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  • 行政助理職業(yè)前景

    時間:2024-05-19 22:04:15 辦公文秘 我要投稿
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    行政助理職業(yè)前景

      行政助理在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工,通過安排主管日程、填寫計劃列表、處理信息需求、制作數(shù)據(jù)報告、安排會談會議、接待客戶來訪、維護記錄管理,完成文件歸檔等各項工作,從多方面綜合性地完成高質(zhì)量的行政管理工作。

    行政助理職業(yè)前景

      盡管工作相對繁瑣,但其較低的門檻無疑是想從事行政管理工作的求職者的普遍選擇,他們通過在此崗位上的鍛煉培養(yǎng),有望在了解企業(yè)運營流程、積累豐富工作經(jīng)驗、建立相應(yīng)人脈網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上,獲得更為廣闊的發(fā)展空間。

      職責

      不同行業(yè)的行政助理有不同的職責,工業(yè)企業(yè)的行政助理的主要職責是:

      1、負責員工的考勤,于次月第一個工作日提供考勤報表并存檔;

      2、負責員工檔案管理,包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立;[1]

      3、對一般文件的起草和行政人事文件的管理;

      4、依據(jù)人力資源要求計劃,組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息、協(xié)助招聘工作;

      5、處理人事日常管理工作,負責請假、招聘、錄用、保險、合同等人事手續(xù)的辦理;

      6、及時辦理相關(guān)證件的注冊、登記、變更、年檢等手續(xù);協(xié)助做好公司人力工作的管理、培訓(xùn)與指導(dǎo);

      7、組織公司各種活動的策劃;

      8、負責辦公用品采購計劃制定及物品領(lǐng)取管理。

      能力要求

      行政助理必須能夠熟練地準備統(tǒng)計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術(shù)、MS Word、Excel和PowerPoint,以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的經(jīng)驗。

      分析性思維很重要,因為他們經(jīng)常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷,并且要對公司的發(fā)展和表現(xiàn)進行逐步地監(jiān)控。

      行政助理們需要有非常好的組織能力,傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中,熟悉如何進行控制。

      教育要求

      初級職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。

      很多職業(yè)技術(shù)機構(gòu)和社區(qū)學(xué)院都提供一到二年的能對申請人有利的辦公管理課程。

      公司可能提供現(xiàn)場培訓(xùn),尤其針對那些醫(yī)學(xué)或法學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)職位。

      職業(yè)前景

      該職業(yè)的就業(yè)前景預(yù)計會以中等增長速度持續(xù)增長過2012年。

      1、協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)管理;

      2、參與公司績效管理、考勤等工作;

      3、參與公司行政、采購事務(wù)管理.

      具體工作

      在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工,例如負責訂機(車)票,聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜,聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù),食堂餐飲服務(wù)管理,與外部物業(yè)管理聯(lián)絡(luò)督促其更好的服務(wù)于公司,聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動例如集體外出旅游、受訓(xùn)、公司運動會、年會和晚會等。還包括管理和組織辦公室文具供應(yīng),辦公設(shè)施的管理等。

      行政助理具體工作如下:

      1、記載員工出勤情況;

      2、記載工作時間和加班時間;

      3、考核計算扣加工資和加班工資等;

      4、處理和維護主管日程,準備和完成各類文件報表;

      5、閱讀和分析各類信息,制定工作計劃,做好時間分配;

      6、協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度,執(zhí)行日常行政工作;

      7、傳達通知、分發(fā)文件;

      8、安排公司各種會務(wù)和組織員工各種活動;

      9、接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會談;

      10、對公司各種文件和檔案進行整理、歸檔;

      11、履行辦公日常職責,如辦公用品采買、管理和分發(fā),維護記錄管理系統(tǒng)和執(zhí)行基本的簿記工作等;

      12、辦理行政事務(wù)和手續(xù),比如填報報表、公司年檢、復(fù)印打印等;

      13、負責平時員工福利的采購工作,比如日常的水果、中秋的月餅、公司年貨、生日禮品、節(jié)日禮品,等等。

      注意事項

      第一、身為行政人員,衣著是很重要的,因為你負責執(zhí)行公司管理層的管理精神,一個正面的,健康的,積極的形象是很重要的,起碼你要讓人看起來覺得你穩(wěn)重、大方、可以信任。

      第二、反應(yīng)靈敏,一個行政人員,絕不能呆板,當你睜著茫然的大眼睛看著招聘人員的時候,你就直接回家等消息吧。一個成功的行政人員一定是聰明與才智兼?zhèn)涞摹?/p>

      第三、脫穎而出的能力,在一堆人里面,也許你不是條件最好的,但你得有脫穎而出的本領(lǐng),注意一些細節(jié),比如說,制造一個話題,占主導(dǎo)地位,你的口才,你的分析能力,都是面試官會觀察的內(nèi)容。

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