辦公文秘：會議流程

時間：2024-06-17 09:15:08 辦公文秘我要投稿

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辦公文秘：會議流程

　　組織日常工作會議也是辦公文秘日常工作之一，日常工作會議是一門很嚴謹?shù)膶憜枺魏我徊怀霈F(xiàn)問題，都會導(dǎo)致會議的進程。

辦公文秘：會議流程

　　日常工作會議主要流程：

　　會后工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳情請閱讀本文。

　　1.會議文件資料的立卷歸檔

　　1)會議文件的收集整理工作

　　(1)確定會議文件的收集范圍。

　　(2)選擇收集會議文件的渠道。

　　(3)運用收集文件的不同方法。

　　2)會議文件的立卷歸檔

　　把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報告和講話、會議記錄或紀要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。

　　2.會議經(jīng)費結(jié)算工作

　　(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)。

　　①應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中詳細注明收費的標準和方法。

　　②應(yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

　　③如用信用卡收費，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。

　　④開具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

　　(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)掌握付款的方法和時間。

　　3.安排與會人員返程

　　案例

　　天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負責(zé)安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

　　分析

　　會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

　　1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

　　(1)應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

　　(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

　　(3)一般情況下，要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機、火車、汽車、輪船票。

　　(4)屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。

　　2.幫助與會者提前做好返程準備

　　(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。

　　(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。