如何加強企業信息管理制度建設

時間：2024-01-27 16:41:13 婷企業信息管理師我要投稿

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如何加強企業信息管理制度建設

　　企業的信息化管理制度的作用將會在企業的信息化發展過程中發揮越來越大的作用，只有完全、充分、合理地建立信息化管理制度的企業才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，才能創造更大的利潤與績效，充分挖掘數據信息，充分發揮數據的實用性，為企業的發展注入一針強心劑，實現合理有效的發展。那么如何加強企業信息管理制度的建設呢？以下是小編精心整理的如何加強企業信息管理制度建設，歡迎閱讀與收藏。

如何加強企業信息管理制度建設

　　如何加強企業信息管理制度建設

　　1、充分認識企業信息化制度的重要性。

　　認識到信息是創造附加值和財富的源泉，企業信息化雖然是要應用現代信息技術并貫穿其始終，但信息化的目的是使企業充分開發和有效利用信息資源，把握市場機會，做出正確決策，增進運行效率，最終提高企業的競爭力水平。企業信息化的目的決定了企業信息化是為管理服務的，所以企業信息化決不僅僅是一個技術問題，而是與企業的發展規劃、業務流程、組織結構、管理制度等密不可分的，是不斷地應用信息技術和信息資源持續地改進自己的業務流程和變革管理方式。另外，不僅僅是“一把手”的問題，還包括各個業務部門的領導及業務骨干，他們才是信息化真正的主力軍。

　　2、加強企業信息化管理。

　　(1)企業應首先確立企業信息化的總體戰略，堅持統籌規劃、業務為核、效益優先、協調發展、重點實施的原則。依照先內后外，“互動”、“交易”的順序，由內部運轉至外部協同;同時要建立相應的組織機構并賦予必要的職能權限，統一管理企業的信息化工作;

　　(2)不能將原來落后的手工管理流程直接拷貝成電子化的流程，必須站在全局的角度進行適度優化，按照先固化再優化的原則循序漸進地改進，一步到位的方式往往是不現實的;

　　(3)信息收集標準化。信息化是一項跨部門、跨行業的應用，但目前有關法律制度和信息化技術標準規范的制定滯后于信息化發展的需要。各自為政、互不相通，已經造成了大量的資源浪費。企業首先應盡量采用國際標準及行業標準，同時根據自己的特點編制相關的專業標準。

　　3、結合企業特點進行信息化建設。

　　如何將項目層面與企業層面有機地結合起來，強化企業管理，提高企業核心價值，積極應對WTO的挑戰是擺在廣大企業和軟件開發商面前的一大課題，資金投入不足成為信息化發展的主要制約因素。由于資金缺乏，信息化發展不平衡，一些地方管理部門設備條件較差，信息收集、處理、加工能力較低，甚至有些地方還處在手工操作階段。受各種客觀條件的限制，企業的信息化建設是一個逐步投入、因地制宜、分步發展的過程。因此，企業必須根據自身的能力、特點來決定采取何種發展策略，優先開發何種信息應用系統。如果需求明確、必須保證核心業務的秘密、自身具有強大的開發及維護實力，可以采用自主開發;如果需求明確、自身開發力量弱、可進行一般的維護，可采用合作開發;如果需求明確，但不具備開發維護實力，可采用外包方式。

　　4、提高企業從業人員素質。

　　企業從事生產經營管理活動，需要具備兩個基本條件:一是占有資金;二是擁有掌握專業技能從事管理和操作的人員。兩者之間，人的因素更為重要。人已是企業中最重要的資源，開發人的智力，提高勞動者的素質是企業人才管理的核心。信息管理的重點是，加強職工隊伍教育，重視計算機人才的發現、培養、引進以及關鍵技術的應用研究，特別是加強復合型人才的培養。隨時儲備企業應用信息技術以及日常經營活動中的經驗，將其轉化為企業的知識。充實有關專家知識庫，為建立本企業有特色的專家系統打下基礎。建立CIO(信息管理人員)負責制，由企業領導擔當CIO，直接決策、宣傳推動和組織實施，這對企業信息化建設至關重要。另外，要設計相應機制，為企業的IT人員提供一條有光明前景的升遷之路。

　　企業制度建設的重要性

　　企業想要規范管理、高效運作，離不開完善和可持續優化的制度建設機制，越來越多的企業，特別是一些具備行業競爭優勢、長期發展目標明確、運營規模龐大、管理流程復雜的企業，已經開始注意到制度建設工作必須與企業發展戰略同步，與外部競爭對企業的要求同步。在新思維下，企業制度建設工作不但需要超越企業自身管理水平的限制，而且還要突破來自傳統文化認知的桎梏。

　　第一、企業實現其發展戰略目標是一個艱巨和漫長的過程。這個過程伴隨著企業管理水平和運營狀況的不斷優化革新，是一個逐漸上升的循環，在循環優化過程中，制度建設工作最大限度避免偏離目標和規避風險。

　　第二、企業做強做大后體現出來的，是業務量日趨繁忙，管理流程逐漸復雜，在這種情況下，企業成員共同遵守管理規則和操作流程成為不可或缺的高效管理前提，制度建設正是通過對管理規則和操作流程的梳理和確定，從而為龐大的企業有機體的協同動作提供了保障。

　　第三、企業文化是吸引人才的重要元素，是企業可持續發展的強勁動力，制度建設工作的過程，也是提煉、凝聚和固化企業優秀文化的過程，它使企業在急速的發展和多變的競爭中，保持著高度協調的發展動力和應變能力。

　　現代企業制度建設

　　建立現代企業制度主要包括三個方面的工作：

　　一是建立現代產權制度

　　二是建立現代企業組織制度

　　三是建立現代企業管理制度。

　　現代產權制度包括個人獨資、合伙制和公司制三種形式，其中公司制又可分為有限責任公司、股份有限公司、上市公司三種產權形式。合伙制企業依賴于合伙人之間的關系是否融洽，一旦發生矛盾企業就易被解散。而公司制企業即使股東有矛盾，但其產權制度是有延續性的，股東所有權與公司法人財產權是分離的。所以，隨著社會主義市場經濟體制的進一步完善，公司制是未來民營企業產權制度建設的主要方向。當前民營企業中以家族企業居多，家族制的產權結構有其弊端，主要表現為融資渠道單一、企業發展缺乏后勁、決策缺乏制衡、內部管理任人唯親、經營方式粗放化、公司治理不夠科學等。民營企業家族產權對企業對創立者而言有重要意義，但建立現代產權制度，不僅有利于產權結構的多元化與合理化，也有利于改善治理績效，有利于長遠發展。民營企業吸收外來股權，主要有三種途徑：

　　一是經營者股權。經營者股權的分配方式可以是現股、期股或給予期權激勵。

　　二是科技骨干人員股權。

　　科技人員與股權掛勾采取以下三種形式：

　　一是技術作價入股；

　　二是技術轉化為企業產品，形成價值后再給股權，這是股權激勵機制；

　　三是員工股權，特別是對業務骨干分配股權。

　　員工股權賦予員工以責任感，有利于增強其工作積極性，可以參考經營者股權形式的酌情配發。民營企業應該在不影響正常經營前提下，擇機調整單一產權結構，形成吸納社會資本的制度基礎鼓勵非公有制企業適應吸收非家族成員進入董事會，鼓勵更多社會性人力資本進入企業決策和經營管理層，以達到“借腦”目的，提高企業經營決策的科學性和有效性。

　　民營企業的股權結構是否合理，關鍵在于家族股權與其他股權各自所占的比重。如何使股東之間避免利益爭奪，這是股權結構合理化的核心問題，應建立股東利益協調機制，處理好股權結構與股東利益兩者之間的關系。公司股東所有權必須與法人財產權相分離，公司法人財產權是公司統一財產，股東所有權不能超越其上。法人財產權不因股東個人股權的變更而改變。

　　建立現代企業組織制度，需處理好三個問題。

　　一是建立合理的組織結構，處理好公司總部集權與內部各單位分權之間的關系；

　　二是建立規范的法人治理結構。公司組織結構是要解決公司內部的分工協調問題，解決公司內部上下、左右的組織關系，建立橫向聯系與垂直指揮系統。公司法人治理結構的核心是地人財產治理的權利結構，解決好股東機構、董事機構和經理機構的組織關系（實際上是權力關系）；

　　三是處理好集團公司作為母公司與子公司的組織關系。母公司與子公司的關系是法人與法人之間的關系，既要處理好母—子公司體制的投資關系，又要處理好兩者之間的業務關系。

　　建立現代企業管理制度，需解決好四個問題。

　　一是建立戰略管理與業務管理相結合的管理制度。戰略管理要找準民營企業的定位和發展方向，必須落實在業務管理上，提升執行力。

　　二是處理好民營企業的主營與兼營關系，主營要強，兼營要盈利。主營要強，一定要有核心的產品和技術，這樣才能在市場上有發言權。兼營要盈利，要有利于企業現代流的優化，務必不增加財務負擔。必要時，兼營業務也可以成為新的主營業務。

　　三是要建立生產管理、科技研發管理、人力資源管理、營銷管理、財務在特定情況下綜合的系統的科學管理制度，這是民營企業管理走向科學化、規范化發展的方向。

　　四是加強以人為核心、以人為本的管理。要處理好制度建設與人本管理的關系，人員要能進能出。要著力提高員工的素質，建立好的制度，搞好企業文化與團隊管理。

　　制度管理制度，具體怎么規范呢？

　　第一步，制度分類

　　制度如果按集團、事業部、工廠的組織架構模式進行分類分級，初期可以滿足需要。但隨著公司戰略調整，業務擴張，組織架構一定會調整變動，依附在組織架構上的制度框架就發生了動搖，亂是必然會出現的。那應該怎么辦呢？解決方案是制度按照產、供、銷、人、法、財等業務領域進行分為20個左右的類別，這樣劃分的好處是以不變應萬變，應為業務領域不隨業務擴張發生變化。將來如增加新的業務領域，增加新制度領域就可以了，擴容性問題也解決了。制度分類搞好了，就需要解決制度分級。

　　第二步，制度分級

　　有的公司制度沒進行分級，一個部門有40多個制度，看不出層次和邏輯。更糟糕的是，制度，規章，辦法、細則、預案，手冊，各種名字都有，其他部門即使想了解你部門的制度，也會眼花繚亂，無所適從，望而卻步。要知道一個部門30個制度，乘以20個部門，就是600個制度，除了外部咨詢顧問，內部沒有員工有興趣看完。其實解決方案早就有了，質量體系將文件分為四級，一級是質量手冊，二級是操作程序或管理制度，三級是作業指導書、辦法、細則、規范、標準、預案，四級是表單。

　　我們只需要按質量體系文控文件，稍作簡化，不用那么多名字。一級為制度管理制度，二級為管理制度，三級為管理辦法。二級的管理制度重點規范管什么，體現管理原則與職責要求，明確主要業務流程，重點突出關鍵風險控制點。三級的管理辦法重點規范“怎么管”，以管理制度為依據，詳細描述步驟、要點，列出具體工作方法與工具。

　　第三步，確定制度歸口管理部門

　　在公司內區分出兩類不同的制度責任部門，一個是制度建設管理部門，可以是內控部或總裁辦等制度體系的主管部門。一個是制度責任部門，是各業務領域的制度責任部門。

　　制度建議管理部門負責全集團/全公司制度建設工作，組織梳理全集團/公司制度體系框架，協調確定各業務領域的制度責任部門。同時負責制定全集團/公司的年度制度建設計劃，審核制度責任部門的年度制度建設計劃，負責對制度質量、制度宣傳培訓、制度運行進行監督檢查，對檢查發現的問題，向制度責任部門提出要求，跟進直至閉環。

　　制度責任部門負責本業務領域的制度體系框架的建立工作，編制本業務領域的制度清單。負責外部標桿的最佳制度實踐研究，負責外部客戶、內部員工意見的收集。負責制度起草、組織討論、會簽發布、宣傳培訓等工作。負責根據業務調整或管理優化需要，更新制度清單、實施制度迭代或廢止。負責制定年度制度建設計劃并組織實施。

　　第四步，明確制度建設的基本原則

　　經過討論，我們設定的制度建設原則如下：

　　1 管理需要原則：當某項工作在公司內重復發生，需要跨部門共同完成時，應當設立制度。

　　2 符合性原則：制度要符合國家現行法律法規，符合公司核心價值觀。

　　3 系統性原則：制度建設要全局規劃，確保無管理盲點；制度之間邊界清晰，確保不重復；管理制度與管理辦法之間邏輯層次清晰，確保不沖突。制度中跨部門的工作應按照部門職責進行拆解，確保不重疊。

　　4 繁簡適當原則：管理制度簡明扼要，有明確的管理目的，緊扣核心職能，責任到部門，覆蓋關鍵風險控制點。盡量用短句，定義清晰規范，動詞、名詞、量詞具體準確。管理辦法盡量詳盡，用5W2H描述不同場景的不同管理措施，責任落實到具體崗位。達到新人能看懂、能照做的程度。

　　5 時效性原則：公司制度應根據外部政策、公司戰略、企業文化、組織架構、業務流程等重大變化及時更新迭代。

　　制度的宣導：

　　制度頒布一個月內，制度責任部門應組織宣傳與培訓。制度責任部門（或制度編寫部門）應確定培訓對象，制定培訓計劃，編寫培訓教案。培訓對象為制度適用范圍內的所有員工及工作相關員工。培訓教案包括制度要點、現實案例（正面或反面案例）、考試題庫（線上）。本業務領域相關工作員工、新員工、合規等年度強制培訓必須安排考試，考試成績90分及以上為合格，不合格補考，直至合格。考試情況通報其上級主管，并在人力資源部備案，作為員工晉升管理的參考信息。

　　制度學習的關鍵不是條文的了解，而是本部門各崗位的相關工作的調整與注意事項。在觀念上認可，在行動上執行，才是制度制定的初衷。

　　制度展示與查閱：制度管理部門需要在OA上用制度清單形式展示制度架構，按照業務領域、管理制度、管理辦法逐層展開，便于員工查找、閱讀和下載。各業務領域的管理制度、管理辦法原則上向全體員工開放，但對管理制度、管理辦法設立保密等級的，按文控權限查閱。

　　第五步，提出制度建設的要求

　　1、制度建設計劃：制度責任部門在年度工作計劃時，要做三年立、改、廢的制度滾動計劃，分解到季度，把制度工作納入日常工作，而非三年大修的突擊性工作。

　　2、制度編制與審核：制度質量由人的質量決定，一方面是編寫、修改、審核人員水平高低，另一方面是制度編寫工作小組的成員的多樣化，要有ABCD四類人員。A類人員了解具體業務場景人員，能提供一線工作的痛點與難點；B類人員對標桿企業比較了解，能提供行業最佳實踐；C類人員參與公司戰略制定，能對制度的修改方向提出指導；D類是與該制度相關的利益方代表，能作為藍軍提出不同角度的意見。總之，要把公司個體智慧的最高水平融合為群體智慧，盡量確保制度的先進性，能引導業務工作，而不是制度頒布之日就是落后之日。

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