電子郵件禮儀的知識

關(guān)于電子郵件禮儀的知識

　　網(wǎng)絡(luò)時代尤其是在外貿(mào)業(yè)務(wù)中，電子郵件成為與國外商業(yè)伙伴接茬的重要交流手段。在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他人節(jié)省時間。而節(jié)省他人時間的重點就是提供有價值的信心給需要的人。下面小編為大家整理了關(guān)于電子郵件禮儀的知識，希望能為你提供幫助：

　　電子郵件禮儀原則

　　原則一：網(wǎng)民也是人雖然互聯(lián)網(wǎng)的兩端是互不相識的兩個人，但是這并不代表對方就是虛無縹緲的。面對面不能說的話在郵件中也不能說，時刻保持對對方的尊重，你才會贏得別人對你的尊重。

　　原則二：看不見的職業(yè)形象通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息時，要保持公司和自己的職業(yè)形象，親切不輕浮、自信不驕傲，落落大方回答得體。

　　原則三：言行一致網(wǎng)上的道德和法律與現(xiàn)實生活是相同的，不要以為在網(wǎng)上交易，不是在和電腦交易，而是在和人交易，因此，不可以降低職業(yè)道德的.標(biāo)準(zhǔn)，必須要對自己的言行負(fù)責(zé)。

　　原則四：尊重他人的隱私尊重他人的隱私，在和顧客以及同事交流時，交談內(nèi)容不要涉及對方隱私，更不要去公開和傳播他人隱私。

　　原則五：寬容當(dāng)看到別人寫錯字，用錯詞，問一個低級問題或者電腦操作不當(dāng)時，請不要笑話人家，因為你不是天生就什么都會的。如有必要請你幫助他。

　　電子郵件禮儀重要性

　　電子商務(wù)活動中，電子郵件已經(jīng)成為重要的與客戶及同事溝通交流的手段。對于電子郵件使用者來說，每天大概都會花費30%的工作時間用來查收一些充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條等的電子郵件，與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。電子郵件、傳真和移動電話在給人們帶來方便的同時，超載的信息更造成了時間的浪費。這時候，電子郵件禮儀就可以幫助郵件撰寫者與閱讀者提高企業(yè)生產(chǎn)效率和競爭優(yōu)勢。現(xiàn)代電子商務(wù)交往過程中，大量時間的浪費主要就是由于電子郵件不夠明確和得體，主題是否明確、內(nèi)容詮釋是否得體是電子郵件的`關(guān)鍵。由于有些郵件寫的不夠清晰，閱讀者需要花費很長的時間破解其原意，或者在發(fā)后還有續(xù)郵件去詢問或澄清的。因此，掌握必要的電子郵件禮儀可以減少垃圾郵件的數(shù)量，促進(jìn)交流與協(xié)作，減少日益增長的、由于濫用媒介而引發(fā)的事情。對于郵件撰寫過程中一些最常見的禮儀問題，如果處理的當(dāng)，就可促進(jìn)成本節(jié)省。

　　電子郵件禮儀與注意事項

　　主題要明確

　　電子郵件的主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，便于收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。一般來講一封電子郵件只有一個主題。

　　禮貌的稱呼與問候

　　在電子郵件中，恰當(dāng)?shù)姆Q呼收件人，既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)。同時，開頭結(jié)尾的問候語也必不可少，“禮多不為過”。

　　簡明扼要的正文

　　電子郵件的正文要簡明扼要，行文通順;信息要闡述完整;要盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查;要合理的提示重要信息等。在信息社會里，任何人的時間都無比珍貴，對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。

　　提示附件查收

　　若電子郵件中帶有附件，應(yīng)在郵件正文里面提示收件人查看附件。附件名稱應(yīng)按有意義的名字命名，附件的數(shù)目不宜過多，較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。

　　及時回復(fù)重要郵件

　　在收到他人的重要電子郵件后，要即刻回復(fù)對方

　　不發(fā)送私密或機(jī)密郵件

　　電子網(wǎng)絡(luò)上是沒有秘密的，別人隨時可以查看出入的郵件。及時你選擇“永久刪除”，很多軟件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)仍然可以訪問硬盤上的'信息，所以不要發(fā)送一些跟公司機(jī)密有關(guān)的信件或者跟同事轉(zhuǎn)發(fā)笑話等與工作無關(guān)的郵件。

　　電子郵件不需要全部回復(fù)

　　一項用戶調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：用戶一般在寫電子郵件或制作會議邀請函時，往往會寫很多的收件人，有時甚至是整個工作組或者所有的同事，造成勞動力成本的提高。其實，只要對員工進(jìn)行培訓(xùn)，促使其更多的注意郵件的分發(fā)可以有助于排除10%的日常收件量，就能有效的提高生產(chǎn)率。在點擊“回復(fù)全部”按鈕前應(yīng)該三思而行，慎用群組發(fā)送。

　　正確的電子郵件禮儀方式能促進(jìn)成本節(jié)約和生產(chǎn)率提高，選擇好的企業(yè)郵箱提供商能更好的協(xié)助企業(yè)用戶，兩者皆不可少。

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