當秘書的電話禮儀

時間：2025-01-07 12:05:00 丹辦公文秘我要投稿

當秘書的電話禮儀

　　秘書的電話禮儀中表示，電話作為現代通訊聯絡的手段，在企業運作中起著十分重要的作用，下面小編為大家介紹當秘書的電話禮儀，希望能幫到大家！

當秘書的電話禮儀

　　秘書電話禮儀

　　因此秘書必須具有我代表公司的意識，這樣，不但樹立了自己的良好的形象，同時也把自己公司的良好形象留給了對方。

　　秘書接電話禮儀

　　接聽電話第一聲應說：您好，然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書，應掌握接電話的規范：

　　隨時保持笑容

　　打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應隨時保持笑容。

　　姿態正確，聲音清朗

　　在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態、當時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

　　不要讓電話鈴響的太久

　　電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應向對方致歉，這樣才會使對方對你產生良好印象，認為你很有禮貌、很有修養，同時也會對你的單位產生良好的印象。

　　用左手我電話，右手執筆

　　接聽公務電話時，一定要用左手持話筒，右手執筆，一邊交談，一邊記錄電話內容。正確記錄所要傳達的事企業電話講究效率第一，電話的記錄傳達宜求簡潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。理智地回答一般性的詢問對打錯的電話表示諒解；對個人私事的來電簡要回答；對電話騷擾不予理睬；對員工家庭急事予以緊急處理；對態度粗暴語言粗魯的來電，仍應保持你的禮貌和職業性語言，不和他爭辯和頂撞。

　　如何處理請別人傳呼和接到打錯電話的問題

　　如果接電話的人不是你要找的人，那么你就需要別人傳呼，傳呼應該注意什么呢？

　　首先你要說：“我是XXX，找他有點事兒，能否麻煩您幫我找一下？”如果對方答應給你找受話人，你肯定要表示十分感謝；但如果對方表示自己無法脫身，你也同樣應該表示感謝，然后說：“對不起，如果xxx回來，請您轉告他，請他給我回個電話。”

　　如果接到了打錯的電話，首先第一是要防止發火，尤其是當你正忙的時候或者心情不好的時候。其實，跟一個不相識、不見面的人發這么大火是沒有必要的，只能說明你這個秘書修養不好。其次是要耐心詢問，你要問清楚對方是要找什么單位什么人，可能是該單位剛好換了電電話號碼，或者你又知道該單位的相關情況，給他順手幫忙一下告訴他正確電話號碼等，別人還感謝你，多好。

　　接聽監督電話應注意的問題

　　許多領導機關為了廉潔自律接受群眾監督，及時解決下邊的疾苦與反應的問題，就設立監督電話。秘書人員接聽這類電話時，要特別注意：

　　1.嚴守信譽。也就是說，群眾一旦撥用，就應該立即有人接應。

　　2.熱情接受。也就是接電話的時候要先自報“家門”，然后對于對方反應的問題要認真聽、認真記，詳細打聽清楚。

　　3.負責辦理。就是說凡能夠回答和解決的問題，最好在電話里就回答和解決。不能夠回答和解決的問題，要做好記錄，并告訴對方：“你反映的這個問題，我們一定要調查清楚。”同時要告訴對方，今后可采取何種方式取得聯系，以便把反映的問題的處理結果轉告他。

　　4.態度冷靜。因為是監督電話，所以可能會遇到各種各樣的人和問題，可能接聽電話的體驗會很差。那么接話人就要做到不急躁，不解釋，不反駁；耐心聽，熱心問，詳細記。

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