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秘書人員說話的藝術(shù)
秘書工作的特殊性，決定了秘書人員說話，既不能口無遮攔、“竹筒倒豆子”，也不能凡事三緘其口或是只說些“不痛不癢”的話。可以說，是否“說”和如何“說”，對(duì)秘書人員而言，不僅是一門必須熟練駕馭的語言藝術(shù)，也是一種必須潛心修煉的人生智慧。
“是否說”里藏智慧
曾看過一句耐人尋味的話：“我們花兩年時(shí)間學(xué)會(huì)說話，卻要花數(shù)十年時(shí)間學(xué)會(huì)閉嘴。”的確，很多時(shí)候，“說”是一種能力，“不說”是一種智慧。筆者總結(jié)，秘書人員要堅(jiān)持 “十不說”：
不說過頭話。秘書人員的一言一行、一舉一動(dòng)往往備受關(guān)注，“謹(jǐn)言”二字是須臾不可忽視的。對(duì)于需要保密的事宜必須守口如瓶，違背原則有悖身份的話也絕不能說，心中一定要牢牢把握說話的底線和原則。
不說無頭話。秘書人員要特別注意不能說沒有根據(jù)的話，不能傳遞捕風(fēng)捉影、道聽途說的消息，更不能“睜眼說瞎話”。說出口的話必須字字確鑿、句句有憑，經(jīng)過細(xì)致嚴(yán)密的調(diào)查確認(rèn)，經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)和事實(shí)證明。
不說空頭話。開“空頭支票”是秘書人員必須避免的。在領(lǐng)導(dǎo)面前亂表態(tài)，既要誤事，也是不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在其他人面前亂許諾，則會(huì)踐踏原則，貶損領(lǐng)導(dǎo)威信。因此，秘書絕不能做“語言的巨人”。
不說大頭話。所謂“大頭話”，就是擺出“二領(lǐng)導(dǎo)”的架子，自以為是，狐假虎威，吆五喝六耍威風(fēng)，滿嘴官腔衙門調(diào)，以勢(shì)壓人。這樣的秘書終將為眾人所唾棄。
不說私小話。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)身邊人，講話雖不說舉足輕重，也會(huì)產(chǎn)生某種程度的影響。因此，秘書人員必須嚴(yán)于律己，不暗自“夾帶私貨”，不悄悄“打小算盤”，而要出自公心說話，成為凈化風(fēng)氣的“推手”。
不說垃圾話。秘書人員是一個(gè)窗口，必須自覺遠(yuǎn)離臟話、粗話、“段子”，以嘉言懿行展示機(jī)關(guān)良好形象。即使遇見有意刁難、出言不遜者，也要以寬容禮貌待之，切不可“唇槍舌劍”。
不說附和話。秘書人員服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，被動(dòng)的工作居多，但也要有自己獨(dú)立的見解，敢于表達(dá)自己的觀點(diǎn)。既不能唯唯諾諾一味盲從，領(lǐng)導(dǎo)說什么是什么；也不能人云亦云講違心話，“風(fēng)吹兩邊倒”，毫無主見。只有有一說一、有二說二，實(shí)實(shí)在在講清自己的意見建議，才能體現(xiàn)作為秘書的真正價(jià)值。
不說虛偽話。“君子坦蕩蕩，小人長(zhǎng)戚戚。”言雖口出，但源自內(nèi)心。秘書人員要常懷純真之心，對(duì)人對(duì)事以客觀事實(shí)為準(zhǔn)繩，不編謊造假，不說半句留半句，不為一己之私對(duì)領(lǐng)導(dǎo)極盡阿諛奉承之能事，對(duì)他人專打馬虎眼、亂涂萬金油、慣于和稀泥。否則人格盡失，何談?dòng)袨椋?/p>
不說魯莽話。魯莽冒失是秘書人員講話的大忌，往往會(huì)造成工作的`被動(dòng)。因此，在工作中一定要多用商量的語氣，多用委婉的方式，營(yíng)造融洽的氣氛，準(zhǔn)確把握講話的分寸、方式和技巧等，“在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候以適當(dāng)?shù)姆绞街v適當(dāng)?shù)脑挕薄?/p>
不說牢騷話。秘書工作很辛苦，起早貪黑無閑日，但這不能成為牢騷滿腹的理由。秘書人員如果整日怨天尤人，就不自覺地充當(dāng)了消極思想的“鼓風(fēng)機(jī)”，既給別人帶來不良影響，也不利于自身身心健康。
“如何說”里有乾坤
人們常說：“一句話能把人說笑了，一句話也能把人說惱了。”這正是語言藝術(shù)運(yùn)用所實(shí)現(xiàn)的不同效果。秘書人員要達(dá)到自己的表達(dá)目的，就要注意鉆研說話的藝術(shù)，成長(zhǎng)為一個(gè)會(huì)說話、能辦事的秘書。
情感投入要“誠(chéng)”。無論是和領(lǐng)導(dǎo)抑或同事、來訪者等說話，秘書人員都要注意傾聽，態(tài)度誠(chéng)懇、言辭懇切、發(fā)自內(nèi)心。唯有帶著真摯的感情，設(shè)身處地為對(duì)方考量，才能贏得對(duì)方的理解和尊重，從而縮短人與人之間的距離，達(dá)到良好的溝通效果。
對(duì)象了解要“透”。要做到說話有“準(zhǔn)星”，離不開對(duì)“聽話”對(duì)象的了解，包括他們的性格、喜好、習(xí)慣等。如：在匯報(bào)一件事前應(yīng)該知道，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此類事情的一貫態(tài)度是什么，通常是怎么處理的`，習(xí)慣什么樣的匯報(bào)方式，等等。只有全面了解了這些，秘書人員才能作出“怎么說”的準(zhǔn)確判斷。
時(shí)間選擇要“巧”。“說”的時(shí)間選擇，對(duì)能否“說成事”至關(guān)重要。例如，一般來說，秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)提一個(gè)建議，第一要選擇在領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)空閑的時(shí)間；第二要瞅準(zhǔn)各方面條件都具備的時(shí)機(jī)；第三要把握住各方重視的“當(dāng)口”。否則，說的時(shí)間不對(duì)，不是錯(cuò)了，就是過了，建議往往很難被采納。
場(chǎng)所安排要“對(duì)”。選擇在什么場(chǎng)合“說事”也是很有講究的，需要具體情況具體對(duì)待。不宜公開或需要打消說話對(duì)象顧慮時(shí)，就不宜在公開場(chǎng)合講。
分寸把握要“準(zhǔn)”。秘書人員無論是上傳下達(dá)還是建言獻(xiàn)策，一定要把握好分寸，不偏不倚，恰到好處，該“冷卻降溫”的時(shí)候不要“火上澆油”，該“趁熱打鐵”的時(shí)候不要“偃旗息鼓”。如果是提醒領(lǐng)導(dǎo)過失，更要注意場(chǎng)合、注意方式，不要讓領(lǐng)導(dǎo)“下不來臺(tái)”。
講話內(nèi)容要“實(shí)”。不論情況是好是壞，是喜是憂，都應(yīng)如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。真實(shí)的情況對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策尤為重要，它能幫助領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)清形勢(shì)、“對(duì)癥下藥”。下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示則要忠實(shí)原意，絕不能似是而非。
技巧運(yùn)用要“活”。說話的藝術(shù)，精髓在“隨機(jī)應(yīng)變”四個(gè)字上。有時(shí)宜曲不宜直，有時(shí)宜明不宜暗；有的事情需要事無巨細(xì)一一細(xì)述，有的事情只需簡(jiǎn)單說明情況；有些情況需要以嚴(yán)肅的語氣表示鄭重，有些情況則需要一點(diǎn)幽默來化解尷尬，等等。這需要慢慢摸索和積累經(jīng)驗(yàn)。
效果實(shí)現(xiàn)要“圓”。說話的方式各不同，目的只一個(gè)，就是達(dá)到好的溝通效果。在各方博弈中，“左支右絀”肯定不行，“左右逢源”才能求得平衡，對(duì)“上”解難題，為“下”辦實(shí)事，達(dá)到“雙贏”乃至“多贏”，實(shí)現(xiàn)效果的“峰值”。
過程推進(jìn)要“勻”。有不少事情由于其復(fù)雜性，往往不能“一說即合”、一蹴而就。常言道：“心急吃不了熱豆腐。”這種情況下，秘書人員一定要保持耐心，靜觀局勢(shì)的變化，靜待事情的轉(zhuǎn)機(jī)，靜候適合再次對(duì)上進(jìn)言或?qū)ν鉁贤ǖ臅r(shí)機(jī)。
語言表達(dá)要“彩”。我們說“善于說話”并不是夸夸其談、油嘴滑舌，而是要體現(xiàn)學(xué)識(shí)、體現(xiàn)風(fēng)度、體現(xiàn)水平。“腹有詩書氣自華”，秘書人員一定要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，注重知識(shí)、能力、閱歷和思想的積累，把話說得合情合理、合時(shí)合地，有理有據(jù)、有聲有色，贏得“滿堂彩”。
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