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秘書從業經驗職業素養指導：簽字儀式
導語：秘書崗位是與領導崗位相伴生的，有了領導才有秘書的存在。秘書與領導的關系是一種有別于同事關系的特殊關系。這種關系處理的好壞事關全局工作的開展和秘書工作的成敗。下面和小編來看看秘書從業經驗職業素養指導：簽字儀式。希望對大家有所幫助。
1.簽字的準備工作
⑴布置好簽字廳
要莊重、整潔、清靜。
室內應滿鋪地毯，正規的簽字桌應為長桌，其上最好鋪設深綠色的臺呢布。
簽字桌應橫放于室內，在其后可擺放適量的座椅。
簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。
簽署多邊性合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座。
也可以人每位簽字人提供座椅。簽字人就座時，一般應面對正門。
⑵在簽字桌上，循例應事先安放好侍簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。
⑶與外商簽署涉處商務合同時，還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。
插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關各方的國旗需插放在該方簽字人座椅的正前方。
2.簽字時的座次安排
⑴簽署雙邊性合同
應請客方簽字人在簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側。
雙方各自的助簽人，應分別站立于己方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。
雙方其他隨員，可以按照一定順序在己方簽字人的正對面就座。也可依照職位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行，站立于己方簽字人的身后。
當一行站不完時，可按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行三行或四行。
原則上，雙方隨員人數，應大體上相當。
⑵簽署多邊性合同
一般僅設一個簽字椅。
各方簽字時，須依照有關各方事先同意的先后順序依次上前。
助簽人應隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規矩，助簽人應站立于簽字人的左側。
有關各方的隨員，應按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。
3.對待簽合同文本的要求
⑴依照商界的習慣，在正式簽署合同之前，應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。
應會同有關各方一道指定專人，共同負責合同的的定稿、校對、印刷與裝訂。
按常規，應為在合同上正式簽字的有關各方，均有供一份待簽的合同文本。必要時，還可再向各方提供一份副本。
⑵簽署涉處商務合同
按照國際慣例，待簽的合同文本，應同時使用有關各方法定的官方語言。
此外，亦可同時并用有關各方法定的官方語言。
⑶待簽的合同文本
應以精美的白紙印制而成，按大八開的規格裝訂成冊，并以高檔質料如真皮、金屬、軟木等作為封面。
4.簽約的程序
簽字儀式的正式程序一共分為四項，它們分別是：
⑴簽字儀式的正式開始
有關各主要人員時入簽字廳，在既定的位次上各就各位。
⑵簽字人正式簽署合同文本
通常的做法是，首先簽署己方保存的合同文本，接著再簽署他方保存的合同文本。
商務活動規定：每個簽字人在簽署己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。因些，每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上自負盈虧為“輪換制”。它的含義是在位次排列上，輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。
⑶簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本
此時，各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示紀念。
全場人員應鼓掌表示祝賀。
⑷共飲香檳酒互相道賀。
交換已簽的合同文本后，有關人員，尤其是簽字人當場干一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務合同在正式簽署后，應提交有關方面進行公證，此后才正式生效。
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