辦公文秘工作的基本要求

時間：2024-07-09 09:41:57 辦公文秘我要投稿

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辦公文秘工作的基本要求

　　辦公室作為一個單位不可或缺的部門，承擔著特殊的工作職能。下面是小編為大家整理的辦公文秘工作的基本要求，歡迎參考~

辦公文秘工作的基本要求

　　辦公室秘書，指的是為單位以及單位領(lǐng)導工作服務(wù)的綜合辦事機構(gòu)或秘書工作機構(gòu)的當事人。樹立角色意識，是辦公室秘書適應(yīng)工作的基本要求。辦公室秘書的行為必須十分慎重，語言表達必須注意角色。具體的講，應(yīng)牢固樹立以下八大意識。

　　1、法規(guī)意識。

　　辦公室秘書一般都掌握著單位或部門的印章印鑒，平時使用時看似平凡，然而都及其重要。依據(jù)我國現(xiàn)行的法規(guī)，在對外交往中，加蓋印章比法人代表簽字更具法律效力。不少的法律糾紛和案例，就是因為種種原因用章不慎導致和國家和單位利益的巨大損失。隨著我國法制化推進，加入世貿(mào)組織以后，必須進一步強化規(guī)則意識。

　　2、“坐標意識”。

　　要清楚自身的位置，找準自身的“坐標”，只有看清自身地位才能夠更好的解決好上下級的關(guān)系。辦公室作為一個關(guān)鍵的部門，在傳達信息，接物待人以及協(xié)調(diào)日常工作中，具有著自身獨特的從屬性的特點。因此，辦公室秘書要想做好，必須做到不越位，具體來說有以下幾點：干工作不越位，有關(guān)場合不越位，表態(tài)不越位以及處理問題和答復問題不越位。

　　3、服從意識。

　　辦公室秘書不僅是一名普通的工作者，更是領(lǐng)導意圖和集體決議的傳達者和執(zhí)行者。在工作中必須堅定的服從領(lǐng)導的意圖是做好辦公室秘書工作的最基本的原則。在傳達和執(zhí)行領(lǐng)導意圖的時候，不能有一點的水分，更不能有一點的個人意見摻雜，這不僅僅是自己作為辦公室秘書的職責，更能夠證明一個人的人格和黨性原則的問題。

　　4、參與意識。

　　辦公室的一項重要的職能是參與單位的重要工作。作為辦公室秘書，應(yīng)該積極主動的參加，并主動做好各項服務(wù)的事項。首先，辦公室秘書必須有全局的觀念，要及時的了解辦公室的情況，要掌握辦公室各項事務(wù)的進度和情況，利用這些信息為領(lǐng)導的行駛決策權(quán)提供準確的服務(wù);其次，辦公室秘書辦事要有一定的前瞻性，并且更不能替代其他的部門進行參加。

　　5、協(xié)調(diào)意識。

　　辦公室作為單位中一個重要的樞紐部門，因此，處理上下左右關(guān)系是一項重要的工作。靈活，是辦公室秘書需要掌握的。在和上級領(lǐng)導進行工作的協(xié)調(diào)的時候，要自覺的服從領(lǐng)導的意見，態(tài)度要真誠，還需要和領(lǐng)導保持好適合的距離。在向領(lǐng)導請示的環(huán)節(jié)中，要堅持誰分管就去請示誰，避免給自己的工作帶來不必要的麻煩;而有些時候領(lǐng)導間也會出現(xiàn)分歧，這時候是對辦公室秘書的一種考驗，應(yīng)該堅持不傳話，不評論，不介入，多補臺，多圓場的原則。在同級別的領(lǐng)導之間進行工作協(xié)調(diào)的時候，要做到工作不越位，避免影響各個部門之間的關(guān)系。

　　6、服務(wù)意識。

　　服務(wù)意識是每一個工作人員都需要樹立的觀念。主要體現(xiàn)在為領(lǐng)導服務(wù)，為部門服務(wù)，還要為本單位的所有人服務(wù)。這些服務(wù)主要體現(xiàn)在日常的工作中，例如要按時保質(zhì)量的完成領(lǐng)導交代的事情;要協(xié)調(diào)好單位各個部門之間的關(guān)系，多進行信息的交流和溝通等。

　　7、公關(guān)意識。

　　辦公室是單位的“窗口”，其形象和管理水平從某種意義上說是單位的“縮影”。大量的來人來文來電及從事工作洽談等，一般都要先經(jīng)辦公室，這就要求辦公室的每一位工作人員首先要樹立公關(guān)意識，善于與外界，與社會交往和合作;其次要努力提高自己的個人素質(zhì)，鍛煉自己的口頭表達能力，另外還要加強學習，不斷拓寬自己的知識面。

　　8、奉獻意識。

　　辦公室是本單位的辦事機構(gòu)和服務(wù)部門，事情繁雜瑣碎，難出成績。特別是辦公室秘書，整天忙忙碌碌，經(jīng)常是上班忙，下班累，領(lǐng)導隨叫隨到。因此，辦公室秘書必須具有淡泊名利，甘為人梯，默默奉獻的意識，不妄自尊大，也不妄自菲薄，努力創(chuàng)造一種先他人之苦而苦，后他人之樂而樂的良好心境。

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