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秘書在溝通中應(yīng)注意的問題
我國現(xiàn)今秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待等。下面是小編分享的秘書在溝通中應(yīng)注意的問題，歡迎大家閱讀！
一、選擇合適的方式
1、直接溝通
在一般情況下，秘書應(yīng)選擇直接的方式與對方溝通，只有在不得已的情況下通過第三方傳話與對方迂回溝通。一般來說，如果雙方關(guān)系密切，有一定的交情，交流的內(nèi)容又不希望被另外的人所知道的話，那就最好采用直接溝通的方式進(jìn)行交流。如果你與對方關(guān)系不太密切，你又認(rèn)為對方不太好打交道的話，那就請朋友幫忙，用間接的方式迂回溝通。
秘書在直接溝通過程中有些問題應(yīng)當(dāng)注意。比如總經(jīng)理直接讓你調(diào)查某件人事糾紛，雖然你上面還有辦公室主任，但由于事屬機(jī)密，所以，你調(diào)查的結(jié)果還是應(yīng)該直接向總經(jīng)理匯報(bào)，不適合由主任轉(zhuǎn)給總經(jīng)理。你越級向總經(jīng)理報(bào)告，一般來說，即使主任知道了，他也不會介意。但是，你也不能大肆張揚(yáng)，否則就有可能讓主任感到?jīng)]面子。
但是，如果只是一般性的工作，你就不應(yīng)越級匯報(bào)，這樣可以避免不必要的誤會。如果一般性的工作也越級匯報(bào)，那就會被人當(dāng)作打小報(bào)告，不僅辦公室主任會疏遠(yuǎn)你，其他的同事也會討厭你這種小人行徑。
如果出現(xiàn)緊急情況需要立即請示，那你首先要向自己的直屬上司請示，如果找不著，你才能越級請示。不過，事情處理完畢之后，你要立即將事情的來龍去脈完整地向直接上司匯報(bào)，以免造成誤會。
2、迂回溝通
迂回溝通就是透過第三方把你想說的話轉(zhuǎn)告對方。比如，秘書因誤會而遭到總經(jīng)理的批評，如果不及時(shí)說明情況，自己背黑鍋在其次，最后還會影響工作。怎么辦？如果直接找總經(jīng)理說明真相，總經(jīng)理怒氣未盡，現(xiàn)在去找他只能再挨批評。于是，秘書向自己的頂頭上司辦公室主任說明情況，請主任代自己向總經(jīng)理說明自己的苦衷。主任了解了事情的經(jīng)過之后，可能會馬上找個(gè)機(jī)會向總經(jīng)理說明了情況，這樣，籠罩在秘書頭上的烏云馬上散開了。這就是迂回溝通的效果。
二、學(xué)會“鋪墊”
秘書在溝通過程中，特別是在你在不贊成對方觀點(diǎn)的時(shí)候，你一定要注意先肯定對方，比如“您說的這些我非常理解，不過，我們是不是也可以這么來看問題……”這種先給對方以肯定的方式就叫鋪墊；鋪墊語能起到一種緩沖的作用，使雙方不會陷入緊張關(guān)系，你既說明了自己的觀點(diǎn)，對方也不會認(rèn)為你反駁了他。
于雪是去年進(jìn)的公司總裁辦當(dāng)秘書，業(yè)務(wù)能力有目共睹。這天總裁辦開會，討論即將召開的董事會所需的文件。
當(dāng)輪到于雪發(fā)言時(shí)，她又直言不諱：“我聽了剛才主任的發(fā)言，我不同意他的結(jié)論，因?yàn)槲业戒N售部和幾個(gè)門市部調(diào)查過，我的調(diào)查結(jié)果與主任的結(jié)論相去甚遠(yuǎn)。”她本來以為自己拿出了一連串扎扎實(shí)實(shí)的數(shù)據(jù)，不是信口開河，大家都會點(diǎn)頭稱是，可結(jié)果是既沒人反對她也沒人贊成她，甚至可以說是根本沒有人理睬她。她心里很難過，會后便問跟她一起進(jìn)公司的同事：“上個(gè)星期我就知道了會議的議題，所以，我做了大量的準(zhǔn)備工作，我不是無的放矢，為什么他們都不認(rèn)真聽我說呢？我到底錯(cuò)在哪里呢？”
同事說：“你的‘我不同意’的‘我’就是問題所在。‘我調(diào)查過了’的‘我’也是一樣。由于你過于強(qiáng)調(diào)‘我’，別人覺得你這個(gè)人太傲慢，這樣，其他人在評價(jià)你的意見之前就已經(jīng)對你很反感了。當(dāng)然，如果你是老總，那就另當(dāng)別論。”
“那我應(yīng)該怎么說呢？”
“你應(yīng)該學(xué)會鋪墊。比如，‘聽了主任的意見后，我到銷售部和幾個(gè)門市部調(diào)查了一下…’或者‘我參考了大家的意見之后覺得……’有了鋪墊之后再這么說‘我個(gè)人認(rèn)為……你們覺得怎么樣？’這樣就能表明你是在虛心聽取大家的意見之后產(chǎn)生的一些想法。如果你這么說，別人就會說‘是啊，于雪的這個(gè)意見也可以考慮。’于是你的目的就達(dá)到了。”
三、就事論事
秘書在溝通過程中，特別是在批評對方的時(shí)候，一定要注意就事論事；只有這樣對方才容易接受；如果你講話帶有情緒性，即使對方明明知道自己錯(cuò)了，但人家也不一定會接受你的批評。比如新來的同事小鋼工作出現(xiàn)失誤，你應(yīng)該這么就是論事地給他指出來：“小鋼，這個(gè)會議通知的時(shí)間好像有點(diǎn)問題，請?jiān)僮屑?xì)核對一遍。”如果你帶著情緒這么批評他：“小鋼，你怎么回事？！會議通知的時(shí)間又搞錯(cuò)了！你這粗枝大葉的毛病怎么老是改不掉？！”那結(jié)果又會怎樣？即使人家不直接頂撞你，他也會把你的話當(dāng)作耳旁風(fēng)。
四、多建設(shè)性少強(qiáng)制性
上司做決策時(shí)也有猶豫不決的時(shí)候，他可能想聽聽你的意見，問你“你覺得這事怎么樣？”在這時(shí)，你最好給他建議，并且是多重選擇題：“我覺得這樣比較好……那樣做的話也不錯(cuò)……”絕對不能這么說“你應(yīng)該如何……如何……”或“如果我是你，我就會怎樣……怎樣……”這等類似強(qiáng)制性的話。作為上司，他看問題的角度與秘書不盡相同，他征詢你的意見可能只想得到你的共鳴，并不見得真想聽取你的意見。所以，遇到這種情況，你要用建設(shè)性而不是強(qiáng)制性的口氣與之溝通。把解決問題的鑰匙留給對方，他的問題由他自己決定。
五、溝通中的不良習(xí)慣
1、在角落說話
在角落講話會給人家感覺到你有秘密。有一天，一個(gè)總經(jīng)理讓秘書到客服部去了解客戶投訴的事。秘書一進(jìn)門，客服部經(jīng)理就跟她說，“能不能到那邊說話？”秘書一看，他指的是一個(gè)角落，于是她馬上說：“劉經(jīng)理，我們都是管理人員，不適合站在角落說話，否則人家會誤會我們在談什么秘密。”
2、關(guān)門說話
秘書在談一般的工作時(shí)，盡量不要關(guān)門，以免讓人誤會你有多大的秘密。但是有些秘書在談工作時(shí)，不但喜歡關(guān)門，而且關(guān)下門時(shí)還要做一個(gè)動作，像小偷一樣伸出頭去看一看。
3、壓低聲音說話
同樣的道理，你一壓低聲音說話就讓人家感覺你有秘密。有些人一講到重點(diǎn)的時(shí)候，聲音就會突然壓低，有的還故意用手遮一下，這都是暗示別人，我們正在談秘密，我們之間的關(guān)系很特別，我們是一伙的。
4、玩弄詞藻
許多人對自己的專業(yè)有一種自豪感，所以在說話的時(shí)候，不時(shí)說出幾個(gè)專業(yè)名詞來，這是完全可以理解的。但是，作為秘書，當(dāng)你與你的同事溝通，或跟客戶溝通時(shí)，最好不要用專門術(shù)語，因?yàn)槟銣贤ǖ哪康牟皇菫榱遂乓约旱膶W(xué)問，而是讓對方了解自己的意思。在溝通時(shí)，遇到專有名詞，盡量地將它直白化，采用讓人家聽得懂的方式進(jìn)行溝通。有些秘書雖然沒什么專有名詞可顯擺，就喜歡不時(shí)說幾個(gè)英文單詞來表現(xiàn)自己的優(yōu)越感。
5、大聲說話
在辦公室等公共場所大聲說話是一種沒有教養(yǎng)的表現(xiàn)，所以，秘書無論是在上班時(shí)間還是下班與朋閑聊時(shí)，都應(yīng)該注意自己說話的音量。作為職業(yè)秘書，她們應(yīng)該是我們這個(gè)時(shí)代也是我們這個(gè)社會最豐有教養(yǎng)的人。
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