商務傳真禮儀知識

時間：2024-11-05 14:25:24 商務禮儀我要投稿

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商務傳真禮儀知識

　　在商務交往中，經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達到身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書信的聯絡方式，已難于滿足這一方面的要求。傳真的應用便解決了這一問題。

商務傳真禮儀知識

　　認識傳真

　　傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網絡上的傳真機，對外發送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯絡的方式。現在，在國內的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。

　　利用傳真通訊的主要優點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，它的清晰度難以確保。

　　使用傳真時的禮儀

　　商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語，發送文件、書信、資料時，更是要牢記這一條。

　　出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。

　　人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已，需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。

　　傳真使用時需要遵循的禮儀原則：

　　傳真的完整性：在發送傳真時，應檢查是否注明了本公司的名稱、發送人姓名、發送時間以及自己的聯絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應寫在傳真內容的上方，可以參考以下規范格式。

　　在發送傳真時即便已經給予了口頭說明，也應該在傳真上注明以上內容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。

　　傳真的清晰度：發送傳真時應盡量使用清晰的原件，避免發送后出現內容看不清楚的情況。

　　傳真內容的限制：傳真一般不適用于頁數較多的文件，成本較高，且占用傳真機時間過長也會影響其他工作人員的使用。

　　傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發送時間設定在下班后，這是非常不禮貌的行為。

　　傳真回復問題：如果傳真機設定在自動接受的狀態，發送方應盡快通過其他方式與收件人取得聯系，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業務的成敗，這樣的細節不可輕視。

　　商務傳真禮儀禁忌

　　發送傳真時要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號，我要發傳真。”或者沒有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的。”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達。

　　當時方不能準確說出要發送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務交往的時方，而失去合作的機會。

　　商務傳真禮儀技巧

　　當你要接收一份傳真時，商務對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務交往的伙伴，此時你可以問他：“請問是送到上次您安排送達的某某手中嗎?”這樣，商務對方就會更明確地交待給你，你就不會找不到送處或送錯人了。

　　當你在發送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找你，你可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能一會兒再聯系你嗎?”有些特珠的商務傳真是不可以讓他人看見的。同時，你在發送傳真給商務對方的時候，你也最好先問上一句：“請問您，現在方便接收傳真嗎?”也讓商務對方避免這方面的失誤。

　　當你正在發一份傳真時，由于某種原因，領導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時方說：“時不起，傳真機突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎?”如果你處理不好，會讓對方誤認為你并沒有誠意發傳真，或者認為你并不重視這個傳真，從而引起誤會。

　　商業傳真文件標準格式

　　FROM:貴公司名稱(注：如果用抬頭紙就不用寫公司的名稱了)

　　地址：

　　電話：

　　傳真

　　日期：

　　TO：對方公司名稱

　　地址：

　　電話：

　　傳真：

　　**先生/女士：