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  • 秘書的郵件、文件處理工作

    時間:2024-11-01 11:00:18 辦公文秘 我要投稿
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    秘書的郵件、文件處理工作

      秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。下面是小編收集整理的秘書的郵件、文件處理工作,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。

    秘書的郵件、文件處理工作

      一、收文工作的程序

      1、簽收。

      對所收文件的件數要認真清點,檢查實收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點后,要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的,如有誤投,應立即退回。包裝和封口是否損壞;文件經清點檢查無誤后,收件人要在送件人的“投遞回執單”和、或“送文簿”上簽字,并注明收到的時間

      2、拆封。

      啟封時,注意保持原封的完好,特別注意封內文件不能損壞。必要時,應把原封訂在文件后面,一并處理,以便日后查閱。如發現有不屬于本單位的文件,或內裝文件與應送文件不符,應按規定處理,一般應予以退回。

      3、登記。

      登記是收文處理中的重要環節之一。登記時,按收文登記簿中所列內容,逐項登記,并在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”,應將“來文處理單”的有關內容,如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好,然后再轉入下一道處理程序。

      4、對信件(文件)迅速分類,將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類,分別歸入五個規格一致但顏色不同的專用文件夾內,分送各主管上司處理。有的也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求,秘書呈送文件前應先閱讀后注出重點部分,如信件(文件)中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格,應用尺和黃色筆(如需復印,黃色不會在復印件上顯現)在這些內容下面畫出直線,或在信件(文件)上用簡練的文字作旁注,以提醒上司。重要的信件(文件),轉送前最好復印一份保存,以備查考。

      二、發送郵件工作的程序有

      1、首先要對發件進行查對,即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致;

      2、檢查附件,即檢查信函的附件是否放進郵件,附件是否齊全;

      3、郵件分類,將各類信件、包裹等分類,快件立即處理,大宗的信件可以捆扎;

      4、郵件標記,即檢查信封上應該標注的標記是否標注;

      5、郵政編碼,即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確;

      6、簽名,即檢查必須由領導簽名寄發的信函是否簽署;

      7、登記,使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件(文件);

      8、了解和適應郵政方面的規章制度和寄發(發文)時間。

      拓展:秘書職場禮儀

      站姿:古人云:站如松。聯系現代職場的世界,倒也不必站的那么嚴肅!男士則主要體現出陽剛之美,抬頭挺胸,雙腳大約與肩膀同寬站立,重心自然落于腳中間,肩膀放松。女士則體現出柔和和輕盈即可。

      交談:談話時,要面對對方,保持一定的距離。盡量保持身體的挺直,不可歪斜。依靠著墻壁、桌椅而站;雙腿分開的距離過大、交叉,都是不雅觀和失禮的行為。手中也不要玩弄物品,那樣顯的心不在焉,是不禮貌的行為。

      行走:靠道路的右側行走,遇到同事、主管要主動問好。在行走的過程中,應避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時,應尊者、女士先行。多人行走時,注意不要因并排行走而占據路面。

      遞接物品:遞接物品是日常生活工作中的常見的舉止動作,但這一小小的動作往往卻能給人留下難忘的印象。遞接物品的基本原則是舉止要尊重他人。如雙手遞物或接物就體現出對對方的尊重。而如果在特定場合下或東西太小不必用雙手時,一般要求用右手遞接物品。

      目光:與人交往時少不了目光接觸。正確的運用目光,可以塑造專業形象。根據交流對象與你的關系的親疏、距離的遠近來選擇目光停留或注視的區域。關系一般或第一次見面、距離較遠的,則看對方的以額頭到肩膀的這個大三角區域;關系比較熟、距離較近的,看對方的額頭到下巴這個三角區域;關系親昵的,距離很近的,則注視對方的額頭到鼻子這個三角區域。分清對象,對號入座,切勿弄錯!每次目光接觸的時間不要超過三秒鐘。交流過程中用60%-70%的時間與對方進行目光交流是最適宜的。少于60%,則說明你對對方的話題、談話內容不感興趣;多與70%,則表示你對對方本人的興趣要多于他所說的話。

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