項目溝通管理的作用和技巧

時間：2024-05-20 18:12:48 項目管理我要投稿

項目溝通管理的作用和技巧

　　項目溝通管理包括為了確保項目信息及時適當的產生、收集、傳播、保存和最終配置所必須的過程。項目溝通管理把成功所必須的因素--人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。

　　涉及項目的任何人都應準備以項目“語言”發送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的下信息傳遞。

　　管理作用

　　對于項目來說，要科學的組織、指揮、協調和控制項目的實施過程，就必須進行項目的信息溝通。

　　好的信息溝通對項目的發掌和人際關系的改善都有促進作用。

　　溝通有助于改進個人以及群眾作出的決策。任何決策都會涉及到干什么、怎么干、何時干等問題。每當遇到這些急需解決的問題，管理者就需要從廣泛的企業內部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進行決策，或建議有關人員作出決策，以迅速解決問題。

　　下屬人員也可以主動與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領導者作出決策時參考，或經過溝通，取得上級領導的認可，自行決策。企業內部的溝通為各個部門和人員進行決策提供了信息，增強了判斷能力。

　　溝通促使企業員工協調有效地工作。企業中各個部門和各個職務是相互依存的，依存性越大，對協調的需要越高，而協調只有通過溝通才能實現。沒有適當的溝通，管理者對下屬的知道也不會充分，下屬就可能對分配給他們的任務和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作任務不能正確圓滿地完成，導致企業在效益方面的損失。

　　提高員工的士氣。溝通有利于領導者激勵下屬，建立良好的人際關系和組織氛圍。除了技術性和協調性的信息外，企業員工還需要鼓勵性的信息。它可以使領導者了解員工的需要，關心員工的疾苦，在決策中就會考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。

　　人一般都會要求對自己的工作能力有一個恰當的評價。如果領導的表揚、認可或者滿意能夠通過各種渠道及時傳遞給員工，就會造成某種工作激勵。

　　同時，企業內部良好的人際關系更離不開溝通。思想上和感情上的溝通可以增進彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，即使不能達到完全理解，至少也可取得諒解，使企業有和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”就是有效溝通的結果。

　　溝通技巧

　　在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議;從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進度表和數據庫。可能影響項目溝通的技術因素有：

　　1、信息需求的即時性。項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發行的報告已足夠。

　　2、技術的有效性。已經到位的系統運行良好，還是系統要作一些變動。

　　3、預期的項目人員配置。計劃中的溝通系統是否同項目參與方的經驗和知識相兼容還是需要大量的培訓和學習。

　　4、項目工期的長短。現有技術在項目結束前是否已經變化以至于必須采用更新的技術。

　　5、制約因素。制約因素是限制項目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息就需要給予更多考慮。當項目按照合同執行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。

　　6、假設因素。對于計劃中的目的來說，假設因素是被認為真實的確定的因素。假設通常包含一定程度的風險。他們可以在本處確定，或者他們也可以是風險識別過程的輸出。

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