淺談公文寫作的快速成文技巧

時間：2024-06-01 00:05:36 辦公文秘我要投稿

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淺談公文寫作的快速成文技巧

　　公文是實用文，是為解決現(xiàn)實工作中的實際問題，處理具體事務(wù)而撰寫的。而問題的解決、事務(wù)的處理又必須在一定的時間內(nèi)進行，因此，公文寫作有嚴格的時限要求，其價值和作用很大程度上就體現(xiàn)在時效性上。有的公文在領(lǐng)導(dǎo)研究決定后就需要立即起草成文，交付使用；有的則要求在工作過程中制作，與工作同步進行，工作結(jié)束，公文也要完成。所以，公文寫作任務(wù)常常來得急，要求處理也快，這就要求公文寫作者要掌握快速成文技巧，爭取一稿成功。

淺談公文寫作的快速成文技巧

　　以往人們對公文快速寫作大都局限于從結(jié)構(gòu)模式方面進行研究，視角狹窄，成果較為粗淺。本文試圖從更為廣闊的視角進行審視、研究，力求厘清影響公文快速寫作的相關(guān)因素，并在公文寫作思路和結(jié)構(gòu)模式的聯(lián)系方面提出自己的見解。

　　一、留心搜集資料，善于參考借用

　　資料的積累、儲備是快寫的基矗如果平時沒有各種寫作資料的充足積累和儲備，遇到公文應(yīng)急寫作就難免會有“無米下鍋”的尷尬。所以，作為經(jīng)常性的公文撰稿人員在平時工作中就應(yīng)有意識地注意搜集和積累相關(guān)資料，做搜集資料的有心人，有備而無患。平時要留心各種事情，“眼觀六路，耳聽八方”，凡是與公文寫作有關(guān)的事情和問題都要想一想。記下來。工作中經(jīng)手的各種文件、會議記錄、報表、總結(jié)、計劃、報刊等文字資料都要注意保存，不要隨意丟棄。這樣日積月累，就能搜集到許多有用的資料。然后對資料進行分類整理，建立適于自己使用的資料庫，一旦有了寫作任務(wù)，馬上就能派上大用常有些資料需要根據(jù)新的寫作語境進行概括、重組，有的資料則可以直接取而用之。另外，舊資料還可以幫助、啟發(fā)寫作者疏通寫作思路，安排結(jié)構(gòu)布局和進行語言表述。

　　當然，公文寫作只靠平時積累的資料是不夠的，還應(yīng)該輔之以寫時搜集。但平時積累是基儲是保障，沒有平時積累，公文快寫是行不通的。

　　二、明確行文目的，確立公文主旨

　　行文目的，即公文的制發(fā)意圖。公文應(yīng)實際工作的需要而制發(fā)，是為解決現(xiàn)實問題，為“做事”而寫的，有明確的目的性。行文目的是公文寫作的動力因素，表現(xiàn)在文本中就形成了公文的主旨，它決定和制約著公文寫作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文寫作之初，首先第一步工作就是要明確行文目的，確立公文主旨，弄清楚為什么要寫這篇公文?寫給誰?寫這篇公文究竟是要做什么事?只有明確了這三個問題，才好下筆行文。這三個問題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內(nèi)涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉促行文，結(jié)果不是寫不下去就是“下筆千言，離題萬里”，欲速而不達。

　　公文寫作大多都是領(lǐng)導(dǎo)授意，文秘人員執(zhí)筆，領(lǐng)導(dǎo)意圖是形成公文主旨的原創(chuàng)因素。因此“明確行文目的，確立公文主旨”，就要善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)在布置寫作任務(wù)時，要認真聆聽，最好能邊聽邊記，有不明確的問題要當場請教，要善于領(lǐng)會和把握領(lǐng)導(dǎo)講話的重點、要點，以便順利形成主旨。此外，確立公文主旨還要結(jié)合實際情況和需要，迅速摸清這項工作或活動的背景、內(nèi)容、要求和重點，以及它與現(xiàn)階段中心工作的關(guān)系等相關(guān)情況，對工作全局做到心中有數(shù)。這樣，吃透上下兩頭，在領(lǐng)導(dǎo)意圖和實際工作需要的結(jié)合點上動腦筋，確立的主旨才會有較強的針對性和實用性。

　　三、了解公文種類，選擇適用文種

　　公文是一個文章大家族，種類很多。我國現(xiàn)行法定公文主要分“黨”、“政”兩大類，黨的機關(guān)公文有14種，國家行政機關(guān)公文有13種。不同文種功能各異，適用范圍也不同，因此選用文種也是公文寫作首先需要解決的一個問題。只有選對了適用的文種，才能最大限度地發(fā)揮公文的效用。有人比喻：“選錯了文種，等于搭錯了車”，要想達到行文目的，無異于南轅北轍。因此，選用文種一定要慎重，不可馬虎。

　　如何正確選用文種？限于篇幅，筆者不能展開細述。概括講，就是要了解、熟悉公文種類，作者只有具備相應(yīng)的文體知識，熟悉不同文種的功用特點，才能根據(jù)行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類的功用特點和適用范圍，最權(quán)威的依據(jù)就是兩個公文法規(guī)性文件：XX年8月24日發(fā)布，XX年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和1996年5月3日發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》。另外，有一些特點、功能相近，適用范圍不太好區(qū)分的容易混淆的文種，使用時要格外注意，不要用錯。如公告、通告和通知，獎懲性決定與表彰批評性通報，報告與請示，請示與請批函，批復(fù)與批準函，報告與意見等。如何區(qū)分這些容易混淆的文種，另有專家學(xué)者撰文專論，此不贅述。

　　四、遵循思維規(guī)律，理清寫作思路

　　快速寫作要求作者要有清晰的寫作思路(套路)，主要寫什么內(nèi)容，分幾個步驟、層次，如何開頭和結(jié)尾？?都要成竹在胸。

　　公文程式化特點明顯，同一文種、類型公文的寫作思路大體是一致的，它們都遵循共同的思維程序和規(guī)律，給公文快速寫作在構(gòu)思環(huán)節(jié)奠定了基礎(chǔ)，這就是人們所謂公文寫作思維模式的功用。如祈使類公文的目的和作用是告知受文者：發(fā)文者欲做某事，并要求受文者有所行動(幫助、執(zhí)行、遵從)，所以其寫作思路就是：為什么做做什么怎么做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請示、批復(fù)、函、意見等祈使類公文都可以運用這種方法構(gòu)思。而告知類公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事，并不要求有所行動，所以寫作思路就是：為什么做是什么怎么樣。如公告、一部分通告、通知以及通報、報告等告知類公文可以運用此法構(gòu)思。絕大多數(shù)公文的寫作思路都可以分成這樣前后相互關(guān)聯(lián)的三個步驟，有人稱之為“三段思維法”。當然，這只是就大類而言，如果具體到某一文種或某一文種小的類型，寫作思路還可以劃分得更細一些。如事故報告的寫作思路可以分成四步：(1)情況介紹：概述事故發(fā)生的時間、地點、嚴重后果以及事后的善后處理隋況；(2)分析原因：分析事故發(fā)生的直接原因和深層原因；(3)吸取教訓(xùn)，采取防范措施；(4)對事故主要責(zé)任者的處理。

　　熟悉和掌握各類公文寫作的思維模式，遵循邏輯思維規(guī)律，就能迅速理清公文寫作思路，達到迅速構(gòu)思、快速寫作的目的。

　　五、掌握結(jié)構(gòu)模式，迅速判斷套用

　　文章結(jié)構(gòu)是作者思路的書面物化形式，公文作者的寫作思路反映在文本結(jié)構(gòu)中就形成了公文的層次安排。如上述“三段思維法”表現(xiàn)在公文結(jié)構(gòu)中就形成了公文的三個大的層次(部分)，一般公文寫作教科書將其概括為：緣由事項要求(或結(jié)語)，這就是公文內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)模式。它是對各公文文種結(jié)構(gòu)特點的概括和總結(jié)，適用于許多文種的寫作，可作為公文結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)范本參考、借鑒、套用。這三部分的常見寫法如下：

　　開頭緣由部分主要說明發(fā)文原因、依據(jù)、目的，開宗明義，概括地交代行文的基本意向或情況，并提起下文，讓讀者知道為什么發(fā)文。這部分寫法有一些較固定的模式，常見的有概述式、根據(jù)式、目的式、引述式等。中間事項部分圍繞行文的基本意向展開內(nèi)容，敘述情況、分析問題、制定決策和解決問題的原則、方法和措施，讓讀者明白怎么做。常見寫法有段組式、條款式、小標題式等。結(jié)尾要求部分提出要求、請求、希望、號召等，常用一些慣用語和請求式、總結(jié)式、強調(diào)式、呼應(yīng)式等模式作正文的結(jié)束。也有公文不要專門的結(jié)尾，正文寫完，自然結(jié)束，全文只有兩部分。

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