公文寫作中的文章順序技巧

時間：2024-10-19 19:05:08 晶敏辦公文秘我要投稿

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公文寫作中的文章順序技巧

　　作為公職人員，會寫文字材料是非常必要的一種技能，一些年輕人不愿意吃苦，認(rèn)寫作為公文寫作很難，其實掌握基本技巧，就很簡單。那么公文寫作中的文章順序技巧是怎樣的？下面是小編收集整理的公文寫作中的文章順序技巧，希望對大家有幫助！

公文寫作中的文章順序技巧

　　一、請示的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的事項”。

　　請示正文一般分為三個部分:

　　①請示的理由。這部分十分重要，它是請示的依據(jù)和出發(fā)點，是能否得到滿意批復(fù)的關(guān)鍵，一定要充分說明理由。

　　②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么，要明確、具體。

　　③結(jié)語。一般用“妥否，請批示”等語。

　　(二)寫作要求

　　1、請示的理由要充分有力，請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是，具有說服力，不能虛報。注意行文語言，選用詞語要謙敬、分寸得當(dāng)，一般不用請馬上、請立即等詞語。

　　2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質(zhì)、不同類別的問題，如在一個請示件中羅列了很多不相關(guān)的請示內(nèi)容，請示的事項無法分清主次緩急，上級機關(guān)無從審批或因請示中某一件事不能解決，使得整個請示擱置下來，影響請示事項的及時批復(fù)。

　　3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機關(guān)隸屬關(guān)系向上級主管機關(guān)或主管部門行文，一般只報一個主送機關(guān)。如多頭主送，容易造成責(zé)任不明，互相推誘，或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的批復(fù)不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示，同時也讓設(shè)區(qū)市婦聯(lián)知悉，則可用抄報的形式。請示不能送領(lǐng)導(dǎo)個人，不抄送下級機關(guān)。

　　4、請示和報告的內(nèi)容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種，請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn);報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

　　(三)請示與報告的區(qū)別請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是：

　　(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復(fù)；報告則是下情上達(dá)，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)只作為閱知件，不作答復(fù)。

　　(2)行文時間不同。請示必須事前行文，不允許先斬后奏;報

　　告可根據(jù)實際情況隨時行文。

　　(3)行文內(nèi)容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項，但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請示用了報告，有的報告中夾帶請示事項，有的請示件標(biāo)題用“關(guān)于xxx的請示報告”，這都是極不規(guī)范的。

　　二、報告的寫作要求

　　(一)概念與分類

　　報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。”

　　報告一般分為三部分:一是報告的原由，即為什么寫報告;二是報告的事項，用“現(xiàn)將報告如下：”之類的轉(zhuǎn)接語引出報告的事實和問題，這部分要突出重點，做到點面結(jié)合;三是結(jié)束語，可根據(jù)報告內(nèi)容的不同寫明報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答復(fù)報告和建議報告。

　　(1)綜合報告。是下級機關(guān)為了使上級機關(guān)全面了解下級機關(guān)各方面情況，便于上級機關(guān)掌握全局，指導(dǎo)工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:匯報的情況和反映的問題比較全面，一般和工作總結(jié)結(jié)合起來。綜合報告的正文，一般包括報告起因和報告內(nèi)容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告，報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話，報告起因與報告內(nèi)容之間的承上啟下用語，往往用“現(xiàn)將情況報告如下”。報告內(nèi)容，是報告正文的主體，一般要寫明完成任務(wù)、進(jìn)行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問題，今后的打算與安排。報告正文的結(jié)尾用語一般用“特此報告”表述。

　　(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題，以使上級了解情況，做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是，報告的內(nèi)容專一。專題報告可分為:反映某項工作及其存在問題，并提出解決問題意見的專題報告;為總結(jié)某項工作而形成的經(jīng)驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工作中有了錯誤，需要向上級機關(guān)檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進(jìn)行周密的調(diào)查，在分析研究基礎(chǔ)上形成的調(diào)查，專題報告。

　　各種專題報告的格式大體一致。正文內(nèi)容，由于專題報告種類不同，在寫法上有所差異。一般說來，專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況，二是存在問題及其原因，三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細(xì)敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù)”，然后用“為了”等句式點名主題，再用“現(xiàn)如下”句作為過渡語，轉(zhuǎn)入分旨部分，提出解決問題的具體措施。

　　(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍比較明確，寫法也較簡單，一般只對報送的文件、物件作簡要說明。

　　(4)答復(fù)報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報，正文開頭一般先引用上級來文(或領(lǐng)導(dǎo)批示要求、函電)作為“依據(jù)”，然后用“現(xiàn)將報告如下。”一句點明“意圖主旨”兼作過渡語，轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細(xì)敘述。答復(fù)報告結(jié)尾處常用“以上報告如有不妥，請指示”做結(jié)語。

　　(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文，一旦被批轉(zhuǎn)后，便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應(yīng)先逐一說明本建議的“事實依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等，然后用“具體建議如下”一句過渡語轉(zhuǎn)入用“一、二、三”序號列項，或用小標(biāo)題分列的分旨要素。建議報告的結(jié)束語常用“以上報告(建議)如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”。

　　(二)寫作要求

　　1、重點突出，中心明確，詳略得當(dāng)，即使是綜合報告，也要重點突出幾個問題，對其他問題簡略帶過。

　　2、要有分析，不能只羅列現(xiàn)象，要著力揭示問題的實質(zhì)，分析發(fā)展趨勢。

　　3、要注意反映新情況、新問題即報告的內(nèi)容要有新意，要注意時效性。

　　4、內(nèi)容要真實可靠，實事求是，要一分為二，報喜也要報憂，講成績也要找出差距和不足。

　　5、注意一文一事，不要夾帶請示事項，簡明扼要，文字精煉。

　　三、通知的寫作要求

　　通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。”

　　通知按內(nèi)容性質(zhì)和寫作方法不同可分為:

　　①用于頒布行政法規(guī)的公布性通知。

　　②用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)來文的批轉(zhuǎn)性通知。

　　③用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)來文的轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

　　④用于對下級機關(guān)發(fā)布指示的批示性通知。

　　⑤告知一般事項的一般性通知。

　　⑥會議通知。其內(nèi)容構(gòu)成一般由“原由”和“具體事項”組成。“原由”要講清目的;“具體事項”的內(nèi)容要直截了當(dāng)明確具體，有的很簡短，另起一段寫明所要求的事項即可。

　　通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制，無論機關(guān)、學(xué)校、企業(yè)、部隊、群眾團體都可以使用。同時，它行文簡便、寫法靈活、種類多樣，寫作方式可以不拘一格，長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。

　　四、總結(jié)的寫作要求

　　總結(jié)是對前一階段社會實踐活動進(jìn)行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認(rèn)識的高度概括經(jīng)驗教訓(xùn)，并從中歸納出某些規(guī)律性的東西，以明確努力方向，促進(jìn)和指導(dǎo)今后工作的一種公文。

　　(一)分類和作用

　　1、總結(jié)的分類。依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，總結(jié)可以分為若干類。

　　(1)按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié)(全面總結(jié))和專題性總結(jié)(經(jīng)驗總結(jié))。

　　(2)按性質(zhì)可分為工作總結(jié)、教學(xué)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)等。

　　(3)按時間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。

　　2、總結(jié)的作用。總結(jié)是工作中常用的一種公文，其作用具體

　　如下:

　　1、總結(jié)是推動工作前進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。任何一項工作，不論是個人或群體去進(jìn)行，都需要多次反復(fù)操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐，都有成績與失誤、經(jīng)驗與教訓(xùn)。及時總結(jié)，就會及時取得經(jīng)驗教訓(xùn)，提高認(rèn)識和工作技能。不斷總結(jié)，那么人們對客觀事物的認(rèn)識也就越來越深刻，知識越來越廣，智慧越來越高，所進(jìn)行的事業(yè)通過總結(jié)才會不斷發(fā)展、前進(jìn)。

　　2、總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物，都存在著內(nèi)在聯(lián)系、外部制約，都有它自身的發(fā)展、運動規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達(dá)到預(yù)期的目的，否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律，就需要總結(jié)。

　　3、總結(jié)是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔(dān)某項工作氣執(zhí)行某項任務(wù)的能力。具體表現(xiàn)有兩個方面:一是專業(yè)知識水平，二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中，二者常常是揉合在一起的，相得益彰。運用所學(xué)到的知識，處理實際工作中的問題，并不斷總結(jié)經(jīng)驗的過程，就是工作能力不斷提高的過程。因此，總結(jié)是提高工作能力的重要手段。

　　4、總結(jié)是團結(jié)群眾，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持的好渠道。一項工作任務(wù)完成之后，必須進(jìn)行總結(jié)。總結(jié)能全面深入地回顧、檢查，對成績與不足、成功與失敗、經(jīng)驗與教訓(xùn)，實事求是地做出正確評價，使大家認(rèn)識統(tǒng)一。這樣的總結(jié)群眾心服口服，把群眾最大限度地團結(jié)起來。同時，通過總結(jié)把成績、經(jīng)驗、問題和今后的努力方向等向領(lǐng)導(dǎo)匯報，能引起領(lǐng)導(dǎo)重視，爭取領(lǐng)導(dǎo)的更大的支持和指導(dǎo)。

　　(二)格式與內(nèi)容

　　總結(jié)包括標(biāo)題、導(dǎo)語、正文和落款四部分。

　　1、標(biāo)題。標(biāo)題寫法有兩種:一種是類似公文式的標(biāo)題，由“機關(guān)名稱+時間+事由+文種”構(gòu)成，例如(xx市婦聯(lián)2007年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結(jié));或由“時間十事由+文種”構(gòu)成，例如(2007年度春蕾行動計劃情況工作總結(jié));由“事由十文種”構(gòu)成等。另一種是新聞式標(biāo)題，這種標(biāo)題側(cè)重在經(jīng)驗總結(jié)上，由引題、正題和副題構(gòu)成，它要求切實有力地反映出總結(jié)的內(nèi)容和特點。

　　2、導(dǎo)語。導(dǎo)語是總結(jié)的開頭部分。一般是概述基本情況，包括交代總結(jié)所涉及的時間、地點、機關(guān)和背景;概述基本經(jīng)驗、點明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問題等。導(dǎo)語要求緊扣中心，簡潔精練，有吸引力。

　　3、正文。正文是總結(jié)的主要內(nèi)容，這一部分一般要寫明以下幾個問題:

　　(1)工作情況。即進(jìn)行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟，有哪些效果，取得了什么成績。

　　(2)經(jīng)驗和體會。即工作中哪些做法是成功的，取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結(jié)的重點，在全文中占主導(dǎo)地位，寫時要注意主次和詳略，注意把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的高度。

　　(3)問題和教訓(xùn)。即工作中遇到哪些問題，給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓(xùn)的存在以及產(chǎn)生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結(jié)，則應(yīng)把問題和教訓(xùn)當(dāng)作重點來寫。

　　(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題，提出切實有效的改進(jìn)措施，提出一些新的奮斗目標(biāo)，以表示決心，展望前景，鼓舞斗志。

　　4、落款。總結(jié)的落款包括署名和日期。機關(guān)總結(jié)的署名，一般不放在落款處，而寫在標(biāo)題中或標(biāo)題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送，所以總結(jié)上不署名。個人總結(jié)署名，一般寫于正文后的右下方。

　　公文的基礎(chǔ)知識

　　一、什么是公文？

　　公文是法人之間為處理各種事務(wù)而形成的具有特定格式的書面文字材料。公文就是公務(wù)活動中使用和形成的一切文字材料。

　　二、公文的種類？

　　1《國家機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的公文種類有十三種，即：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議記要。

　　2《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)定的公文種類有十四種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議記要。3企業(yè)常用應(yīng)用文

　　通知、通報、規(guī)定、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、講話稿、簡報、計劃、總結(jié)等

　　三、公文的作用

　　1、策令作用

　　2、規(guī)范作用

　　3、計劃作用

　　4、組織作用

　　5、協(xié)調(diào)作用

　　6、控制作用

　　7、協(xié)調(diào)作用

　　8、聯(lián)系作用

　　9、憑證作用

　　公文撰寫方法

　　一、總結(jié)

　　1.怎樣撰寫總結(jié)

　　總結(jié)――是對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行全面回顧，它要對整個工作進(jìn)行分析、評定和綜合，找出經(jīng)驗、教訓(xùn)，提煉出規(guī)律性的東西，以便指導(dǎo)今后工作。

　　2、總結(jié)的分類

　　總結(jié)按照其工作范圍的不同，可分為：綜合性工作總結(jié)和專題性工作總結(jié)。

　　3、總結(jié)的文章結(jié)構(gòu)

　　①標(biāo)題：由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種四部分組成

　　②開頭，即情況概述。

　　③主體，即經(jīng)驗體會。

　　④結(jié)尾，即存在的問題及今后努力的方向。

　　4、撰寫總結(jié)要注意以下四點：

　　①收集和占有材料

　　②實事求是，一分為二

　　③圍繞中心，突出重點

　　④敘議結(jié)合，語言簡樸

　　二、計劃

　　1、怎樣撰寫計劃

　　計劃――為做好某項工作或完成某項任務(wù)，根據(jù)上級的要求，結(jié)合本單位實際情況，確定具體的目標(biāo)、要求，提出相應(yīng)的措施和辦法而預(yù)先作出安排時擬定的一種公文。

　　2、計劃分類

　　按時間劃分年度計劃、季度計劃、月份計劃、一周計劃；按范圍劃分單位計劃、部門計劃、車間（處室）計劃、科室計劃.

　　3、計劃的文章結(jié)構(gòu)

　　①標(biāo)題：一般由單位名稱、計劃時限、計劃內(nèi)容和文種四部分組成

　　②正文：前言，相當(dāng)于導(dǎo)語，說明為什么這樣做和主要依據(jù)。 ③主體，計劃的主要內(nèi)容，由目標(biāo)、措施和步驟組成。

　　④結(jié)束語

　　4、撰寫計劃要注意以下三點：

　　①從實際出發(fā)，量力而行

　　②計劃中的目標(biāo)、任務(wù)、指標(biāo)等要寫明確

　　③使用表格式表達(dá)計劃內(nèi)容，表格設(shè)計要簡明，不要在一張表格上列過多的項目，必要時，可以把計劃內(nèi)容分成幾張表格來體現(xiàn)。

　　三、請示

　　1、怎樣撰寫請示

　　請示――下級單位在工作中發(fā)生的不能自行決定的重大問題，或不屬于本單位權(quán)限審批范圍的事項，需要上級解決、批準(zhǔn)或指示時使用的文種。

　　2、請示的分類

　　請示大體上有五種，即審批事項請示、解決問題請示、建議性請示、請求性請示、答復(fù)性請示。

　　3、請示的文章結(jié)構(gòu)

　　①標(biāo)題：要準(zhǔn)確點出請示事項。

　　②主送機關(guān)：堅持“主送一個機關(guān)”的原則。

　　③正文：

　　請示緣由

　　請示事項

　　結(jié)束語

　　落款

　　4、撰寫請示要注意以下三點：

　　①不越級請示

　　②不多頭請示

　　③要一文一事

　　四、報告

　　1、怎樣撰寫報告

　　報告――向上級匯報工作、反映情況、提出意見、報送材料、答復(fù)上級詢問時使用的文種，可分為綜合報告和專題報告。

　　2、報告的文章結(jié)構(gòu)

　　①標(biāo)題：要準(zhǔn)確點出報告事項。

　　②報告引據(jù)：用簡明扼要的語句交待出全文的主要內(nèi)容。

　　③報告事項

　　④結(jié)尾

　　五、會議紀(jì)要

　　1、怎樣撰寫會議紀(jì)要

　　會議紀(jì)要――傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求個與會單位共同遵守和執(zhí)行的文種，它是將會議研討情況和成果摘要綜合而成。

　　2、會議紀(jì)要的分類

　　會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要、專題會會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要。

　　3、會議紀(jì)要的文章結(jié)構(gòu)

　　①標(biāo)題：單位名稱+會議名稱+文種；會議名稱+文種

　　②正文：

　　③總結(jié)部分

　　④分述部分

　　⑤結(jié)尾

　　六、述職報告

　　1、怎樣撰寫述職報告

　　述職報告――述職者在被考核過程中，向自己的任命部門和上級領(lǐng)導(dǎo)及職工群眾匯報自己在一個時期內(nèi)守職、盡責(zé)和施政情況的書面報告，是干部考核過程中普遍使用的一種事務(wù)文書。

　　2、述職報告的文章架構(gòu)

　　①標(biāo)題

　　②稱謂

　　③正文：

　　④開頭部分

　　⑤主體部分

　　⑥結(jié)尾

　　⑦落款

　　3、撰寫述職報告要注意以下兩點：

　　①實事求是

　　②語言要恰當(dāng)、得體

　　公文寫作技巧

　　一、公文寫作的基本套路

　　公文寫作的基本套路三段式：

　　1、是什么

　　2、為什么

　　3、怎么辦

　　即：提出問題――分析問題――解決問題

　　二、要養(yǎng)成打腹稿的習(xí)慣

　　打腹稿的過程就是謀篇和立意的過程：

　　1、正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖

　　2、擬定寫作提綱

　　三、公文寫作怎樣收集材料

　　公文材料是公文寫作的物資基礎(chǔ)

　　1、以前的和最近的

　　2、正面的和反面的

　　3、點上的和面上的

　　4、直接的和間接的

　　四、熟記公文的結(jié)構(gòu)

　　從公文結(jié)構(gòu)的整體來分析，一般的結(jié)構(gòu)為：

　　開頭――主體――結(jié)尾

　　五、公文開頭的幾種寫法

　　公文開頭要開門見山，起句立意、簡潔精煉、富于概括力。

　　1、根據(jù)式

　　2、原因式

　　3、目的式

　　4、引文式

　　5、時間式

　　6、事實式

　　六、公文結(jié)尾的幾種寫法

　　結(jié)尾是對全文的總結(jié)，應(yīng)簡明概括，意盡言止。

　　1、總結(jié)式

　　2、展望式

　　3、號召式

　　4、要求式

　　5、特定式

　　公司行政公文處理常識

　　一、行政公文管理和制發(fā)的責(zé)任單位

　　公司總經(jīng)理辦公室是本公司公文處理的管理部門，對各職能管理處室起草的以公司名義制發(fā)的上行、下行和平行公文進(jìn)行審核和管理，從政策、格式、行文規(guī)則上把關(guān)。未經(jīng)總經(jīng)理辦公室審核登記，任何車間和處室均無資格以公司名義制發(fā)公文，沒有法定效力。

　　二、公文格式

　　1、公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度類名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

　　2、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。寫在正文之下，成文日期之上。

　　3、公文除“會議紀(jì)要”以外，都應(yīng)加蓋印章。

　　4、成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

　　三、發(fā)文辦理

　　發(fā)文辦理是指公司名義制度公文的全過程，即：

　　草擬→本處室負(fù)責(zé)人簽字→會簽→審核→簽發(fā)→登記、批發(fā)文字號→打字→校對→繕印→用印→登記、分發(fā)

　　※必須明確的幾個問題：

　　1.引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號

　　2.公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)

　　3.應(yīng)當(dāng)適用國家法定計量單位

　　4、公文中的數(shù)字

　　5、擬制公文

　　6、裝訂要求

　　7、公文的版面要求

　　數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換

　　在完成一篇報告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數(shù)字達(dá)到醒目的效果，可以為它們設(shè)置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對話框，將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù) 字”，這時“查找內(nèi)容”中會自動顯示為“^#”。將光標(biāo)定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。

　　查找對話框中的快捷鍵

　　執(zhí)行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，會發(fā)現(xiàn)對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。

　　另外，在office20xx中進(jìn)行查找/替換時，我們經(jīng)常會在不關(guān)閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進(jìn)行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續(xù)操作，一般都是通過鼠標(biāo)點擊進(jìn)行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽

　　當(dāng)你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結(jié)果，這時不用再打開查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結(jié)果中快速瀏覽了。

　　高亮顯示所有搜索出來的結(jié)果

　　為了讓搜索出來的結(jié)果更醒目，可以讓搜索的結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。

　　替換時巧妙保留書簽

　　假設(shè)在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely andwithout compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現(xiàn)。如果在進(jìn)行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那么書簽也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括進(jìn)來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely andwithout compulsion.

　　使用圖片替換文本

　　有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現(xiàn)：

　　第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。

　　第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。

　　快速找出word中的域

　　為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數(shù)量一多，可能連作者自己都記不清了。可以通過查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

　　第一步：確定域代碼為打開狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

　　第二步：按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續(xù)按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

　　巧用替換批量設(shè)置文檔格式

　　在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語或關(guān)鍵詞有一個統(tǒng)一的格式，不用一個一個設(shè)置，用替換功能很快就能完成。

　　第一步：找到要設(shè)置格式的第一個術(shù)語或關(guān)鍵詞(如：“虛擬現(xiàn)實”)，設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語，按“Ctrl+C”鍵將它復(fù)制到剪切板上。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“虛擬現(xiàn)實”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現(xiàn)實”一詞，就被設(shè)置成統(tǒng)一的格式了。

　　中英文秘寫作條件

　　第一：作文中英文秘寫，要有一定的寫作水平，也就是要有筆桿子。平時要多積累知識，如果沒有豐富的知識，那么，把一篇文章寫好，那是做不到的。當(dāng)然，作為中英文秘寫作，必須懂一或兩門外語，就有能力寫外語文章。

　　第二：要想在國家，符合黨和國家的路線、方針、政策。各部門、單位的工作，都順利貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，為中心展開的。黨和國家的路線、方針、政策，體現(xiàn)了全國人民的根本利益。那么，作為中英文秘人員，也須符合黨的一切政策、方針、路線，這也使中英文秘寫作最重要的一條，這也能適應(yīng)現(xiàn)在的社會。有的同志說得好："筆下有財產(chǎn)萬千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽忠奸。"我覺得這也說明了文秘寫作的政策性和嚴(yán)肅性。

　　第三：寫任何文章，除小說外，要堅持實事求是，真實地反映客觀情況。求實是一切工作的準(zhǔn)則。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的，尤其應(yīng)該實事求是。文秘寫作的內(nèi)容必須從實際出發(fā)，真實地反映事情的本來面貌。在使用材料時，要老老實實，實實在在，成績就是成績，缺點就是缺點，不能弄虛作假，張冠李戴，隨意編排組合，也不允許搞什么"合理想象。"

　　第四：要多進(jìn)行調(diào)查研究。我們在寫文章時，不進(jìn)行調(diào)查研究那是不行的。比如，要一個文職人員寫一份產(chǎn)品說明書，如果不去調(diào)查的產(chǎn)品，不去研究這個產(chǎn)品，那么，光憑想象也是寫不出的。要合理地進(jìn)行調(diào)查，把情況落實到底。作為中英文秘人員，會有的機會去深入了解，深入調(diào)查一些相關(guān)事情，寫文章才有材料。

　　第五：掌握文秘寫作的范圍。作為文秘人員，連文秘寫作的范圍都不清楚，那就夠不上資格當(dāng)文秘人員，更夠不上資格當(dāng)文秘寫，此點在不久走向工作崗位后要多加注意，中英文秘寫作大致包括以下一些類別：

　　(一)行政公文，即命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。

　　(二)日常應(yīng)用文。具體分八大類：調(diào)據(jù)類、告啟類、書信類、電文類、公約類、公關(guān)禮儀類、記錄類、民俗類。

　　(三)專用文書：包括計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、經(jīng)濟、經(jīng)濟活動分析報告、簡報等。

　　(四)新聞宣傳文件。包括消息、通評論和廣告等。

　　(五)法律文書：包括起訴狀、申訴狀、答辯狀等。

　　(六)學(xué)術(shù)論文。合同

　　第六：懂得涉外秘書工作的性質(zhì)。作為一個合格的中英文秘工作人員，要懂得秘書工作的性質(zhì)，這也是中英文秘寫作的一個方面。作為一種具有廣泛性的職業(yè)，秘書的工作因得所在部門而異，其工作內(nèi)容十分復(fù)雜，因此要對秘書工作的性質(zhì)給予十分明確是相當(dāng)困難的，我們要和外國人打交道，常要接國際電話、收發(fā)文件、辦理文書、檔案等。因此，文秘寫作也要具有一定的秘書工作性質(zhì)。

　　第七：作為文秘寫，要有很高的素質(zhì)。如果一個中英文秘職員，沒有一點素質(zhì)，寫出來的文章從思想上來看，也是低沉的，或思想內(nèi)容不健康的，文章的質(zhì)量也不高。一個中英文秘寫，據(jù)我分析，要具有以下四個方面的素質(zhì)：

　　1、政治修養(yǎng)，2、工作作風(fēng)，3、智能結(jié)構(gòu)，4、業(yè)務(wù)水平。

　　第八：寫作前要精心構(gòu)思，擬制寫作提綱。我們知道，寫任何一篇文章，都要進(jìn)行構(gòu)思，打草稿，擬制寫作提綱。構(gòu)思是文章整個寫作過程中的重要的一個環(huán)節(jié)，也是決定文章優(yōu)劣的前提前。文秘寫作的構(gòu)思有一個主體被動接受到發(fā)揮主體創(chuàng)造性思維的轉(zhuǎn)化過程。構(gòu)思也就是通常所說的打底稿。這個底稿往往是一個或詳或簡的綱目，將這個綱目寫到紙上，反復(fù)修改，就是我們常說的擬制提綱。列提綱是文秘寫作構(gòu)思最常見的基本方法。

　　第九：懂得怎樣寫文章。如果一個中英文秘寫不懂文章的具體寫法，那么會出現(xiàn)不分段，或格式不對，或語句不通，或根本就沒有把文章中心意思寫清楚。

　　第十：懂得文秘寫作基礎(chǔ)知識。文秘寫作基礎(chǔ)知識

　　(一)主旨。

　　(二)材料。

　　(三)結(jié)構(gòu)。

　　(四)語言。

　　(五)表達(dá)。

　　(六)文風(fēng)。

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