項目管理的四步走

時間：2024-09-03 20:13:09 項目管理我要投稿

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項目管理的四步走

　　您可能已經知道在您的企業中的某些項目的定位不是很成功，但這些項目仍然在消耗資金和相關的人員配置。

　　當您評估您的項目當前的運行狀態時，您是否有專門留意到如下這些跡象?

　　·關鍵問題持續存在，但一直沒有得到解決。項目管理者聯盟

　　·項目范圍不斷變化。

　　·盡管一直在努力試圖趕上工作進度，但該項目的實際運作狀況一直落后于原計劃。

　　·競爭性的交付分散了您的注意力。

　　如果上述問題的答案皆為肯定的，那么，現在可能是時候采取相關措施以減少您的損失了：終止這些項目，或者至少要從根本上進行結構性的調整。您比任何人都清楚，繼續投資于不好的項目不會有任何意義。因為花再多的錢也無法從根源上解決這些項目的困境。

　　要制定出一套行之有效的應對策略，您可以試著針對這些項目做如下幾個方面的分析：

　　·還有哪些地方可以挽救?

　　·除了時間和剩下的預算，還有什么是可交付的?

　　·您有沒有更適合的領導人員來成功地完成這些項目?轉自項目管理者聯盟

　　·原定的計劃是否真的切實可行?

　　·您和您的管理團隊是否竭盡所能的支持了該項目按原計劃的實施?

　　如果利用余下的預算，部分或所有的項目都還可以挽救并按時交貨;或者如果有合適的領導人出面督導這些項目;又或者說如果新的計劃是切實可行的，而且管理層將繼續支持該項目。那么，如下四個步驟將幫助您重新獲得主動權，并最終帶來項目的成功。這些步驟其實是最基本的阻止和處理，但其背后包括了更多更重要的具體細節：執行和重點項目團隊的努力將決定該項目是否能夠復蘇，并最終取得成功。

　　1、局勢評估

　　盡可能多的收集關于項目當前運行狀態的信息。利用這些數據幫助您作出明智的，關于下一步將會發生什么的決定。在這個階段，不要害怕出現的問題比答案多，這是很正常的。關鍵是要能夠提出正確的問題，以獲得對項目當前狀態的準確的定位。下面的幾個問題是您在解決關鍵數據時需要收集的切入點：

　　·交貨日期的重要程度怎樣?

　　·哪些功能是交付日期明確要求的?

　　·哪些任務已經完成，哪些任務尚未解決?

　　·項目的相關人員是否愿意改變工作的范圍、時間和預算?

　　最后一個關于項目相關變化的問題至關重要。因為其涉及到了目前企業運行中的相關人員及制定的政策。即使明知肯定會面臨失敗，人們也很難接受改變。除非這些改變會給他們和他們的團隊帶來直接的好處。而對于有機會恢復的項目，人們其實是期望有所改變的，特別是對于那些‘關鍵利益相關者 ’來說更是如此。

　　當收集到了有關該項目當前運行狀態的數據之后，不要忘記征求當前團隊的意見，咨詢一下他們哪里出了問題。您可能很容易忽略他們的意見，因為畢竟是他們的原因才導致了項目目前的運行不利狀況。事實上，每個人都可以為您提供項目為何會形成目前的狀態的相關啟示。與關鍵團隊成員進行深入的接觸，并了解糾正當前情況的建議。

　　2、為項目的恢復而組建團隊小組

　　項目的每一個參與者，上至項目執行管理者、利益相關者，下至項目團隊成員都必須承認目前的項目存在問題，需要加以改正。他們還需要接受的觀點包括，現有的項目計劃和項目交付方式是有缺陷的，需要加以調整。如果他們不接受上述這些事實，他們可能會抵制恢復所需采取的相關步驟措施。

　　一旦每個人都接受了項目運行需要改變的觀念，那么就該針對目前的狀態制定出切實可行的交付時間表。同樣還必須確立項目成功和恢復控制的相關指標。如果您有項目開始時的相關數據資料，那么您可能需要制定一個新的數據庫。

　　項目的管理團隊和項目經理在負責項目的恢復期間需要營造一個支持全體團隊成員的環境。制定出切實的目標，并為團隊成員提供他們所需要的空間、設備和培訓以促使項目的成功。

　　最后，重要的是要充分利用項目恢復為全體成員所帶來的新的工作勢頭和各項新的動力優勢。這有利于每一位項目參與者都集中精力并彼此鼓舞。這將保證項目小組全體成員都鼓足干勁，而不會覺得僅僅是為了利益相關者的所需而執行任務。

　　3、為項目的恢復而制定一個計劃

　　將恢復的項目視為一個新的項目，從而將其與舊的項目分開。圍繞這一新項目的成功交付，需要制定出新的工作范圍和新的標準。新的工作范圍可能需要您確定該項目是否擁有恰當的資源或權利，甚至還需要您重新選擇團隊中的相關工作成員。

　　根據項目新的工作范圍，項目經理和項目團隊應該制定出一個明確的、切實的流程圖，以實現這些目標。在這次計劃的主要區別是，它絕不能失敗。其同時也將受到更大的管理監督。因此，在每一個較短的時間內都制定一個有里程碑意義的中短期目標，以確保項目的最終成功也將是至關重要的。并且，如果有必要的話，這些中短期目標也是允許修改的。中短期的里程碑將提供寶貴的數據，以確定該項目早期的良性運行。

　　4、計劃執行的博弈

　　隨著新的計劃的制定完成，是時候開始設計正式的業務階段了。請記住，在執行過程中，不僅僅只是項目的執行成員需要對項目負責。從管理層下到每個團隊成員都必須要有責任掛鉤。所有的項目方方面面，從環境到各種支持，在任何時候都需要同步，每個團隊成員都需要知道他們在該項目中具體是負責什么，直至該項目的成功恢復。

　　為了確保每個人在項目的恢復過程中對整個項目的了解都是同步的，該項目就需要有明確的、內容豐富和頻繁的溝通。明確定義您團隊的溝通計劃、信息將如何傳播、緊急事項將如何處理、以及重要決定將如何作出。

　　鑒于計劃和項目新增的相關審議，團隊需要能夠隨時提供最新的數據，以顯示對項目改進的控制將是非常關鍵的。這些數據也可以讓您迅速改正任何明顯的麻煩問題。

　　要使一個失敗的項目重新回到正軌不是件容易的事。它需要持續的努力、把握重點、堅守承諾和客觀性。在項目恢復的過程中也沒有個人議程的時間。如何針對該項目最好的看到問題并采取相關行動是對每個團隊成員的要求。

　　同樣重要的是不要無視每個團隊成員所面臨的壓力。確保對每個團隊成員都要有積極的關注。團隊在埋頭于手頭的工作重點的同時還需要有輕松活潑的氛圍。

　　當該項目成功交付之后，慶功宴上要肯定每一個團隊成員的努力。最后，要從這次項目的成功恢復總結經驗教訓，好使您和您的企業不必再次進行項目恢復的工作。對警告標志要高度警惕并迅速行動，果斷作出更正，以確保項目在其生命周期內一次性成功交付。

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