Excel使用技巧綜合

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2017Excel使用技巧綜合

　　在日常辦公中，excel我們經常要用到,如果掌握一些excel技巧的話，讓你的工作更加有效率，下面是YJBYS小編整理的Excel使用技巧綜合，希望對你有幫助！

　　1.徹底隱藏Excel工作表

　　在Excel中可以通過執行“格式→工作表→隱藏”將當前活動的工作表隱藏起來，在未執行進一步的工作簿設置的情況下，可以通過執行“格式→工作表→取消隱藏”來打開它。其實還可以通過通過設置工作表的隱藏屬性來徹底隱藏。按下“Alt+F11”組合鍵進入VBA編輯窗口，在左側選中需要隱藏的工作表，按下F4鍵打開“屬性”對話框，切換到“按分類序”標簽分頁，將“雜項”下的“Visable”的值選擇改為“2-xlSheetVeryHidden”或“0-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。這樣就將選定的工作表隱藏起來，且“取消隱藏”也不起作用，這樣就能徹底隱藏工作表了。將Visable值改還原即可取消隱藏。

　　2.Excel 圈注表格中的無效數據

　　數據輸入完畢后，為了保證數據的真實性，快速找到表格中的無效數據，我們可以借用Excel中的數據有效性和公式審核來實現。

　　選中某列(如B列)，單擊“數據”菜單中的“有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，切換到“設置”選項卡，輸入符合條件的數據必須滿足的條件范圍(如“=and (B1>=60,B1隱藏表格中的出錯信息。

　　大家經常會發現表格在處理完數據后出現一些類似“#DIV/0!”、“#NAME?”、“#VALUE!”等出錯信息，既不方便打印又影響了表格的整體美觀，在數據量比較大的時候手工刪除顯然是不現實的。

　　解決方法是：

　　打印時，打開“頁面設置”對話框，切換到“工作表”選項卡，將“錯誤單元格打印為”選項設置為“空白”或“-”就好了。

　　計算時，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使運算過程中出錯單元格填充為指定的字符或空白。

　　3.Excel中的另類求和方法

　　在Excel中對指定單元格求和，常用的方法有兩種,一是使用SUM，一般用于對不連續單元格的求和，另一方法是使用Σ，用于對連續單元格的求和。在有些情況下如果使用組合鍵“Alt+=”，會顯得更方便。

　　先單擊選中放置和的單元格，再按下組合鍵“Alt+=”，用鼠標單擊所要求和的單元格，被選中的單元格即呈選中狀態，這時可配合Shift鍵選取連續的多個單元格，或者配合Ctrl選取任意不連續單元格，使用Ctrl甚至還可以對同一單元格多次求和，單元格選取完成后按回車鍵即可。這種方法在某些特殊場合十分有用。

　　4.讓Excel文件備份

　　工作用的Excel文件往往含有重要數據，備份它的重要性不言而喻。雖然Excel提供了備份的方法，但備份的文件與原文件處于同一文件夾中，如果該文件夾被誤刪除，后果不堪設想。那么有沒有方法讓Excel在不同的文件夾自動生成備份呢?答案是肯定的，下面介紹具體方法。

　　我們可以用VBA編寫簡單的宏代碼來實現備份功能，同時還能做到：

　　1.在保存Excel文件時自動生成備份;

　　2.保存Excel文件時提示是否備份;

　　3.原始文件和備份文件互為備份。即編輯原始文件時，將在備份文件夾生成備份文件;編輯備份文件時，將以原始文件為備份。

　　一、設置宏安全性

　　選擇“工具→宏→安全性”菜單，將安全級別設為“低”。這樣，VBA代碼才可以執行。

　　二、輸入VBA代碼

　　1.打開需要備份的Excel文件，右擊任一工作表標簽，選擇“查看代碼”，或選擇“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單，打開Visual Basic編輯器。

　　2.在“工程”窗口中雙擊“ThisWork book”，此時VBA編輯器標題變為：Microsoft Viusal Basic-“文件名”-[ThisWorkbook(代碼)]。

　　3.將以下代碼輸入到“代碼”窗口中：

　　Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

　　指定Excel文件的路徑

　　XlsFilePath = "D:"

　　'指定備份路徑

　　BackupXlsFilePath = "E:"

　　If ThisWorkbook.Path = XlsFilePath Then

　　ExcelFilePath = BackupXlsFilePath

　　ExcelFilePath = XlsFilePath

　　End If

　　'提示是否備份

　　Response = MsgBox("保存時是否備份當前Excel文件?" & vbCr & "備份位置：" & ExcelFilePath, vbYesNo, "提示備份")

　　If Response = vbYes Then ' 用戶按下“是”

　　'兩個Excel文件相互備份

　　ThisWorkbook.SaveCopyAs Filename:=ExcelFilePath & "\" & ThisWorkbook.Name　　End If End Sub

　　說明：XlsFilePath = "D:"和Backup XlsFilePath = "E:"分別指定了正在編輯的Excel文件和備份文件的路徑，可以將其中的“D:”和“E:”(不含引號)分別更換成實際的路徑。

　　在輸入文件路徑時一定要注意以下幾點：

　　1.確保路徑正確無誤，如果輸入錯誤或指定的文件夾不存在，將出現錯誤;

　　2.盤符要大寫;

　　3.路徑的后面不要加上“\”，如“F:\備份\2006”不能寫成“F:\備份\2006\”。

　　三、執行

　　當前Excel文件編輯完成后，只要單擊“保存”按鈕，Excel都會提示是否備份。選擇“是”將在指定的文件夾生成一個同名的備份文件，并保存當前文件。選擇“否”則只保存當前文件而不做備份。

　　5.Excel錄入時自動切換輸入法

　　在Excel單元格中，經常遇到中英文交替輸入的情況，如A列輸入中文而B列卻輸入英文，這時就要在中英文輸入法之間反復切換，這樣非常麻煩而且嚴重影響錄入效率。其實可以先打開中文輸入法，選中需要輸入中文的列，執行菜單“數據→有效性”，在“數據有效性”中切換到“輸入法模式”標簽分頁，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，確定退出。接著選擇需要輸入英文的列，同樣打開“輸入法模式”標簽分頁，在“模式”下拉列表中選擇“關閉(英文模式)”，確定后退出即可。

　　6.Excel中粘貼時避免覆蓋原有內容

　　在工作表中進行復制或移動操作時，粘貼的內容將自動覆蓋工作表中的原有內容，怎樣避免這一現象呢?首先選中要復制或移動的單元格，單擊復制或剪切按鈕，選中要粘貼的起始單元格，按下“Ctrl+Shift+ +”組合鍵，在彈出的“插入粘貼”對話框中選擇活動單元格移動的方向，單擊“確定”按鈕就可以了。

　　7.將計算器搬到Excel中

　　在用Excel編輯文檔時，有時需要計算一些數據的數值(加減乘除都可能要用到)，這時都是點擊“開始”→“程序”→“附件”再點擊計算器，如果每次都這樣操作的話就很麻煩。其實我們可以將計算器搬到Excel中，直接添加在Excel的工具欄上。具體操作方法如下：

　　首先打開Excel，點擊視圖菜單的“工具(T)”，然后點擊“自定義(C)”，再點擊自定義(C)窗口中的命令選項欄。在類別列表中，點擊“工具”，在命令(D)列表中，點擊自定義(旁邊有個灰色計算器圖標)。將所選的命令從命令列表中拖至工具欄中(當你看到鼠標指針旁出現一個加號(+)時，松開鼠標即可)。點擊關閉，退出Excel。現在重新打開Excel，點擊剛剛添加的按鈕，在Excel中就出現了計算器。

　　8.Excel 圈注表格中的無效數據

　　數據輸入完畢后，為了保證數據的真實性，快速找到表格中的無效數據，我們可以借用Excel中的數據有效性和公式審核來實現。

　　解決方法是：

　　打印時，打開“頁面設置”對話框，切換到“工作表”選項卡，將“錯誤單元格打印為”選項設置為“空白”或“-”就好了。

　　計算時，可使用通用公式“=IF(ISERROR(公式),"",公式)”，也能使運算過程中出錯單元格填充為指定的字符或空白。

　　9.用多窗口修改編輯Excel文檔

　　如果要比較、修改Excel中不同單元格間的數據，而單元格又相距較遠的話，來回拖動鼠標很是麻煩。我們可以用多窗口來進行比較，依次單擊“窗口→拆分”，Excel便自動拆分成四個窗口，每個窗口都是一個獨立的編輯區域，我們在瀏覽一個窗口的時候，不影響另外一個窗口。在Word中對長文檔的修改比較繁瑣，也可以用這種方法將窗口進行拆分。要取消多窗口，雙擊分隔線或者依次單擊“窗口→取消拆分”即可。

　　10.快速切換Excel工作表

　　如果一個Excel工作簿中有大量的工作表，要是一個一個去切換查找很麻煩。其實可以在工作表標簽左側的任意一個按鈕上右擊，在彈出的工作表下拉列表中選中需要切換的工作表即可快速切換到該工作表。另外也可以按下“Ctrl+PageDown”組合鍵從前往后快速按順序在各個工作表之間切換，按下“Ctrl+PageUP”組合鍵可從后往前依次快速地在各個工作表之間切換，這樣也能快捷地切換到需要的工作表。

　　11.不讓Excel單元格中的零值顯示

　　如果你在Excel中使用某些函數統計出該單元格的值為零值，它會顯示出一個數字“0”，這看上去很不爽，打印出來也會包含這個“0”。怎樣才能不讓它顯示呢?下面以求和函數Sum為例來看看如何不顯示零值。

　　例如，在某工作表中對A2到E2單元格進行求和，其結果填寫在F2中，由于結果可能包含0，因此，為讓0不顯示則在F2單元格中輸入計算公式：“=IF(ISNUMBER(A2:E2),SUM(A2:E2),””)”，這樣，一旦求出的和為0則不顯示出來;還可以這樣寫公式：“=IF(SUM(A2:E2)=0,””,SUM(A2:E2)”，即如果對A2到E2求和結果為0就不顯示，否則顯示其結果。

　　12.Excel中巧選擇多個單元格區域

　　在編輯工作表時，如果要選擇不相鄰的多個單元格或單元格區域，大家通常采用的方法是：選擇第一個單元格或單元格區域，然后在按住Ctrl鍵的同時選擇其他單元格或區域。其實，除此之外，Excel還提供了另外一種選擇多個單元格區域的方法，筆者感覺更為順手，該方法是：選擇第一個單元格或單元格區域，然后按“Shift+F8”鍵，并拖動鼠標選中其他不相鄰的單元格或區域將它添加到選定區域中。要停止向選定區域中添加單元格或區域，請再次按“Shift+F8”鍵。

　　13.快速刪除英文單詞

　　在幾乎所有的文字處理軟件中，要刪除插入點前的英文單詞，可以按住Ctrl鍵，再按下Backspace鍵。如果要刪除插入點后的單詞，可以按住Ctrl鍵，再按下Delete鍵。該種刪除方法，對中文中的詞組同樣有效。

　　14.重復記錄巧刪除

　　當Excel工作表中有重復記錄時，可以利用“高級篩選”功能刪除重復記錄，具體操作是：選中Excel工作表中的所有記錄，在“數據”菜單中，指向“篩選”，單擊“高級篩選”命令;單擊“將篩選結果復制到其他位置”，然后在“復制到”框中，輸入單元格引用;選中“選擇不重復的記錄”復選框，單擊“確定”按鈕。

　　15.Excel快速互換兩列

　　在用Excel進行數據處理時，有時候需要將兩列數據整體進行交換，通常的辦法是在其中一列之前插入一空白列，然后把另一列復制或剪切到空白列，最后把那列刪除掉。或者是選中一列后進行剪切，然后再選中另一列后右擊選擇“插入已剪切的單元格”也能達到目的，但都比較麻煩，可以這樣來簡化操作：先單擊選中一列，移動鼠標到列中第一個單元格的上端橫線上，當光標變成“+”字箭頭狀，按住Shift鍵不放，直接拖到另一列前(后)面就可以了。該方法對同一工作表中，不管是相鄰的還是不相鄰的兩列都適用。

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