時間管理的方法和工具

時間管理的方法和工具

　　時間稍縱即逝，時間就是金錢，我們應該把握時間。真正懂得如何利用時間的高手，一定是懂得如何舍棄的人。下面是小編為您帶來的是時間管理的方法和工具相關內(nèi)容，希望對您有所幫助。

　　一、原則和注意點

　　時間管理的原則是：

　　1、積極主動。

　　2、通盤考慮。

　　3、按順序做事。首先考慮效果，然后才考慮效率。

　　4、提前準備，事先計劃。年、季、月、周都應該有計劃，再細分到天,時。

　　5、靈活執(zhí)行。

　　6、定時評估。

　　注意點：

　　1、首先安排固定項目

　　2、根據(jù)個人的生物鐘安排時間

　　3、把較大的任務分割成易于控制的小塊

　　4、充分利用零碎時間

　　5、為每件事情設定明確的起止時間

　　6、留出充分的休息和娛樂時間

　　7、留出機動時間，不要把所有的時間都填滿

　　二、任務的排序和分類

　　面對紛繁復雜的任務，如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要，從而對它們進行選擇和排序呢？按不同的標準，任務可以分為緊急任務和重要任務、維持任務和發(fā)展任務，在此基礎上，你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務，哪些是次要任務了。

　　緊急任務指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。

　　重要任務指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務的重要程度越高。

　　緊急任務和重要任務有四種不同的組合：

　　1、緊急并且重要的任務:這些任務應具有最高的優(yōu)先級，應該從現(xiàn)在就開始做。

　　2、重要但不緊急的任務:這些任務現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務要低。

　　3、緊急但不重要的任務:它們的優(yōu)先級不是最高的，但應該在你的時間表中占重要位置。

　　4、既不緊急又不重要的任務:你真的需要做這些事情嗎？

　　發(fā)展任務和維持任務與緊急任務和重要任務是兩種不同的分類。

　　發(fā)展任務指：如果成功完成此項任務，你現(xiàn)在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。

　　維持任務指：完成這些任務可維持你現(xiàn)在的情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。

　　更多時間管理技巧，盡在時間管理課程

　　三、解決問題的九個步驟 （和6W2H法配合做，效果更好）

　　步驟1 明確的目標、標準

　　步驟2 發(fā)現(xiàn)問題點

　　步驟3 分析問題點的產(chǎn)生原因

　　步驟4 確定要解決的課題

　　步驟5 擬訂對策

　　步驟6 做出行動計劃

　　步驟7 執(zhí)行行動計劃

　　步驟8 效果確認

　　步驟9 標準化

　　關于接受任務的幾個要點：

　　1、立刻回答“是”，迅速走向主管

　　2、記錄下主管交辦事項的重點

　　3、要理解命令的內(nèi)容和含義

　　注意點：不清楚的地方，詢問清楚為止；

　　盡量以具體化的方式，向主管確認命令的內(nèi)容；

　　要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問。

　　拓展：時間管理的方法介紹

　　1.分解任務

　　分解你不喜歡做的任務。

　　如果你討厭寫文章，卻需要完成一份學期論文，那么只在任務表上寫上“寫文章”這三個字絕不會激勵你完成這件事。反而是將這個任務分解成小的步驟才更容易完成，如“選題”-“找研究材料”-“作注釋”-“寫論點”。

　　2. 日程校對

　　如果你不相信自己要去辦的事情就會拖延!很多朋友都有制定計劃的習慣，但是不少朋友都會陷入一個誤區(qū)，完成了既定的計劃還會繼續(xù)工作。

　　你可能納悶，這不是更好的嗎?但是從作者的觀點出發(fā)，你其實是在破壞信任。開始工作前你說列表上完成的工作就算大功告成了，并以此來激勵自己，但當你完成的時候你卻選擇繼續(xù)工作，久而久之，你時間管理體系里的獎懲機制便會失效。

　　正確的做法是如果已經(jīng)完成既定計劃就立刻停下，去運動運動，或者陪家人簡單聊聊天，有了這種信任，你就會避免過度工作，也不會養(yǎng)成懶惰的壞習慣。

　　當然，如果你總是完成所有計劃后剩余大量時間也可能說明你制定計劃的能力不足，是時候適當?shù)慕o計劃清單加一點待辦事項。

　　3.使用咒語

　　簡單講就是相信雞湯的力量，還記得高考班級的橫幅嗎?

　　拼兩個春夏秋冬，博高考無怨無悔。

　　眉毛上的汗水和眉毛下的淚水你必須選擇一樣!

　　不想當將軍的士兵不是好士兵，不想考清華的學生不是好學生!

　　找一句或者幾句可以讓你熱血沸騰的話貼在床頭、辦公桌前，或者電腦桌面、手機壁紙。

　　4.摒棄拖延惡習

　　大多數(shù)人看電視都是因為舒適不費勁，并不是因為電視能給他們的生活帶來什么，壞習慣往往只會偷走時間，而沒有任何好處。

　　把那些占據(jù)你很多時間，但沒有什么價值的事情列一個表，然后盡力根除它們。這就需要我們從準確的記錄時間流逝開始，推薦大家嘗試艾力的34枚金幣時間管理法。

　　記錄一周后看看自己的時間都花費在哪里了。

　　5.計算你時間的附加值

　　當我們明白自己時間的流逝后，還可以“準確”地計算下每一項任務的價值?如果你給它賦予不同的價值，你就可以更準確地來評估什么重要什么不重要。

　　如果你每月掙五千美元，按貢獻量給每個任務計算下附加值，將每日郵件這樣的任務，即使占據(jù)了你時間的20%到30%也可能只值幾百美元。

　　再比如很多自媒體的大咖，排版以及多平臺發(fā)布的工作他們都會讓助理去處理。舍棄那些低附加值的任務便可以最大可能的提高我們的工作效率。

　　6.外包

　　放棄那些可做可不做的事情，很多朋友第一時間想到的就是外包。

　　但是要注意的是外包并不是萬能的，它需要組織計劃，除非你悟性很高，否則外包的費用比你自己做還要貴，對于那些盈利不多的個人項目外包并不是最佳的選擇。

　　7.整齊vs有條理

　　整齊和有條理還是有一些差別的，當你的書桌非常雜亂的時候，你可以讓它變得干凈整潔，但不一定有條理。

　　損友今天還跟我吐槽每天生活在找鑰匙和找飯卡的日子里，印象中每個學期她都要丟一次飯卡。

　　解決的方法也很簡單，找一個固定的地方，放在指定的位置。比如我的書包，鑰匙永遠放在第二層的左側小兜里，公交卡放在右側小兜里。

　　8.日常運動

　　經(jīng)常有人和我說時間是能管理的，能管理的是精力、是自己、是××。以前并不是很認可，但看完這本書，我開始有所動搖。

　　在忙碌的生活中，運動是絕大多數(shù)人首先放棄的事情。

　　有限的是精力，不是時間!就算你工作十六個小時，如果你還有精力完全可以繼續(xù)工作，有的人工作一天下班后還能打游戲，健身房跑上1小時，而有的人，工作一天只想回家倒頭就睡。

　　這就是精力的差異，但是，我們要知道，疲憊時用兩個小時完成的任務，清醒時用四十分鐘便能完成。延長工作時間可謂是最差的時間管理方法，提高效率，提高精力才是最終的目標。而運動就是我們可以選擇的途徑之一。

　　9.讓你的時間頭重腳輕

　　就是經(jīng)常分享的三只青蛙。

　　“三只青蛙”指的是我們每天(周、月、年)最重要的三件事。來自美國作家博恩·凱西的時間管理著作《吃掉那只青蛙》當中。

　　利用帕累托定律(二八原則)，用每天80%的精力去集中解決這三只青蛙。

　　10.六步走

　　每天在一張紙上寫上1-6，然后寫下第一天第一重要的，第二重要的，直到第六重要的事情，從第一件事情開始做，就算一整天都在做第一個任務也沒有一個辦法能比這個辦法更有效率。

　　其實，就是大家熟知的ABCDE工作法。按照重要性原則給每日待辦任務排個序，從最重要的事情開始做起。

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