如何建立企業(yè)信息化管理體系

如何建立企業(yè)信息化管理體系

　　企業(yè)的信息化建設離不開技術的支持，更少不了管理體系的維護。根據(jù)質量管理體系的標準建立的信息化管理體系，具有一定的合理性，其規(guī)范化設計更有利于符合企業(yè)信息化建設的需要。信息化管理體系可以從宏觀上對企業(yè)信息化建設做全面、有效的掌握控制，從而使企業(yè)在真正意義上實現(xiàn)信息化，提高企業(yè)競爭力。

　　1 關于企業(yè)信息化管理體系的說明

　　企業(yè)實現(xiàn)信息化，必須得在相關技術的基礎上建立，信息技術可以為企業(yè)的信息化提供技術支持，但是不能支撐企業(yè)信息化的有效進行。過分依賴技術支撐，如今已成了各企業(yè)信息化建設的瓶頸。信息化管理體系的提出，很好地解決了這一問題，從全局的高度來管理企業(yè)信息化建設的相關問題。

　　1.1 相關概念及特點

　　關于管理體系的概念，ISO9000中有相應的描述，因此在這里，筆者借鑒其關于管理體系的描述來對企業(yè)信息化管理體系做定義。所謂企業(yè)信息化管理體系主要是指從宏觀的角度對企業(yè)信息化建設做全面的掌控，主要由資源、文件、職責等方面的管理，它關乎到企業(yè)信息化建設的順利進行。其主要特點有：(1)根據(jù)ISO9000設立的信息化管理系統(tǒng)是一種標準化的管理系統(tǒng)，它引用了ISO9000的原理和做法，因此具有科學合理性。(2)企業(yè)信息化管理體系是基于全局觀念建立的一個系統(tǒng)，是包括了企業(yè)信息化的所有內(nèi)容，具有宏觀的掌控指導意義。(3)管理體系一旦建立就應該遵照其規(guī)范辦事，它指導規(guī)定了每個人的職責及權利，任何人都沒有特權。(4)建立信息化管理體系并不是一個一勞永逸的工程，在建成了一個相對完善的管理體系后，還需要在后期去不斷地完善和充實它。這些特點保證了管理體系不斷地在運行中改進漏洞，保證其科學性，從而使其能夠更好地為企業(yè)信息化建設服務，促進企業(yè)發(fā)展。

　　1.2 主要內(nèi)容

　　根據(jù)質量管理體系的相關規(guī)定，可以將企業(yè)信息化管理體系的管理內(nèi)容分為職責的管理、資源的管理、信息系統(tǒng)的實施以及管理體系的測量和改進四個相互依存、相互制約的部分。(1)職責的管理部分。這主要包括對三個方面的管理，一是明確企業(yè)領導層的職責，主要包括關于企業(yè)信息化建設的決策及實施及員工管理等問題。二是對相關部門相關職責的規(guī)定問題，保證信息化建設有序進行。三是明確企業(yè)評審及體系策劃等問題。(2)資源的管理部分。這一部分關乎到企業(yè)資源的規(guī)劃利用問題，提供有效的管理方案以便能夠有效地獲取資源，并且能夠得到有效的利用。主要有硬件、軟件、工作環(huán)境、相關數(shù)據(jù)信息以及人力等資源，人力、數(shù)據(jù)信息是資源管理部分的重要內(nèi)容。(3)信息系統(tǒng)的實施部分。信息系統(tǒng)的實施部分是企業(yè)建立管理系統(tǒng)的核心部分，管理體系的建設主要圍繞信息系統(tǒng)的實施進行，管理維護信息系統(tǒng)，使其能夠正常有效地工作。(4)管理體系的測量和改進部分。主要是通過相關的測量和改進的辦法來促進管理體系的合理有效性，保證其正常工作。在運行中對管理體系的功能做客觀評估，測量其對企業(yè)信息化的實際作用，看其是否符合信息化建設的要求。針對不符合信息化建設的方面進行調整及改善，促進企業(yè)信息化建設有序進行。

　　2 關于實際運行模式

　　企業(yè)信息化管理體系是對企業(yè)信息化建設的宏觀把握，從全局著手來對有關企業(yè)信息化建設的因素進行管理。因此，在管理體系實際環(huán)境中的運行主要是根據(jù)PDCA的循環(huán)思想采用戴明模型實現(xiàn)。這種運行模式主要是在識別有關企業(yè)信息化的要素，針對各要素的特點及聯(lián)系制定相應的管理方案及措施，并將這些方案進行整合，采用開放的管理辦法對其進行測量及改進，從而形成一個有機管理體系。根據(jù)PDCA循環(huán)思想，使得策劃、實施與運行、檢查與糾正、過程改進等部分實現(xiàn)螺旋上升的趨勢，不斷地在過程中去改進管理體系的缺陷及漏洞。

　　在實際運用中還應該注意對管理體系的管理問題，改變以往的以“人治”原則，實施“法治”，建立相關的“法治”管理規(guī)范，從而使得企業(yè)信息化建設走向科學合理化。另外，企業(yè)還應該具備相應的管理技術及先進的管理思想，把相關的管理技術、思想及經(jīng)驗教訓以知識庫的形式建立起來，以指導管理體系的有效運行，促進企業(yè)信息化建設有效開展。

　　3 關于具體實施步驟

　　企業(yè)信息化管理涉及面非常廣，包括資源的管理與提供、員工的管理、部門內(nèi)部與部門之間的管理與協(xié)調等等，要把這些內(nèi)容科學合理的組織在一個體系中，將是一個非常復雜的工程，需要建立一個規(guī)范的管理體系以及一套科學合理有效運行模式。上述關于管理體系的運行模式的闡述體現(xiàn)出了其運行步驟主要由策劃、運行、評價及改進四個階段組成，其具體情況如下。建立管理體系首先得有一個相關的體系策劃，明確管理體系的建設目標、各相關人員的建設職責、建設規(guī)劃等問題。首先，關于企業(yè)信息化管理體系的策劃階段可以細分為對企業(yè)信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)劃分析、對企業(yè)規(guī)劃的分析、對企業(yè)信息化因素的識別、對管理體系總體結構的策劃、編制相應的管理體系文件五個小步驟。其次，在運行階段，主要是要將管理體系與企業(yè)信息化系統(tǒng)結合起來，保證其相輔相成，相互作用。這一階段可以從對管理體系進行宣傳并對員工進行相關的培訓、合理規(guī)劃資源、實施信息化管理體系等三個方面來實施。第三是對體系的評價，在這一過程階段主要是通過監(jiān)控管理體系的運行，評價體系的運行效果。主要包括對運行過程的檢測評價、對突發(fā)狀況的應對功能的評價等，然后將這些檢測評價的結果導入到下一階段進行改進。最后是體系的改進，這一過程主要是通過制定相關的改正措施，然后根據(jù)上述的評價結果，有針對性地對管理體系中的缺陷及漏洞進行改進，從而促進信息化管理體系達到最優(yōu)化。

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