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  • 商務電子郵件怎么寫

    時間:2024-11-03 19:34:50 辦公文秘 我要投稿
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    商務電子郵件怎么寫

      在網絡時代,電子郵件作為職場人常用的溝通方式,提供著便捷和高速的服務。職場人每天要面對大量需要接收和發送的電子郵件,能簡單明確傳達信息的郵件當然能為提高工作效率做出貢獻。不過,想做到這點,得先學習郵件的寫作禮儀。想寫好電子郵件,一定要先明確寫郵件的目的。

    商務電子郵件怎么寫

      通常商務電子郵件的寫作目的有四點,也就是:1、需要對方做什么。2、需要說明什么。3、是否附帶文件。4、陳述觀點和分享心得。目的明了后,思路才會清晰。

      那么,一份好的電子郵件具體要怎么寫?

      一、標題

      1、標題空白是寫商務電子郵件的大忌,不僅失禮還容易讓郵件被忽略掉。寫郵件的第一步,就要確定標題。

      2、完美的郵件標題應是簡短明了有內容的,意思要同郵件主旨大意相同,讓收件人能夠一望可知。

      3、標題中盡量注明郵件來源,讓收件人可以大致判斷郵件的目的性。

      4、如果是緊急郵件,為了引人注意可以適當注明“緊急”的字樣。

      5、標題切不可出現錯字或語句不通的情況。

      二、稱呼和問候語

      1、電子郵件和傳統信件的寫作是相同的,郵件的開頭也要對收件人加以稱呼,但要拿捏好稱呼的尺度。如果對方有明確的職務,那么應該按照職務尊稱對方,如果職位不夠明確,可以用某先生,某小姐代稱,稱呼的格式是要寫在第一行定格的位置寫。

      2、開頭和結尾處的問候語也不能忽略。“你好”或“您好”都是常見開頭問候語,這時,通常寫在稱呼的下一行空兩格處。也可以使用“Hi”,并連同稱呼一同寫在第一行定格的位置。結尾處的問候常見的有“此致敬禮”、“祝工作順利!”等,格式和常規信件相同。

      三、正文

      1、要先表明身份。如果是熟人間的信件可以忽略此步驟,但是若對方與你不熟悉那么應該先說明自己的身份,也就是姓名以及所屬的部門或公司。這不僅是對收件人的尊重,還能讓他順利理解你來信的本意。此外,如果是工作郵箱,最好是能夠設置簽名檔。

      2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈現,復雜的事情看起來也會更加有條理。郵件的撰寫應遵循由上而下的重點,就是說,重點問題要在第一段中體現。每段盡量簡短,幾個字說清的事情絕不用一句話來代替。慎用生僻字、異體字。

      3、如有附件可以在正文中做提醒,文字寫在正文結束后的位置,例如“××文件在附件中,請查收”之類,如有必要允許把文字做標紅處理。

      4、注意正文的語氣,要比口語對話稍微正式一點,商務電子郵件中“謝謝”,“請”等字樣不能缺少。郵件中不可出現代表語氣的“小符號”,“小表情”,這在商務郵件中顯得不夠嚴肅。

      5、郵件正文寫好后要仔細確認,最好一次性把全部內容說清,盡量避免再發郵件進行補充。

      四、收件人和抄送人

      收件人的位置要填的是你主要發送的人的地址,一個或多個都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相關人,比如領導,也可以不填。兩者實際上沒有功能上的大的區別,但是還是有所指的,主要是收信人的主次區分。

      請示性的郵件一般只有一個收件人,其他需要知曉的人應當采用抄送形式。不相關的人一定不可隨意抄送,抄送范圍得當,有助于事件的推進,否則會造成不必要的人力、物力的浪費。

      五、回復郵件

      如果是回復別人的郵件,郵件的標題要采用對方標題的主旨回復,有助于整個溝通進行的順暢和清晰。

      電子郵件的禮儀是傳統信件禮儀的一種延伸,但性質又不完全等同于傳統信件。商務電子郵件作為工作社交的一種存在形式,是職場人要經常接觸和使用的,學會掌握其中的技巧和禮儀,是樹立職場形象的一種方法,同時也能避免很多不必要的沖突和麻煩。

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