文秘基礎知識常見問答

時間：2024-05-04 21:08:11 辦公文秘我要投稿

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文秘基礎知識常見問答

　　秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術工作原則：在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。下面是小編整理的文秘基礎知識常見問答，希望大家認真閱讀!

文秘基礎知識常見問答

　　1、什么是秘書?

　　答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

　　2、秘書部門的職能性和工作特點?

　　答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機要性。

　　3、秘書工作的主要內容?(風險題)

　　答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會務。(4)調查研究。

　　(5)查辦、催辦。(6)根據領導意圖協議本單位的有關工作。(7)安排禮儀活動。(8)處理來信來訪。(9)組織機要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

　　4、秘書工作的作用：

　　答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協調作用。

　　(5)耳目作用。

　　5、秘書工作的指導思想：

　　答：一是為直接領導服務;二是為與本系統有關的部門及其成員服務;三是為廣大人民群眾服務。

　　6、秘書工作的原則：

　　答：(1)準確。(2)迅速。(3)求實。(4)保密。

　　7、秘書工作者的政治素質：

　　答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強的法律意識和政策觀念。

　　(3)具有全心全意為人民服務的思想。(4)嚴于律己，遵守紀律。

　　8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

　　答：(1)基礎知識。(2)社會知識。(3)專業知識。(4)業務知識。

　　(5)輔助知識。

　　9、秘書人員應具備的能力：

　　答：(1)調查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達能力。

　　(4)口頭表達能力。(5)組織協調能力。(6)辦事能力。(7)管理事務的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現代辦公設備的能力。

　　10、信息的作用?

　　答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創造條件。③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

　　11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則?

　　① 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

　　12、值班記錄電話記錄應包括五個要素?

　　答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

　　13、值班日記四要素：

　　答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

　　14、打電話的一般程序是什么?

　　答：(1)打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。(3)向下級打的電話比

　　較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

　　15、回電話接電話的一般程序是什么?

　　答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

　　(2)問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。 (3)所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

　　(4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、電話記錄有哪五個部分?

　　答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內容;四是處理意見和領導批示;五是接電話記錄人。

　　17、什么是文書?

　　答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

　　18、什么是文件?

　　答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

　　19、什么是會簽?

　　答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

　　20、什么是傳達范圍?

　　答：指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

　　22、密級一般劃分為哪幾級

　　答：一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，

　　23、會議報到有哪幾種方式?

　　答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到;②委托他人代為報到;③電話報到。

　　24、內賓接待工作原則是什么?

　　答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節省時間，努力提高辦事效率。

　　25、握手的技巧是什么?

　　答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好;反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去;如果他無意握手，就不要勉強。

　　26、為別人作介紹時應注意哪幾方面?

　　答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人;如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人;如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的;如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

　　27、聽講時應注意的幾個問題?

　　答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說?”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談?”

　　28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點?

　　①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感;②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感;③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感;④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭;此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂;⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

　　29、接電話時的注意事項?

　　答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等;拿起耳機之后，應當立即說“您好!”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以

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