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文秘如何進(jìn)行檔案的分類
作為文秘必須能熟練地從事文書、秘書事務(wù)工作，那么文秘應(yīng)該如何進(jìn)行檔案的分類呢，一起來(lái)看看!
一、按字母排列的分類法
在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個(gè)案卷，案卷嚴(yán)格按照字母順序排列。姓的第一個(gè)字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準(zhǔn)確位置，姓氏第一個(gè)字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應(yīng)該排在 Cryton Philip之后。
數(shù)量較少的、無(wú)須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來(lái)標(biāo)分，每一雜類卷的封面上應(yīng)寫有該卷內(nèi)裝放的文件資料的目錄。
1、按主題分類
文件的主題有時(shí)會(huì)取代作者成為歸檔的依據(jù)，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個(gè)因素，依次類推。最基本的分類導(dǎo)片標(biāo)示出各類文件的主要標(biāo)題，這些標(biāo)題都是與單位的某項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的，如：廣告、運(yùn)輸、獨(dú)家代理商、購(gòu)置、管理等等。很多單位都有一定數(shù)量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部的總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿(mào)易聯(lián)系單位的關(guān)系等等。各主題之間的排列可以根據(jù)字母排列順序進(jìn)行。按主題分類立檔的優(yōu)點(diǎn)是所有有關(guān)資料都集中存放，可以迅速、簡(jiǎn)便地查閱。
2、按地區(qū)分類
在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產(chǎn)生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國(guó)名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關(guān)地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問(wèn)題分別立卷。運(yùn)輸和出口業(yè)務(wù)部門、計(jì)劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。
二、按數(shù)字分類
案卷以數(shù)碼排列，每一份文件給定一個(gè)數(shù)碼。用索引卡或索引條可以查出某一數(shù)碼所代表的名字。所有索引卡按所標(biāo)名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當(dāng)需要查找某份文件時(shí)，先從索引卡抽屜中相應(yīng)的字頭下找出與文件相關(guān)的信息，從而得知該案卷的數(shù)碼，然后可以在適當(dāng)?shù)臋n案柜中找到標(biāo)有該數(shù)碼的案卷。
1、按十進(jìn)位制數(shù)碼編排分類
這是數(shù)字法的一種，經(jīng)常與按專題分類相結(jié)合。用于圖書分類的杜威十進(jìn)位制數(shù)碼法就是這種分類的一個(gè)很好的例子。操作起來(lái)比較簡(jiǎn)單，主要專題分別用某個(gè)整數(shù)表示。
當(dāng)該系統(tǒng)中需要新增立案卷時(shí)，通常把它歸入已立檔的某一項(xiàng)目，插在適當(dāng)?shù)奈恢�，然后編上小�?shù)。這樣就可以不需要對(duì)已經(jīng)建立的系統(tǒng)進(jìn)行大的修改和變動(dòng)。
使用十進(jìn)位制數(shù)字排列法立卷，能較容易地根據(jù)文件上所編的案卷號(hào)得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。
2、 按日期排列分類、
這種方法操作十分簡(jiǎn)單，文件是按照用數(shù)字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統(tǒng)來(lái)使用，但它一般是排列案卷內(nèi)文件順序的標(biāo)準(zhǔn)方法。
三、字母法和數(shù)字法的比較
1、 字母順序排列法的優(yōu)點(diǎn)
1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實(shí)用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。
1.材料費(fèi)用較低。
2、字母順序排列法的缺點(diǎn)
1.查找常用名字時(shí)可能會(huì)遇到困難。
2.當(dāng)需要查找某一專題案卷時(shí)案卷位置難以確定。
3.需要擴(kuò)充時(shí)不容易估算所需要的空間。
3、數(shù)字排列法的優(yōu)點(diǎn)
1. 標(biāo)有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當(dāng)文件用畢歸檔時(shí)，放錯(cuò)位置的可能性較小。
2.標(biāo)上數(shù)碼的文件方便查詢。
2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無(wú)限擴(kuò)充;建立起的相應(yīng)索引卡片或索引條可以兼作其他用途。
4、數(shù)字排列法的缺點(diǎn)
1.必須建立相應(yīng)的索引卡片或索引條，而且通過(guò)索引卡查找案卷會(huì)占用一部分時(shí)間。
2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費(fèi)錢、費(fèi)時(shí)。
3.如果數(shù)碼標(biāo)錯(cuò)會(huì)造成文件和案卷放錯(cuò)位置的嚴(yán)重后果。
四、字母法和數(shù)字法的綜合運(yùn)用
按字母順序排列和按數(shù)字排列對(duì)檔案進(jìn)行分類各有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，我們可以把這兩種方法結(jié)合起來(lái)運(yùn)用。
在字母順序排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個(gè)字母或字母的一部分，在立卷時(shí)，每個(gè)案卷再分別編號(hào)。例如：假定A用回來(lái)表示，在該組中有5個(gè)案卷，那么第四個(gè)案卷的編號(hào)就是1/4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數(shù)字編號(hào)只起輔助作用，只作為查文編號(hào)以供通訊時(shí)引用。
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