后有一些空格，可在查找中的“^P”加個空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問題就自然解決了。
批量刪除Word文檔中的軟回車符號
有時候我們從網頁上復制一些文章到word中時，往往會帶有好多向下箭頭的符號，這就是軟回車符號(Word中軟回車是同時按住shift+enter得來的)，這些軟回車占用了Word很多的空間，如果手動一個一個刪實在太麻煩了，怎樣才能快速批量刪除這些軟回車符號呢?
1、快速批量刪除軟回車
點擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內容”里面輸入^l， “替換為”里面不輸入任何字符，然后點“全部替換” ，就可以刪除整個文檔里面的軟回車了。
2、把軟回車替換成硬回車
上面的方法只是把所有的軟回車都給刪了，可是必要的段落換行還是需要的，所以下面介紹如何把軟回車替換成硬回車。點擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內容”里面輸入^l， “替換為”里面輸入^p，然后點“全部替換” 就OK了。
其實知道了軟回車是^l，硬回車是^p，那么我們就可以靈活運用了。比如我們經常會遇到一篇要打印的文檔很長，中間有很多回車，如果遇到段與段之間有兩個回車，我們就可以利用替換成一個回車。這樣就節省了很多空間。
刪除Word中空格的辦法：
1、清除多余的空格(點一下顯示比例旁邊的一個按鈕即可顯示，下同)
空格可以全部替換為空(去掉)
1)注意有兩種空格，英文的小點和中文的方框將其復制，
2)然后編輯-查找，用Ctrl+V粘貼到查找后面
替換中的內容為空
3)“全部替換”
2、清除多余的回車鍵(即段落標記)
首先看一下規律，一個段落后有幾個回車鍵以兩個回車鍵為例，
1)編輯-查找，輸入^p^p
2) 點“替換”，輸入^p
3)點“全部替換”
3、將人工換行符(即向下的箭頭)變為段落標記
1)編輯-查找，輸入^l
2) 點“替換”，輸入^p
3)點“全部替換”
4、修改段落格式
1)選中相應文字，格式-段落
2)特殊格式，首行縮進 2字符
3)段前 段后 0行
【word格式類技巧】相關文章：
word文字符號輸入類技巧08-30
Word技巧05-04
常用的Word技巧05-08
word操作技巧問答10-02
word頁碼生成技巧02-20
淺談word模板技巧07-02
Word中Shift鍵的技巧09-07
Word常用技巧合集10-05
Word查農歷的技巧介紹02-22
Word九條常用技巧09-21