辦公室文秘知識試題與答案

2025辦公室文秘知識試題與答案

　　在學習和工作的日常里，我們都離不開試題，試題是命題者根據一定的考核需要編寫出來的。一份好的試題都是什么樣子的呢？以下是小編收集整理的2025辦公室文秘知識試題與答案，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　辦公室文秘知識試題與答案 1

　　一、填空題

　　1. 公文是行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的________。(公務文書)

　　2、公文的法定作者是_________。(合法的制發機關)

　　3、國家行政機關的公文種類，按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，分為 種(13)，即主要有：命令(令)、議案、決定、意見、公告、通告、 。(通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要)

　　4、公文一般由 三部分組成。(文頭、正文、文尾)

　　5、公文的秘密等級依次分為______、_______、________三種。(“秘密”、“機密”、“絕密”)

　　6、公文按照緊急程度分為________、_________。(“急件”、“特急件“)

　　7、公文運用語言應當做到準確，______，莊重，得體。 (嚴肅)

　　8.對重要事項或者重大行動作出安排，用______. (決定)

　　9.公文辦理分為收文和______。(發文)

　　10.______就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。(公文辦理程序)

　　二、選擇題

　　1破產財產優先撥付破產費用后，處于第一清償順序的是(　　)。

　　A.抵押債權B.破產企業所欠稅款C.所欠職工工資和勞動保險費用D.破產債權

　　參考答案：C

　　2(　　)不僅是秘書的職業操守，同時也是辦公室日常工作的重要內容。

　　A.安排活動B.文書收發C.保守秘密D.值班工作

　　參考答案：C

　　3公文最常用的表達方式是(　　)。

　　A.說明、敘述、描寫

　　B.議論、說明、描寫

　　C.敘述、議論、說明

　　D.說明、議論、抒情

　　參考答案：C

　　4關于計算機硬盤，下列敘述中錯誤的是(　　)。

　　A.在工作時不可以搬運硬盤

　　B.硬盤正在讀寫文件時不能關閉電源

　　C.為了防止病毒的入侵，可以經常將硬盤格式化

　　D.定期進行硬盤整理，可以提高硬盤的讀寫速度

　　參考答案：C

　　5紅色反線的作用在于把(　　)與主體部分隔開。

　　A.眉首B.發文機關標識C.發文字號D.版記

　　參考答案：A

　　6秘書在預訂內部會議室時，經常疏忽的環節是(　　)。

　　A.確認所需會議室的`類型

　　B.申請使用會議室

　　C.確認會議室已預留，并明確使用時間

　　D.預先調試會議室的設備

　　參考答案：C

　　7收到來函，秘書應先(　　)。

　　A.登記B.分送C.簽收D.拆封

　　參考答案：C

　　8社會保險體系中最重要的險種是(　　)。

　　A.養老保險B.失業保險C.工傷保險D.生育保險

　　參考答案：A

　　9有限責任公司的注冊資本不得低于(　　)，法律另有規定的除外。

　　A.3萬元B.5萬元C.10萬元D.30萬元

　　參考答案：A

　　10接聽電話時，秘書最好具有(　　)，給對方留下受到重視的印象。

　　A.記錄能力B.敘述能力C.聽辨能力D.傳達能力

　　參考答案：C

　　辦公室文秘知識試題與答案 2

　　1、[單選題](　　)對公文的文稿內容和行政效力負責。

　　A.擬文者

　　B.簽發人

　　C.承印部門

　　D.文秘部門

　　參考答案：B

　　2、[單選題]速記是一種采集信息、爭取時間、講求速度、(　　)的快速書寫技術。

　　A.如實記錄

　　B.完整無缺

　　C.提高效率

　　D.簡捷

　　參考答案：C

　　3、[不定項選擇題]統計資料屬于(　　)。

　　A.動態信息

　　B.靜態信息

　　C.預測信息

　　D.比較信息

　　參考答案：B

　　參考解析：按照信息穩定狀態劃分，信息分為靜態信息(如資源、統計資料)、動態信息(如市場信息)，統計資料屬于靜態信息。故答案為B。

　　4、[不定項選擇題]下列屬于會議紀要擬寫要求的是(　　)。

　　A.忠于會議實際

　　B.確定印發范圍

　　C.面面俱到

　　D.有領導簽字確認

　　參考答案：A

　　會議紀要的擬寫要求有：實事求是，忠于會議實際;內容要集中概括，去蕪取菁，提煉歸納;要有條理，眉目清楚，使人一目了然。故答案為A。

　　5、[不定項選擇題]在Windows2003中，用“創建快捷方式”創建的.圖標(　　)。

　　A.可以是任何文件或文件夾

　　B.只能是可執行文件或程序

　　C.只能是單個文件

　　D.只能是程序文件和文檔

　　參考答案：A

　　6、[不定項選擇題]開放式辦公室的優點是(　　)。

　　A.同事之間易于交流

　　B.企業秘密易于保障

　　C.辦公面積易于減少

　　D.員工行為易于監督

　　參考答案：A，D

　　7、[不定項選擇題]漢字速記中，可用各學科符號、拼音字母及(　　)替代。

　　A.草書

　　B.象形、會意符號

　　C.同音字

　　D.簡化漢字

　　參考答案：B，C

　　8、[多選題]投影儀有信息輸入，但沒有圖像，產生這種故障的原因可能有(　　)。

　　A.電腦的輸出模式不匹配

　　B.電腦的分辨率不匹配

　　C.電腦的刷新率不匹配

　　D.VGA連接線有問題

　　參考答案：A，B，C

　　9、[填空題]各種會議通常都要做會議記錄，以便如實記載會議情況、_____________。

　　參考解析：反映會議內容和進程

　　1、判斷題]經理辦公會議屬例會，是非決策性會議。(　　)

　　參考答案：錯

　　辦公室文秘知識試題與答案 3

　　1、如果你和同事在工作中發生了矛盾，后來發現是一場誤會。對此，你通常會怎樣做？（）。

　　A、等同事來向自己解釋

　　B、找個機會和同事交流

　　C、請要好的朋友向同事說明情況

　　D、既然是誤會，無須再做解釋

　　【參考答案】B

　　2、假如你是一名普通員工，在與同事一起從事某項工作時，你一般會（）。

　　A、說服同事按自己的意見辦

　　B、大家一起商量著做

　　C、聽大家的意見，自己跟著做

　　D、誰的年紀大就聽誰的

　　【參考答案】B

　　3、如果你因堅持自己的看法引起了上司的不滿，你可能會（）。

　　A、無論如何都堅持自己的意見

　　B、反思自己的看法是否錯了

　　C、立即放棄自己的看法

　　D、向上司說明自己的理由

　　【參考答案】B

　　4、工作中遇到困難時，你最常用的解決方法是

　　A、一個人慢慢克服

　　B、向有關人員請教

　　C、向親朋好友訴說

　　D、求得同事們的幫助

　　【參考答案】B

　　5、對自己工作中的缺點，一般情況下，你（）。

　　A、不能及時發現

　　B、經同事提醒后才能意識到

　　C、能及時發現

　　D、領導批評后才能發現

　　【參考答案】C

　　6、如果你有重新選擇職業的機會，在選擇時，你最看重的'是哪種因素？（）。

　　A、專業興趣

　　B、崗位的待遇

　　C、職業的發展前景

　　D、職業的社會聲望

　　【參考答案】C

　　7、公司領導正與你交代工作中的事情，這時有一個客戶來找你，你會怎么辦？（）。

　　A、請他稍等，繼續與領導交談

　　B、立即去見客戶

　　C、向客戶解釋，請他稍等

　　D、向領導說明情況后再做決定

　　【參考答案】D

　　8、如果有同事在你認為不值得一提的小事上挑毛病，你會怎樣對待他？（）。

　　A、警告他今后不能這樣

　　B、想想他說的有沒有道理

　　C、就當沒聽見

　　D、也挑挑他的毛病

　　【參考答案】C

　　9、當領導在會議上公開批評你，而你認為自己并沒有錯時，你會（）。

　　A、當場反駁，說明自己的理由

　　B、默默承受

　　C、跟朋友傾訴自己的委屈

　　D、在私下與領導溝通

　　【參考答案】B

　　10、公文必須在（）過程中形成并使用。

　　A、運行

　　B、管理

　　C、施行

　　D、起草

　　【參考答案】A

　　習題一、

　　1、公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和（）的文書。

　　A、規范體式

　　B、制發程序

　　C、印裝規格

　　D、指導作用

　　【參考答案】A

　　2、公文格式不規范，就會影響公文的（）效力，甚至根本就沒有法定效力。

　　A、執行

　　B、管理

　　C、行文

　　D、命令

　　【參考答案】B

　　3、公文紙型采用（）。

　　A、A4型

　　B、B5型

　　C、16開型

　　D、32開型

　　【參考答案】A

　　4、公文是各級各類機關和組織開展（）活動的工具。

　　A、事務

　　B、社團

　　C、社交

　　D、公務

　　【參考答案】D

　　5、簽發人應對文稿的內容和（）負責。

　　A、行政效力

　　B、處理

　　C、注冊

　　D、管理

　　【參考答案】A

　　6、秘書要對已（）的公文蓋印或現場監印。

　　A、繕印

　　B、簽發

　　C、復核

　　D、審核

　　【參考答案】A

　　7、復核的內容之一是看審核、（）手續是否完備。

　　A、制發

　　B、修改

　　C、簽發

　　D、擬稿

　　【參考答案】C

　　8、常用事務文書的制發程序，一般包括草擬、審核、（）、公布實施等。

　　A、登記

　　B、注冊

　　C、定稿

　　D、歸檔

　　【參考答案】C

　　9、發文注冊時，要為（）確立公文份數序號。

　　A、所有公文

　　B、機密文件

　　C、行政公文

　　D、常用文

　　【參考答案】B

　　辦公室文秘知識試題與答案 4

　　1. CD—R刻錄機的速度指標有( AC )。

　　A、刻錄速度

　　B、擦寫速度

　　C、讀取速度

　　D、轉速

　　2.文書傳閱的要求是( CD )。

　　A、容易

　　B、限制

　　C、迅速

　　D、準確

　　3.秘書應掌握的手工文字記錄方法有( ABCD )。

　　A、要點記錄法

　　B、詳細記錄法

　　C、常用的`速記法

　　D、筆記與錄音并用法

　　4.加強團隊管理應注意( ABC )。

　　A、在團隊中要求同存異

　　B、加強項目的合理分配

　　C、建立相互信任、互相尊重的人文氛圍

　　D、管理者具有創造性和主觀性

　　5.結算會議經費時要注意( ABC )。

　　A、事先與財務部門確定收費程序

　　B、嚴格遵守財務管理制度

　　C、清楚所持信用卡的卡號和有效期

　　D、注意預算會議成本

　　6.參加宴請時應該注意的席間禮節有( ABCD )。

　　A、根據第一主人的舉止行事

　　B、要順時針轉桌

　　C、控制自己打嗝或咳嗽之類的聲響

　　D、把飯菜咽下去再說話

　　7.下列敘述中正確的是(ABD )。

　　A、企業文化是企業精神的源泉

　　B、精神層是企業文化的核心

　　C、制度層是企業文化的靈魂

　　D、物質層是企業文化的載體

　　8.擁有合法性的一份會議記錄要需具有( AD )。

　　A、記錄員簽名

　　B、正式代表簽名

　　C、主席團簽名

　　D、主席簽名

　　9.若掃描儀掃出來的畫面顏色模糊，可能的原因有( ACD )。

　　A、平板玻璃較臟

　　B、溫度過高

　　C、分辨率設置較低

　　D、顯示器色彩位數較低

　　10.公司行政部的秘書應對( AB )進行安全檢查。

　　A、辦公環境

　　B、辦公設備

　　C、生產車間

　　D、研發部門

　　辦公室文秘知識試題與答案 5

　　1.承辦是按照文件要求或領導批示，( )的工作。

　　A、提出辦理意見

　　B、分析文件內容

　　C、研究文件精神

　　D、具體處理文件

　　2.關于公文標題，說法中不正確的是( )。

　　A、標題位于紅色反線下空2行，用4號小標宋體字

　　B、標題位于紅色反線下空1行，用2號黑體字

　　C、標題可為1行或多行居中排列

　　D、標題中涂法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號

　　3.提高會議有效性的關鍵是( )。

　　A、會務人員的執行力

　　B、與會人員的積極配合

　　C、會前的籌備工作

　　D、會后的全面總結

　　4.H公司欠銀行貸款200萬元。現該公司將一部分資產分離出去，另成立J公司，對于公司分離后這筆債務的清償責任問題，存在以下意見，其中正確的是( )。

　　A、應當由H公司承擔清償責任

　　B、應當由J公司承擔清償責任

　　C、應當由H公司和J公司承擔連帶清償責任

　　D、應當由H公司和J公司按約定比例承擔清償責任

　　5.信息利用是使存儲的信息( )。

　　A、系統條理化

　　B、滿足工作需要

　　C、達到規定目標

　　D、實現功能擴充

　　6.會議溝通特點不包括( )。

　　A、流程性

　　B、正式性

　　C、延展性

　　D、群體性

　　7.關于西餐禮儀的描述，不正確的是( )。

　　A、赴宴的第二天，要打電話或寫信表示感謝

　　B、不要拿起整個面包咬

　　C、女主人拿起餐巾紙打開，表示宴會正式開始

　　D、男主人拿起餐巾紙打開，表示宴會結束

　　8.會談是指雙方或多方為各自利益，就某些實質性的問題交流情況、交換意見、達成協議等。會談的內容比較正式，而且有較強的( )。

　　A、禮儀性

　　B、理論性

　　C、專題性

　　D、實操性

　　9.向相關主管部門請求批準的函叫做( )。

　　A、批答函

　　B、詢問函

　　C、商洽函

　　D、請批函

　　10、“三人行、比有我師”說明了( )的道理。

　　A、執政為民

　　B、團結和睦

　　C、互相學習。

　　D、助人為樂

　　11、下列關于職業道德的說法中，你認為正確的是( )

　　A.有職業道德的人，一定能勝任工作

　　B.沒有職業道德的人，干不好任何工作

　　C.職業道德有時起作用，有時不起作用

　　D、職業道德無關緊要，可有可無

　　12、下列選項中，符合“儀表端莊”的具體要求是( )

　　A.著裝華貴

　　B.著裝樸素大方

　　C.飾品俏麗

　　D.發型突出個性

　　13、社會主義法制的核心是( )

　　A.有法可依

　　B.有法必依

　　C.執法必嚴

　　D.違法必究

　　14、關于遵紀守法，你認為正確的是( )

　　A.只要品德端正，學不學無所謂

　　B.金錢對人的誘惑力大于法紀對人的約束力

　　C.法律是有人執行、執行是不能不考慮人情和權利等因素

　　D、遵紀守法與職業道德要求具有一致性

　　15、與法律相比，道德的( )

　　A.時效性差

　　B.作用力度強

　　C.操作性強

　　D.適用范圍廣

　　16.編寫大事記時進行材料的.選擇要做到( )。

　　A.大事、要事不漏

　　B.大事不漏、小事要選

　　C.要事不漏、瑣事要取

　　D.小事、瑣事按需選取

　　17.公文草稿在簽發之前進行的全面核查與修整的活動稱為( )。

　　A.會商

　　B.催辦

　　C.審核

　　D.簽署

　　18.以下情形中屬于無效合同的是( )。

　　A.乘人之危而訂立的合同

　　B.惡意串通，損害第三人利益的合同

　　C.無權代理合同

　　D.顯失公平的合同

　　19.將工作活動全過程的情況按不同的發展階段連續反映，屬于( )。

　　A.全方位反饋

　　B.系列型反饋

　　C.專題型反饋

　　D.多角度反饋

　　20.秘書通過實地調查獲得的信息屬于( )。

　　A.一次信息

　　B.二次信息

　　C.三次信息

　　D.專門信息

　　參考答案：

　　1.D

　　2.B

　　3.C

　　4.C

　　5.B

　　6.B

　　7.D

　　8.C

　　9.D

　　10.D

　　11.A

　　12.C

　　13.C

　　14.A

　　15.A

　　16.A

　　17.C

　　18.B

　　19.B

　　20.A

　　辦公室文秘知識試題與答案 6

　　一、選擇題

　　1、我國最早的秘書機構產生于：(A)

　　A、商朝 B、戰國 C、秦朝 D、漢朝

　　2、(B)的出現是秘書活動產生的前提條件。

　　A、皇帝 B、社會管理組織 C、文字 D、公文

　　3、貼黃是(D)首創的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。

　　A、商朝 B、秦朝 C、漢朝 D、唐朝

　　4、指出下列不屬于秘書工作主要內容的選項：(C)

　　A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會

　　5、漢末曹操為魏王時，設“(D)”，從此，“秘書”由指物轉為指人。

　　A、太史 B、尚書 C、丞相 D、秘書令

　　6、請指出對公文處理的特點說法錯誤的一項。(C)

　　A、政治性 B、時限性 C、公開性 D、規范性

　　7、代表大會的會場布置要體現的是(C)氣氛。

　　A、莊嚴肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴隆重 D、自由活潑

　　8、下列選項不屬于公文處理的作用的一項是：(D)。

　　A、助手作用 B、樞紐作用 C、 查考作用 D、總結作用

　　9、下列程序中不屬于發文處理階段的是(D)。

　　A、擬稿 B、審核 C、繕印 D、批辦

　　10、下列選項不屬于會后工作的一項是(C)。

　　A、清理會議文件 B、離會與送別

　　C、撰寫會議記錄 D、會議工作總結

　　11、法規性公文以(C)日期為成文日期。

　　A、簽發 B、用印 C、批準 D、 定稿

　　12、官印被作為公文有效性的標記，是從(B)開始的。

　　A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝

　　13、(C)是指主要領導人對審核過的文稿進行最后審閱，并簽字同意發文。

　　A、批辦 B、注辦 C、簽發 D、分發

　　14、橫向溝通最經常采用的溝通形式是(B)。

　　A、面談 B、會議 C、備忘錄 D、報告

　　15、秘書做好隨從工作的主要目的是(C)。

　　A、為領導者創造良好環境 B、保證領導者身體健康

　　C、節約領導時間 D、提高領導效能

　　16、下列選項不屬于辦公室的辦事原則的是：(D)。

　　A、服務原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則

　　17、下列選項不屬于辦公室日常事務管理的是：(D)。

　　A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理

　　18、秘書應把(D)作為接待工作的主要依據。

　　A、領導指示 B、單位條件 C、來賓要求 D、接待方案

　　19、(C)曾四次擔任中央秘書長和軍委總政治部秘書長職務。

　　A、毛澤東 B、周恩來 C、鄧小平 D、瞿秋白

　　20、“尊者決定”的原則適用于(C)。

　　A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄

　　21、下列選項不屬于秘書職業著裝“TOP”原則是(D)。

　　A、整齊的 B、 適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級的

　　22、下列中不符合設計合理的辦公室環境標準的選項是(D)。

　　A、方便 B、 安全 C、整潔舒適 D、豪華

　　23、接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是(C)。

　　A、告訴他打錯了，然后掛電話。

　　B、告訴對方你的號碼是什么。

　　C、仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。

　　D、告訴他，查清楚號碼再打。

　　24、下列中不屬于公文處理的基本環節的選項是(C)。

　　A、收文處理 B、發文處理 C、辦文處理 D、公文管理

　　25、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構(A)。

　　A、太史寮 B、丞相府 C、尚書臺 D、太尉府

　　26、(A)是在收文處理和發文處理中的一個共同的工作程序。

　　A、登記 B、擬辦 C、批辦 D、用印

　　27、(A)適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

　　A、報告 B、請示 C、函 D、調查報告

　　28、下列中不屬于商務交際的禮節與禮貌的選項是(A)。

　　A、宴請 B、致意 C、握手 D、寒暄

　　29、檔案集中制度產生于(D)。

　　A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝

　　30、(D)是指文件承辦完畢，由經辦人在公文處理單上注明處理結果和處理日期。

　　二、判斷題

　　1、通知是最為常見的行政公文，屬于知照性公文。(√)

　　2、通告的使用范圍大于公告。(×)

　　3、繕印是指公文人員對已簽發的文稿進行打印和用印。(×)

　　4、會議記錄是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。(×)

　　5、公文處理包括收文處理、發文處理和公文管理三個基本環節。(√)

　　6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征 。(√)

　　7、公文處理要遵循及時、準確、公開、統一、簡化的基本原則。(×)

　　8、啟封是秘書特有的職責，單位和領導的所有文件、信件，秘書人員都有權拆封。(×)

　　9、文稿經領導簽發即成為定稿，文稿據此可以生效。(√)

　　10、文件用印要核實份數，超過份數的文件不能蓋印，并要及時銷毀。(√)

　　11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點、接待任務、接待方式。(×)

　　12、下行溝通是指上級作為信息發布者對下屬進行的一種溝通。(√)

　　13、名片應放在伸手可及的地方，以便隨時取出，如放在褲子后口袋里。(×)

　　14、握手應遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。(√)

　　15、跨部門的橫向溝通通常采用會議、備忘錄、報告等形式，其中報告是最經常采用的溝通形式。(×)

　　16、開放參觀活動是指將組織內部有關場所和作業程序對外開放的活動。(√)

　　17、一個設計合理的辦公室布局應該符合以下標準：方便;整潔舒適;和諧統一;安全。(√)

　　18、為他人作介紹時，應將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。(√)

　　19、宴請和會談的座次安排一般應遵循國際上“主左客右”的慣例安排。(√)

　　20、值班時應做到：準確、嚴謹、及時、熱情。(√)

　　21、秘書是在各種社會組織中為領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。(√)

　　22、印章最早出現于先秦時期，印章管理制度以唐代規定最為嚴格和具體。(√)

　　23、貼黃是宋朝首創的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。(×)

　　24、請示具有一文一事、請批對應、事后行文等特點。(×)

　　25、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴肅，并防止他人作弊。(√)

　　26、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構——太史寮。(√)

　　27、印章是一種標志，具有權威作用、法律效力和憑證作用。(√)

　　28、會見的目的是正式交換意見，須達成書面協議并正式簽署協議。(×)

　　29、商務交際的禮節與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。(√)

　　30、會見合影，按禮賓次序，一般由主人居中，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。(√)

　　三、填空題

　　1、秘書活動的產生必須具備兩個基本條件：一是(秘書活動產生的前提條件即社會管理組織)的出現;二是(秘書活動產生的必要條件即文字和公文)的出現。

　　2、公文處理包括(收文處理)、(發文處理)和(公文處理)三個基本環節。

　　3、禮儀基本內容包括 (儀容)、(儀表)、(儀姿.儀態)、(氣質風度) 。

　　4、辦公室管理包括四個要素：(組織目標 )、(符合目標的運轉方式)、(管理人員)和 (科技管理手段) 。

　　5、秘書是在各種社會組織中，為領導者或私人(辦文)、(辦會)和(辦事)的參謀和助手。

　　6、秘書面臨的溝通有兩種形式：(縱向溝通)、(橫向溝通) 。

　　7、(會議紀要)，適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　8、(調查報告)是對某一情況、事件、經驗或問題，根據市場調查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報告。

　　9、我國現行的13種行政公文中最典型的上行文種是(請示)和(報告)，既可上行又可下行，還可平行的.公文文種是(函)。

　　10、辦公室布局一般有(封閉式)和 (開放式)兩種。傳統的辦公室主要是(封閉式)的，現在較多采用(開放式)布局。

　　11、秘書在商務場合的著裝應做到四個協調：與 (環境)協調、與 (社會角色)協調、與(自身條件)協調和與 (時節)協調。

　　12、秘書工作的主要構成要素可以概括為 (辦文)、(辦會)和(辦事)。

　　四、問答題

　　1、什么是秘書?

　　答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業、事業單位領導的助手，這一職業的工作具有輔助性和服務性。

　　2、秘書部門的職能性和工作特點?

　　答：(1)綜合性。

　　(2)輔助性。

　　(3)門面性。

　　(4)機要性。

　　3、秘書工作的主要內容?(風險題)

　　答：(1)處理文電。

　　(2)撰擬文稿。

　　(3)辦理會務。

　　(4)調查研究。

　　(5)查辦、催辦。

　　(6)根據領導意圖協議本單位的有關工作。

　　(7)安排禮儀活動。

　　(8)處理來信來訪。

　　(9)組織機要交通。

　　(10)檔案的管理。

　　(11)其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

　　4、秘書工作的作用：

　　答：(1)樞紐作用。

　　(2)助手作用。

　　(3)參謀作用。

　　(4)協調作用。

　　(5)耳目作用。

　　5、秘書工作的指導思想：

　　答：一是為直接領導服務;二是為與本系統有關的部門及其成員服務;三是為廣大人民群眾服務。

　　6、秘書工作的原則：

　　答：(1)準確。

　　(2)迅速。

　　(3)求實。

　　(4)保密。

　　7、秘書工作者的政治素質：

　　答：(1)具有較高的理論水平。

　　(2)具有較強的法律意識和政策觀念。

　　(3)具有全心全意為人民服務的思想。

　　(4)嚴于律己，遵守紀律。

　　8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

　　答：(1)基礎知識。

　　(2)社會知識。

　　(3)專業知識。

　　(4)業務知識。

　　(5)輔助知識。

　　9、秘書人員應具備的能力：

　　答：(1)調查研究能力。

　　(2)收集資料的能力。

　　(3)文字表達能力。

　　(4)口頭表達能力。

　　(5)組織協調能力。

　　(6)辦事能力。

　　(7)管理事務的能力。

　　(8)文字書寫的能力。

　　(9)操作現代辦公設備的能力。

　　10、信息的作用?

　　答：①為領導的科學決策提供依據。

　　②為實現科學管理創造條件。

　　③是發揮參謀，助手作用的主要內容。

　　11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則?

　　① 全面服務。

　　②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

　　12、值班記錄電話記錄應包括五個要素?

　　答：a、來電時間。b、來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c、來電內容。d、領導批示和處理意見。e、接電話記錄人。

　　13、值班日記四要素：

　　答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

　　14、打電話的一般程序是什么?

　　答：(1)打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。

　　(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。

　　(3)向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。

　　(4)要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

　　15、回電話接電話的一般程序是什么?

　　答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

　　(2)問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

　　(3)所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

　　(4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、電話記錄有哪五個部分?

　　答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內容;四是處理意見和領導批示;五是接電話記錄人。

　　17、什么是文書?

　　答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

　　18、什么是文件?

　　答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業單位制發使用的具備一定格式的公務文書。

　　19、什么是會簽?

　　答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

　　20、什么是傳達范圍?

　　答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

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