文秘需要具備的能力

時間：2024-05-06 22:15:11 維澤辦公文秘我要投稿

相關推薦

文秘需要具備的能力

　　秘書人員的專業能力，主要是指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。有些特殊的秘書還需要掌握另外的技能。下面由小編為大家整理一下：

　　(一)較高的文字水平

　　秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內內容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。

　　(二)較強的組織能力

　　現代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。

　　(三)準確的判斷能力

　　皮貝克(美國人才代征聘專家)說：“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”為了實現領導的指示，商務秘書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務秘書必須從各個角度對問題進行思考和分析，盡快地作出判斷，準確無誤地應付，或者當機立斷地去做，不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過：“如果你已經有了95%的資料，但想再取得其余的5%，卻還得花費六個月。到了那時，市場行情已經變了，你的資料也過時了。生活的全部要點就是：選擇時機。”可見在如今的“商戰”中，商務秘書成熟敏捷的判斷力更為重要。

　　(四)敏捷的應變能力

　　秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要秘書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，秘書是上司的代表和發言人，這要求秘書默契地配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關系。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力并能在短時間內做出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。

　　(五)廣泛的社交能力

　　當前，社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯系事務，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

　　(六)掌握外語的能力

　　隨著市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求商務秘書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業，也要求商務秘書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會話、寫作的能力。

　　(七)計算機操作能力

　　美國在線公司總裁史蒂夫，凱斯說：“當多數人上網時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務秘書需要閱讀、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享，快捷地了解世界經濟發展的現狀，節約人力和時間。隨著電子商務的興起和發展，不斷提高計算機操作能力對商務秘書而言是大勢所趨。

　　(八)創新能力

　　創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務秘書的創新能力，是指創造性地貫徹領導意圖，為領導工作提供最佳服務的能力。商務秘書參謀作用發揮如何，在很大程度上取決于其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾說：“嶄新的思想是為公司也為自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識，沒有創新的思維，沒有創新的膽略，是不可能為領導決策提供有價值的參謀建議的。

　　(九)運用WTO規則的能力

　　WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的游戲規則體系，是一種崇尚公平、開放、規范競爭的規則網絡。中國加入WTO后，如何適應新的游戲規則下的競爭，并運用這些規則參與競爭，是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地說：“入世后我們最大的風險不是開放，而是不熟悉規則”。作為商務秘書，應清晰地了解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰，甚至游刃有余地運用規則。在盡可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。

　　秘書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結構，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。

　　文秘需要具備的能力

　　首先，文秘需要具備良好的溝通能力。無論是口頭還是書面溝通，都需要能夠準確地表達自己的意思，同時能夠傾聽和理解別人的意見。此外，文秘還需要注意語言的準確性和語法正確性，以確保溝通效果。

　　其次，文秘需要具備優秀的組織能力。你需要能夠合理地安排時間和任務的優先級，有效地管理系統和工作流程，以確保工作能夠順利進行。此外，文秘還需要具備計劃和協調能力，能夠應對突發事件和緊急情況。

　　第三，文秘需要具備扎實的工作技能。這包括但不限于文檔處理、數據分析和匯報、商務禮儀和會務管理等方面的技能。文秘還需要熟悉辦公自動化工具，如Excel、PowerPoint等，以提高工作效率。

　　最后，文秘需要具備團隊協作能力。你需要能夠與不同部門和級別的人進行合作，積極協調和溝通，以確保工作能夠按時完成。此外，文秘還需要具備耐心、細心、責任心等品質，以幫助團隊取得更好的業績。

　　總之，作為文秘需要具備良好的溝通能力、組織能力、工作技能和團隊協作能力。通過不斷學習和提高自己的能力，文秘能夠更好地服務于企業，推動企業的發展。

　　文秘需要具備的能力

　　文秘需要具備的能力主要包括以下幾個方面：

　　1. 較高的文字水平：

　　秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。

　　2. 組織能力：

　　秘書人員需要具備良好的組織能力，能夠有效地安排和處理各項工作，確保工作的順利進行。

　　3. 判斷能力：

　　秘書人員需要具備良好的判斷能力，能夠在復雜的情況下做出正確的決策。

　　4. 應變能力：

　　秘書人員需要具備良好的應變能力，能夠應對各種突發情況，保證工作的正常進行。

　　5. 社交能力：

　　秘書人員需要具備良好的社交能力，能夠與人有效溝通，處理好人際關系。

　　6. 特殊技能：

　　有些特殊的秘書還需要掌握其他的技能，如英語口語、計算機操作等。

　　總的來說，文秘需要具備的專業能力主要包括語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力、社交能力等。

　　文秘需要具備的能力因公司而異，但通常包括以下方面：

　　語言文字應用能力：

　　秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。

　　組織能力：

　　秘書人員需要在工作中處理大量的信息和文件，因此需要具備良好的組織能力。

　　判斷能力：

　　秘書人員需要在工作中做出各種決策，因此需要具備較強的判斷能力。

　　應變能力：

　　秘書人員需要在工作中應對各種突發情況，因此需要具備較強的應變能力。

　　社交能力：

　　秘書人員需要與各種人打交道，因此需要具備良好的社交能力。

　　文秘需要具備的職業能力

　　一、要具備良好的職業道德素質

　　文秘工作主要是通過文字寫作來對人、對事物的描述和表達，也代表一個集體所反映工作、生活和學習，必須客觀公正地去反映和宣傳，這樣才能取得良好的社會效益。相反，如果文秘工作者在職業道德或是思想意識上出現偏差，那將脫離實際、脫離客觀與公正，所反映或表達的東西也將隨著自己的意志而轉移，就會違背事實、違背規律，就會誤導讀者，嚴重的還將影響單位的聲譽和形象，甚至造成不良后果。所以不但要有才，而且要有德，德才兼備才是最出色的。

　　二、要具備勤奮好學的進取意識

　　人們都知道，作為單位的文秘工作，他將集中反映和宣傳本單位所從事工作的好經驗、好做法和先進典型事跡，具體說是總結和宣傳，這項工作不能一成不變，要經常挖掘新內容、新事物，這樣才更具吸引力。所以，本人認為這就需要常學常新，必須具備勤奮好學的進取意識，就是要嘴勤、手勤、腳勤、腦勤、心靜。

　　一是要嘴勤。俗話說，三個臭皮匠賽過諸葛亮。充分說明多一個頭腦多一個智慧。不但要多向單位領導匯報、請示，取得領導的同意和指點，而且多向有經驗的同事或者同行請教，不管對不對都要多問、多交流，虛心學習、取長補短，這樣才能豐富知識、增長才干、積累經驗。

　　二是要手勤。就是要多練多寫，百煉成鋼。做什么都不可能生來就會，要經過磨練、經過實踐、反復操練，時間長了自然就熟練。

　　三要腳勤。要多走出去，深入實踐、調查探索，通過深入實際，第一時間收集掌握到更多更具體更符合實際的新鮮事物，并第一時間反映出來，以稀為奇，人家沒有的東西你有，這就是奇，這就能吸引人們的眼球。

　　四要腦勤。有人認為，文秘工作是務虛的工作，是憑空想象出來的，可以照搬照套。其實，它是務虛與務實相結合的結果。文秘工作不但要有實際經驗，而且要有豐富的想象空間，利用思維空間，發揮思維想象最大化，通過動腦，把想象出來的東西正確地運用到實際工作中，就會出現不一般的效果。同時，可以通過適度夸張、藝術加工，使作品更具特色。

　　五要心靜。文秘工作是項細微的工作，必須靜心靜意，用心思考、用心體會、用心感受，這樣才能寫出情感、寫出風格。

　　三、要具備較強的綜合素質

　　文秘工作必須要有良好的綜合素質，才能勝任這個職位，才能更好的為單位服務、為單位出謀劃策。

　　一是要有良好的口才表達能力。不單是能說會道，重要的是要講究語言藝術，注意分寸。

　　二是要有良好的公文寫作功底。作為文秘工作者，必須熟練各類公文的寫作，這是必須具備的。一個組詞、一個字眼、甚至一個標點符號都可改變整個文章。所以，寫文章不但要有強烈的感染力、震撼力，還要有實際的意義，使人入心入腦。

　　三是要有良好的外部形象。文秘工作者并非專門抄抄寫寫，還將經常代表單位出入一些場合，所以穿著、談吐舉止都要講究。

　　四是要有良好的應變能力。不僅要有膽識，而且還要學會察言觀色。

　　五是要具備良好的服務能力。要精通日常公務接待和事務處理，服務好領導，接待好來賓，事事恰到好處。

　　六是要有多方面的特長。特別要具備攝影、書畫、駕駛等方面的特長，才能為自身工作提供方便。

　　七是要有良好的身體素質。文秘工作至關重要，必須具備良好的身體素質。

　　八是要有善于觀察的能力。一方面要善于觀察掌握時事動態，了解新的政策法規。另一方面要善于觀察和發現周邊的各種新鮮事物，尋找有特色、有亮點的題材。

　　四、要講究原則性和責任心