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秘書寫好材料從做好筆記開始
秘書新手，常常感到做文字的苦尤甚之，一是不知如何下筆，二是經(jīng)常推翻重寫，三是反復(fù)推翻重寫后領(lǐng)導(dǎo)仍舊不滿意，惶惶不知如何動筆。聽聞不少才子，材料寫得文采斑斕，氣勢磅礴，可是總是被退回重改，三番五次，不免感嘆難遇伯樂，最后怨氣連天、消極怠工。
其實公文材料是表達領(lǐng)導(dǎo)思想，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)個性，展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采的重要載體，是命題作文，常言道“三分匠人、七分主人”，這就決定了材料受命于誰，文章思維和特征就要服從于誰，這是秘書寫材料的首要原則。如果對領(lǐng)導(dǎo)意圖體會有誤，體現(xiàn)不準，又或者把自己的想法強加于文稿內(nèi)，那么即便寫得洋洋灑灑，堪比李杜，這樣的稿件還是會被全盤否定。因此，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖是處理好文稿的前提。
此外，每個領(lǐng)導(dǎo)都有他講話的風(fēng)格和特點，講話稿應(yīng)充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)特點，與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格充分對接，領(lǐng)導(dǎo)看這樣的材料才順心，讀起來才順口，才能夠緊緊地抓住聽眾，引起聽眾強烈的共鳴，從而使講話化作聽眾的意愿和自覺行動，成為促進工作目標實現(xiàn)的強大動力。一個會寫材料的秘書面對新領(lǐng)導(dǎo)一定會向領(lǐng)導(dǎo)以前的秘書討要領(lǐng)導(dǎo)講話稿，細心揣摩領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格和特點。突出領(lǐng)導(dǎo)的說話風(fēng)格是處理好文稿的基礎(chǔ)。把握好這兩點，材料基本就不會有大返工了，那么要怎么做好這兩點呢？最好的方法就是認真做好筆記，這個看似很笨的做法卻是寫好材料的佳徑。公文寫作關(guān)鍵是把握虛實結(jié)合，“虛”就是定位要準，對當前形勢，當前問題研判要準，站位要高，“實”就是有實例，有對策、出實招。這“虛實”兩方面的素材都可以通過記筆記獲得。
怎樣才能做好筆記呢？說難不難。要準備固定的筆記本，如果筆記東一頁，西一頁，那么就算記得再好也枉然；同時筆記本要盡可能隨身攜帶，不但開會要記，調(diào)研或檢查工作時講的意見，所關(guān)注的典型也要一并記下，秘書工作很忙，要盡可能省下回來謄寫的二次功夫。同時記筆記的時候，要清楚地記下時間、地點、會議名稱，參會人員。
記錄的方式也分很多種，有的是將領(lǐng)導(dǎo)的要點摘要記一記，有的是將領(lǐng)導(dǎo)的話通過自我判斷后歸納性記一下，有的是機械式全盤記下。如果是新手，最好的記筆記方式就是原原本本將與工作相關(guān)的講話記下來，同時，將會議上關(guān)鍵性的觀念或者問題標注出來，回頭整理、查閱也比較輕松。
為什么要原原本本地記下來呢？常言道，“好記性不如爛筆頭”，只有通過一遍遍的“聽”和“記”，才能熟悉并強化領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格和思維模式，才能對領(lǐng)導(dǎo)日常談?wù)摰闹匾悸泛陀^點連貫思索，對領(lǐng)導(dǎo)的思想情況會有系統(tǒng)、整體的理解，寫他的材料才能快速完成角色轉(zhuǎn)換。可能秘書在記錄的時候還有這樣的困惑：有的觀點，領(lǐng)導(dǎo)在這個會上提過，在那個場合也說過，這些話要不要記下來？筆者認為，能記下來還是盡可能記下來，這些反復(fù)強調(diào)的事情，往往是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過深思熟慮的精辟論斷，也是下階段工作的方向和重點，雖然講話有些內(nèi)容是一樣的，但每次講話場合不一樣，面對聽眾不一樣，要求不一樣，具體程度不一樣。此外，領(lǐng)導(dǎo)在會上提到的例子也要盡可能記下來，那些例子都可能成為今后材料有力的佐證，當然領(lǐng)導(dǎo)在提到這些案例的時候，數(shù)據(jù)可能都是個概數(shù)，如果秘書順藤摸瓜，補充完善，為領(lǐng)導(dǎo)提供更為詳實和準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)肯定會對其青睞有加。記筆記的終極目的是寫好材料，秘書除了要在會上記好筆記，會后要及時整理筆記，歸納筆記，這樣以后找材料信手拈來，省下很多功夫。同時要學(xué)會利用筆記，將領(lǐng)導(dǎo)講話的中心思想歸納成有指導(dǎo)意義，讀來瑯瑯上口，易懂好記的詞句。
總之，記筆記不但是一門苦力活，也絕對是一門技術(shù)活。秘書平時要善做有心人，學(xué)會從筆記中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，挖掘大政方針、工作重點、典型經(jīng)驗、面臨的形勢或當前問題等等，長此以往，很快就能發(fā)現(xiàn)筆記成為自己的獨門秘笈，任何觀點和實例都有出處，屆時即便是臨時任務(wù)也能做到不慌不忙，工作也能達到事半功倍的效果。
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