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  • Office辦公文秘使用技巧

    時間:2024-09-03 18:49:03 辦公文秘 我要投稿
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    Office辦公文秘使用技巧

      辦公自動化已經成為現在文秘最普遍的工作之一,而office則是大家使用最為廣泛的辦公自動化軟件,今天小編向大家介紹一些非常實用的office辦公文秘操作技巧,希望對大家的工作有所幫助:

    Office辦公文秘使用技巧

      數字格式批量轉換

      在完成一篇報告后,才發現其中最有說服力的數字顯得很不清楚,這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數字達到醒目的效果,可以為它們設置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話框,將光標定位在“查找內容”框中,然后單擊“高級”展開對話框,再單擊“特殊字符”并選擇“任意數 字”,這時“查找內容”中會自動顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中,然后在“特殊字符”中選擇“查找內容”,將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數字設置一些特殊格式,比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意,它會讓文檔中的所有數字都改變的。

      查找對話框中的快捷鍵

      執行“編輯-查找”命令,或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框,會發現對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母,這就是此項的快捷鍵了,不過一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用,比如按“Alt+F”,是查找下一處,按“Alt+M”是打開高級選項,按Alt+D/P/G,是在查找、替換、定位 這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。

      另外,在office2003中進行查找/替換時,我們經常會在不關閉查找/替換對話框的情況下,切換到正文中進行修改,然后再回到查找/替換對話框中繼續操作,一般都是通過鼠標點擊進行切換,其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了,非常方便。

      在最后一次搜索結果中快速瀏覽

      當你搜索完畢,退出查找對話框后,如果想回過頭看看剛才的搜索結果,這時不用再打開查找對話框,直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵,就可以在上一次的搜索結果中快速瀏覽了。

      高亮顯示所有搜索出來的結果

      為了讓搜索出來的結果更醒目,可以讓搜索的結果內容高亮顯示出來。操作很簡單:在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。

      替換時巧妙保留書簽

      假設在word中有這么一段文本:This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書簽,括號是為了讓大家看的清楚,真實文本中并沒有出現。如果在進行替換操作時,將兩個人物名稱換成了其它人名,那么書簽 也會隨之丟失。大家在定義書簽時,將人名前后的空格都包括進來,如下所示:This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

      使用圖片替換文本

      有時我們可能想用圖片來替換某些文本,比如,你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱,可通過下面的步驟來實現:

      第一步:圖片插入到文檔中,選取它,再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統的剪貼板中。

      第二步:按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框,在“查找內容”中輸入要替換的文本,在“替換為”中輸入“^c”(不含引號,下同)。

      第三步:可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換,也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字,就都會成圖片了。

      快速找出word中的域

      為了增加互動性,有些人會在word中插入大量的域,數量一多,可能連作者自己都記不清了。可以通過查找功能,快速瀏覽這些域代碼。

      第一步:確定域代碼為打開狀態,否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

      第二步:按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框,在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”,然后連續按“Alt+F”鍵,就可以快速瀏覽文檔中的域了。

      巧用替換批量設置文檔格式

      在一些文章中,尤其是一些學術論文,會大量出現一些同樣的術語或關鍵詞,如果想讓這些術語或關鍵詞有一個統一的格式,不用一個一個設置,用替換功能很快就能完成。

      第一步:找到要設置格式的第一個術語或關鍵詞(如:“虛擬現實”),設置它的大小、字體、顏色等格式。選中設置好的術語,按“Ctrl+C”鍵將它復制到剪切板上。

      第二步:按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框,在“查找內容”中輸入“虛擬現實”,在“替換為”中輸入“^c”,然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現實”一詞,就被設置成統一的格式了。

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