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企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)功能詳解
辦公自動化(OA)系統(tǒng)的推廣，是規(guī)范企業(yè)辦公自動化軟件，推動企業(yè)走向規(guī)范化;使企業(yè)在經(jīng)營過程中不斷的增收節(jié)支;在提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，增強企業(yè)競爭能力等方面起到了不可估量的作用。
系統(tǒng)主要包括收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、情況報告管理等四個主要功能模塊。其操作界面采取統(tǒng)一入口，分項設置的模式。
1、界面功能
⑴我的工作
用戶在每日開機進入辦公自動化子系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動將與用戶有關的事務給予列出。對于需要辦理的具體事務，用戶可以在該模塊的待辦工作下簽收進行辦理，也可以擊點啟動新任務錄入相應的信息，如對文書可以進行收文登錄，對普通用戶可以進行發(fā)文擬稿或情況報告擬稿。用戶還可以通過查詢檢索用戶本人經(jīng)手處理的文件或權限范圍內的文件，包括：收發(fā)文、情況報告等。同時，對于檢索的結果可跟蹤文件的辦理過程，必要時可對相應步驟進行催辦，對文件辦理人發(fā)送催辦信息。
⑵待辦工作
需要當前用戶辦理但未簽收的工作。
⑶在辦工作
指正在辦理但還未辦畢的工作。
⑷辦畢工作
顯示當前用戶已經(jīng)辦畢，而下一下接收人還未簽收的工作信息。此信息主要用于文件的取退回。
⑸催辦信息
對當前用戶正在辦理的工作進行催辦，以督促相關人員抓緊辦理。
⑹啟動新工作
對新的工作任務的辦理，如：收文登錄、發(fā)文擬稿等。
⑺查詢
可通過各種條件及其組合對經(jīng)手過的文件進行查閱、辦理和打印。
2、模塊功能
⑴發(fā)文管理
該模塊根據(jù)機構的不同可以設置相應的發(fā)文流程，具有方便、靈活的特點。并且在各個辦理環(huán)節(jié)具有流程跟蹤、痕跡保留的功能。每一個辦理人員都可以對經(jīng)手文稿的辦理狀態(tài)進行追蹤，有效利用word的修訂顯示功能對辦理過程中的修改審核信息進行保留記錄。正式文件生成后將不能再被編輯，只能被查詢，打印。同時，系統(tǒng)還將該數(shù)據(jù)庫中的文件按照文件的相關屬性分類列出。作為收發(fā)總文書可以通過發(fā)文管理的系統(tǒng)設置以及發(fā)文號管理、發(fā)文格式進行發(fā)文相應的設置，并通過該數(shù)據(jù)庫的存取控制表給領導設置成可以查閱全部的公文。該功能實現(xiàn)是由以下角色：擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、封發(fā)、傳閱、歸檔通過組合定義完成的。
⑵收文管理
收文辦理的工作流程設置同樣靈活，不同機構可以任意設置本單位的流程。各個辦理環(huán)節(jié)都可以追蹤文件辦理情況，方便快捷查閱文件及其辦理意見。文件批轉具備多級機制。對于逾期未辦理的文件具有催辦功能。其功能實現(xiàn)是由以下角色：登錄、擬辦、運轉、閱辦、歸檔組合定義完成的。
⑶情況報告管理
用戶可以通過該功能模塊草擬、審核、運轉、辦理內部的情況報告。總文書可以通過情況報告的系統(tǒng)設置以及文號管理、模板管理、編號格式等功能進行情況報告的相應設置，并通過該數(shù)據(jù)庫的存取控制表給領導設置成可以查閱相關范圍的簽報。
⑷檔案管理
檔案管理是按省公司的要求重新開發(fā)設計的功能模塊，該模塊采用了全新的系統(tǒng)設計新概念，淡化了檔案類型的管理模式，強化了檔案的文件歸卷、檔案利用的管理形式，檔案管理員利用該功能模塊可以實現(xiàn)檔案的登錄、組卷、合卷、分卷、檢索、統(tǒng)計、借閱、專題管理、打印各種檢索工具、銷毀等管理。同時對于單個文件也可以迅速實現(xiàn)歸卷、查閱、屬性修改等文檔管理，最終實現(xiàn)檔案的電子化管理。同時，根據(jù)檔案類型又分文書檔案、科技檔案、財會檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案等模塊,并且可根據(jù)需要用戶可自行設計檔案類型、錄入表單內容以及報表打印內容等。
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