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  • 辦公室文員的工作內容

    時間:2024-07-20 01:05:05 辦公文秘 我要投稿

    辦公室文員的工作內容

      秘書是掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。下面是小編收集的辦公室文員的工作內容,希望大家認真閱讀!

    辦公室文員的工作內容

      辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發)工作職責:

      1.接聽、轉接電話;接待來訪人員。

      2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。

      3.負責總經理辦公室的清潔衛生。

      4.做好會議紀要。

      5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

      6.負責傳真件的收發工作。

      7.負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。

      8.做好公司宣傳專欄的組稿。

      9.按照公司印信管理規定,保管使用公章,并對其負責。

      10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記,并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

      11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。

      12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。

      13.社會保險的投保、申領。

      14.統計每月考勤并交財務做帳,留底。

      15.管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

      16.接受其他臨時工作.

      行政文員

      1、應具備的條件和要求

      一、學歷:中專以上文化程度;

      二、工作經驗:有文件管理工作經驗;

      三、應具備的知識:

      1、文秘知識;

      2、文件管理知識;

      3、會做賬表;

      四、具有強烈的責任心與團隊意識;

      2、工作內容及方法簡述

      一、負責公司各類文件及外來文件的收集、發放、存檔、借閱工作;

      二、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要;

      三、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作,做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統計工作,實行集中統一管理;

      四、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統計;

      五、負責檔案的借閱、復制和利用,根據需要,編制必要的檢索工具和參考資料,注意信息反饋,為公司各部門的檔案查閱提供方便,認真做好使用記錄;

      六、及時收集各類檔案,做好平時的立卷工作,并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作;

      七、負責歸檔文件的驗收、鑒定,做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便;

      八、負責定期清查檔案,及時催討借出的檔案,做到賬物相符;

      九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄,落實防盜、防火、防塵等安全措施,對損壞或變質的檔案,及時進行修補和復制;

      十、完成部門經理臨時交辦的相關任務。

      3、責任

      一、對文件數據的準確性負責;

      二、對所保管的文件安全保密負責;對工作程序的執行效果負責。

      4、權利

      有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件……

      行政前臺文員

      1、接待工作:訪客進入接待廳,應抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,并請訪客入坐,請示后引入相關區域,在一分鐘內端上茶水,并負責加水、更新煙缸;

      2、衛生清潔工作:煙缸不得超過五個煙蒂,訪客離去后,三分鐘內清洗好煙缸、茶杯;

      3、總機服務工作:鈴響三聲內必須接聽,“您好,‘XX公司‘。”;若自動轉撥,三分鐘內必須轉為人工;來電找“總經理”,判定是廣告類,不應直接轉入,應問清何事后轉接相關部門;

      4、傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員;

      5、負責收發管理報紙、信函;

      6、安全工作:下班前檢查復印機關機,關閉所有電源,負責關好門窗;

      7、接受行政助理安排的其它工作。

      人事文員

      工作就是協助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。

      另:

      1、人事管理工作:招聘、辭退手續,人員培訓等。

      2、人事事務處理,員工檔案編檔與管理有序化。

      3、辦公室工作:文檔打印、收發傳真,日常考勤。

      拓展:后勤文員的工作內容

      1、負責行政后勤、保衛工作管理制度擬訂、檢查、監督、控制和執行;

      2、負責組織編制年、季度行政后勤、保衛工作計劃。本著合理節約的原則,編制年、季、月度后勤用款計劃,搞好行政后勤結算工作,并組織有計劃的實施和檢查;

      3、負責做好單位經營用水、電管理工作。認真抓好水、電的計量基礎管理工作,定期檢查和維修計量器具,抓好電器設備和線路的保養維修工作,加強用水、電費用核算,及時交納水、電費;

      4、負責職工食堂的正常運轉,對食堂費用做出合理控制。不斷提升菜品質量,定期詢問單位員工對就餐質與量的要求,持續改進;

      5、負責員工就餐的衛生管理工作。嚴抓食堂衛生管理,以確保員工就餐的安全;

      6、負責單位內部治安管理工作。維護內部治安秩序,搞好治安綜合治理,預防犯罪和治安災害事故的發生,保護單位財產的安全,確保各部門工作的順利進行;

      7、負責建立和完善安全責任制。建立以防火、防盜、防災害事故為主要內容的安全保衛責任制,做到組織落實、制度落實和責任落實;

      8、嚴格門衛登記制度。一切進出單位的物資,嚴格門衛檢查、驗證,物證相符方能進出,凡無證或證物不符門衛有權扣留,并報相關部門查處;

      9、建立和完善后勤崗位責任制,加大考核力度,提高服務質量提高;

      10、按時完成領導交辦的其他工作任務。

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